Wer ein Unternehmen in der Rechtsform der Gesellschaft mit beschränkter Haftung aufbauen möchte, steht vor einem klar strukturierten, aber anspruchsvollen Gründungsverfahren. Ein einziger übersehener Schritt – etwa ein formfehlerhafter Gesellschaftsvertrag oder eine zu früh begonnene Geschäftstätigkeit – kann zu persönlicher Haftung der Gründer führen, bevor die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist.
Die Gründung einer GmbH setzt nach dem GmbH-Gesetz (GmbHG) ein Mindeststammkapital von 25.000 € voraus, wobei bei der Anmeldung mindestens 12.500 € eingezahlt sein müssen. Der Gesellschaftsvertrag bedarf der notariellen Beurkundung; die Gesellschaft entsteht als juristische Person erst mit Eintragung im Handelsregister. Bis dahin haften die Gründer für im Namen der Vor-GmbH eingegangene Verbindlichkeiten persönlich und gesamtschuldnerisch.
Diese Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch das Gründungsverfahren – von der Vorgründungsphase bis zur eingetragenen GmbH – und benennt die rechtlichen Anforderungen sowie typische Fehlerquellen aus der Beratungspraxis.
Schritt 1: Vorgründungsphase – Strukturentscheidungen treffen
Bevor der Notar bestellt wird, sind Entscheidungen zu treffen, die die gesamte spätere Gesellschaftsstruktur prägen. In der Mandatspraxis sehen wir regelmäßig, dass Gründer diesen Schritt unterschätzen und später kostspielige Satzungsänderungen vornehmen müssen.
Zunächst ist die Gesellschafterstruktur zu klären: Wer wird Gesellschafter? In welcher Höhe hält er einen Geschäftsanteil? Gibt es stimmrechtslose Anteile oder Anteile mit unterschiedlichen Gewinnrechten? Diese Fragen bestimmen Mehrheitsverhältnisse, Beschlussfähigkeit und künftige Nachfolgeregelungen. Schon in dieser Phase empfiehlt sich eine klare schriftliche Abstimmung unter den künftigen Gesellschaftern, auch wenn der formelle Vertrag erst beim Notar unterzeichnet wird.
Parallel ist die Geschäftsführungsstruktur festzulegen. Wird ein Gesellschafter selbst Geschäftsführer? Soll ein Fremdgeschäftsführer bestellt werden? Welche Vertretungsregelungen soll der Gesellschaftsvertrag vorsehen – Alleinvertretung oder gemeinschaftliche Vertretung? Diese Weichenstellungen bestimmen die operative Handlungsfähigkeit der Gesellschaft nach Eintragung.
Darüber hinaus ist der Unternehmensgegenstand sorgfältig zu formulieren. Er muss konkret genug sein, um den tatsächlichen Geschäftsbetrieb abzudecken, jedoch weit genug gefasst, um künftige Geschäftsfelder nicht zu blockieren. Handelsregistergerichte beanstanden einen zu allgemein gehaltenen oder widersprüchlichen Gegenstand – das verzögert die Eintragung.
Schritt 2: Wahl des Stammkapitals und der Kapitalstruktur
Das gesetzliche Mindeststammkapital der GmbH beträgt nach § 5 GmbHG 25.000 €. Bei der Anmeldung zum Handelsregister muss mindestens die Hälfte – also 12.500 € – auf das Stammkapital eingezahlt sein. Die übrige Hälfte kann als ausstehende Einlage offen bleiben, solange dies im Gesellschaftsvertrag geregelt ist.
Welche praktischen Folgen hat diese Regelung? Wird die Mindesteinzahlung nicht nachgewiesen, verweigert das Registergericht die Eintragung. Geschäfte, die vor der Eintragung im Namen der GmbH abgeschlossen werden, binden rechtlich nur die „Vorgesellschaft" (Vor-GmbH). Die Handelndenhaftung nach § 11 Abs. 2 GmbHG trifft denjenigen, der im Namen der noch nicht eingetragenen Gesellschaft handelt, persönlich – ein Risiko, das inhabergeführte Unternehmen im Mittelstand unterschätzen.
Eine Alternative zur Standard-GmbH ist die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) – kurz UG –, die ab einem Stammkapital von 1 € gegründet werden kann. Die UG ist keine eigenständige Rechtsform, sondern eine GmbH mit verringertem Mindestkapital. Sie ist jedoch verpflichtet, 25 % des jährlichen Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage einzustellen, bis das Stammkapital auf 25.000 € angewachsen ist. Für Gründer mit begrenzten Eigenmitteln kann sie ein sinnvoller Einstieg sein – allerdings genießt die UG in Vertragsverhandlungen mit Geschäftspartnern und Kreditgebern mitunter weniger Vertrauen als die vollkapitalisierte GmbH.
Sacheinlagen – also die Einbringung von Gegenständen oder Rechten anstelle von Bareinlagen – sind zulässig, unterliegen aber besonderen formellen Anforderungen: Sie müssen im Gesellschaftsvertrag konkret beschrieben und bewertet werden. Eine falsche oder überhöhte Sacheinlagenbewertung kann zur Differenzhaftung der Gründer führen.
Schritt 3: Notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags
Der Gesellschaftsvertrag der GmbH bedarf nach § 2 GmbHG zwingend der notariellen Beurkundung. Ein ohne Notar abgeschlossener Gründungsvertrag ist nichtig. Die Beurkundungspflicht gilt auch für spätere Satzungsänderungen sowie für die Abtretung von Geschäftsanteilen (§ 15 GmbHG).
Für unkomplizierte Einpersonengründungen oder Gründungen von Gesellschaften, die ausschließlich Bargeld einlegen und das gesetzliche Mindestkapital nicht überschreiten, hat der Gesetzgeber ein vereinfachtes Verfahren nach § 2 Abs. 1a GmbHG geschaffen. Das Musterprotokoll ist auf maximal drei Gesellschafter und einen Geschäftsführer begrenzt und lässt individuelle Regelungen – etwa differenzierte Stimmrechte, Vinkulierungsklauseln oder Gewinnverteilungsabreden – nicht zu.
Nach unserer Erfahrung ist das Musterprotokoll in der Praxis nur für sehr einfache Gründungskonstellationen geeignet. Sobald mehrere Gesellschafter beteiligt sind, unterschiedliche Kapital- oder Stimmrechte gewünscht werden oder schon bei Gründung eine gesellschafterliche Zusammenarbeit geregelt werden soll, empfiehlt sich ein individuell ausgearbeiteter Gesellschaftsvertrag. Die Mehrkosten beim Notar stehen in keinem Verhältnis zu den späteren Kosten einer Satzungsanpassung.
Der Mindestinhalt des Gesellschaftsvertrags nach § 3 GmbHG umfasst:
- Firma und Sitz der Gesellschaft
- Unternehmensgegenstand
- Betrag des Stammkapitals
- Zahl und Nennbetrag der Geschäftsanteile jedes Gesellschafters
Darüber hinaus empfiehlt es sich, bereits im Gesellschaftsvertrag oder in einer begleitenden Gesellschaftervereinbarung Regelungen zu Nachfolgeklauseln, Wettbewerbsverboten, Vorkaufsrechten bei Anteilsübertragungen und zur Abfindung ausscheidender Gesellschafter aufzunehmen.
Schritt 4: Stammkapital einzahlen und Konto eröffnen
Vor der Anmeldung zum Handelsregister muss der Einzahlungsnachweis für die geschuldeten Bareinlagen vorliegen. Dazu ist ein Geschäftskonto auf den Namen der Gesellschaft i. G. (in Gründung) zu eröffnen. Das Stammkapital – mindestens die geschuldete Einzahlung von 12.500 € bei einem Stammkapital von 25.000 € – ist auf dieses Konto einzuzahlen.
Die Geschäftsführer haben gegenüber dem Notar bzw. dem Registergericht zu versichern, dass die eingezahlten Beträge zur freien Verfügung der Geschäftsführer stehen und nicht durch Verbindlichkeiten aufgezehrt oder zurückgezahlt worden sind. Diese Versicherung nach § 8 Abs. 2 GmbHG ist strafrechtlich relevant: Eine falsche Versicherung kann den Tatbestand des § 82 GmbHG erfüllen.
Was bedeutet „zur freien Verfügung"? Die eingezahlten Mittel dürfen bis zur Eintragung nicht an die Gesellschafter zurückfließen und dürfen nicht durch verdeckte Verbindlichkeiten gegenüber Dritten faktisch gebunden sein. Aufwendungen für die Gründung selbst – etwa Notarkosten oder Registergebühren – sind zulässig, sofern sie aus dem eingezahlten Kapital bestritten werden und im Verhältnis zum Stammkapital angemessen sind.
Schritt 5: Anmeldung zum Handelsregister
Die Anmeldung der GmbH zum Handelsregister erfolgt durch sämtliche Geschäftsführer in notariell beglaubigter Form (§ 7 GmbHG). Seit Inkrafttreten des DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie) ist auch eine vollständig elektronische Anmeldung über das Online-Beurkundungsverfahren möglich, sofern keine Sacheinlagen geleistet werden.
Der Anmeldung sind beizufügen:
- Der Gesellschaftsvertrag in notariell beglaubigter Form
- Die Gesellschafterliste (§ 8 Abs. 1 Nr. 3 GmbHG)
- Die Legitimation der Geschäftsführer und deren Versicherung nach § 8 Abs. 2 und 3 GmbHG
- Bei Sacheinlagen: die Sachgründungsberichte und ggf. Sachverständigengutachten
- Ggf. behördliche Genehmigungen (bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten)
Das Registergericht prüft die Anmeldung auf formelle Vollständigkeit und inhaltliche Rechtmäßigkeit. Beanstandungen – sogenannte Zwischenverfügungen – verlängern das Verfahren erheblich. In der Praxis dauert die Eintragung bei vollständiger Anmeldung in der Regel wenige Wochen; bei Unvollständigkeit oder Rückfragen des Registergerichts kann sich das Verfahren deutlich verlängern.
Erst mit der Eintragung entsteht die GmbH als juristische Person. Ab diesem Zeitpunkt haftet grundsätzlich nur noch das Gesellschaftsvermögen für Verbindlichkeiten der Gesellschaft – die angestrebte Haftungsbeschränkung ist erreicht.
Schritt 6: Nach der Eintragung – erste Pflichten der eingetragenen GmbH
Mit der Eintragung beginnt eine Reihe von Folgepflichten, deren Vernachlässigung erhebliche Konsequenzen haben kann. In der Mandatspraxis beraten wir regelmäßig Unternehmen, die diese administrativen Anforderungen zunächst unterschätzt haben.
Steuerliche Anmeldung: Die GmbH hat sich unverzüglich beim zuständigen Finanzamt steuerlich anzumelden. Das Finanzamt vergibt eine Steuernummer und erhebt ggf. Vorauszahlungen auf Körperschaftsteuer (15 % zzgl. Solidaritätszuschlag) und Gewerbesteuer. Der Gewerbesteuer-Messzahl von 3,5 % wird der jeweilige Hebesatz der Gemeinde (mindestens 200 %) aufgeschlagen. Für GmbHs im Mittelstand ergibt sich regelmäßig eine Gesamtbelastung von rund 30 % – ein Faktor, der bereits in der Gründungsplanung berücksichtigt werden sollte.
Transparenzregister: Gesellschaften mit beschränkter Haftung sind verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister zu melden, sofern diese nicht bereits aus dem Handelsregister erkennbar sind. Verstöße sind bußgeldbewehrt.
Gesellschafterliste: Der Geschäftsführer hat die Gesellschafterliste stets aktuell zu halten und Änderungen unverzüglich dem Notar zur Weiterleitung an das Registergericht mitzuteilen. Eine veraltete Gesellschafterliste kann im Fall von Anteilsübertragungen oder Pfändungen zu erheblichen Rechtsunsicherheiten führen.
Buchführungspflicht: Die GmbH ist als Kaufmann verpflichtet, eine ordnungsgemäße Buchführung einzurichten und Jahresabschlüsse zu erstellen. Kleinstkapitalgesellschaften unterliegen erleichterten Offenlegungspflichten, während mittelgroße und große GmbHs vollständige Offenlegung schulden.
Eröffnung von Geschäftskonten und interne Governance: Empfehlenswert ist es, bereits bei Gründung die wesentlichen Elemente interner Governance zu etablieren – Unterschriftenregelungen, Budgetgrenzen für selbstständige Geschäftsführerentscheidungen, ein Gesellschafterbeschlussprotokoll. Fehlende Dokumentation von Gesellschafterbeschlüssen ist einer der häufigsten Ansatzpunkte späterer gesellschaftsrechtlicher Streitigkeiten.
Aus der Mandatspraxis: In einem aktuellen Mandat begleitete die Kanzlei zwei Mitgründer aus dem produzierenden Gewerbe, die eine GmbH zur Bündelung ihrer bisherigen Einzelunternehmensaktivitäten errichten wollten. Ausgangslage: Einer der Gründer wollte wesentliche Maschinen als Sacheinlage einbringen; beide wollten unterschiedliche Stimmrechtsquoten für operative und strategische Entscheidungen. Vorgehen: Die Kanzlei erarbeitete einen individuellen Gesellschaftsvertrag mit differenzierten Stimmrechten sowie einen Sachgründungsbericht mit externer Bewertung der Maschinen. Ergebnis: Die Eintragung verlief ohne Zwischenverfügung; die Governance-Struktur entsprach von Beginn an den vereinbarten Verhältnissen der Gründer – späterer Anpassungsbedarf wurde vermieden.
Checkliste: Alle Gründungsschritte im Überblick
Die folgende Checkliste fasst die wesentlichen Schritte und Dokumente zusammen. Sie ersetzt nicht die anwaltliche Prüfung im Einzelfall, bietet jedoch einen strukturierten Überblick für Gründer im Mittelstand.
- Vorgründungsphase: Gesellschafterstruktur, Kapitalanteil je Gesellschafter, Geschäftsführerbestellung, Unternehmensgegenstand festlegen
- Stammkapital bestimmen: Mindestens 25.000 € (GmbH) oder ab 1 € (UG); Einlagenplan aufstellen (Bar- und/oder Sacheinlagen); bei Sacheinlagen: Bewertungsgutachten einholen
- Firmierung prüfen: Firmenname auf Verwechslungsgefahr mit eingetragenen Firmen prüfen; Unterscheidungskraft sicherstellen; ggf. Markenrecherche beim DPMA veranlassen
- Gesellschaftsvertrag ausarbeiten: Mindestinhalt nach § 3 GmbHG; Ergänzungen zu Stimmrechten, Vinkulierung, Nachfolge, Wettbewerbsverbot, Abfindungsregelungen; Notar mit Beurkundung beauftragen
- Notartermin: Alle Gesellschafter oder bevollmächtigte Vertreter anwesend; Legitimationsdokumente (Personalausweis/Reisepass) mitbringen; bei juristischen Personen als Gesellschafter: Handelsregisterauszug und Vollmachtsnachweise
- Geschäftskonto eröffnen: Konto auf „[Firma] GmbH i. G." eröffnen; Einzahlung der geschuldeten Bareinlagen (mindestens 12.500 € bei 25.000 € Stammkapital) vornehmen; Einzahlungsbeleg aufbewahren
- Anmeldung zum Handelsregister: Sämtliche Geschäftsführer melden in notariell beglaubigter Form an; Gesellschafterliste einreichen; bei Sacheinlagen: Sachgründungsberichte beifügen; ggf. Genehmigungsnachweise für erlaubnispflichtige Tätigkeiten
- Nach Eintragung: Steueranmeldung beim Finanzamt; Transparenzregistermeldung; Buchführungssystem einrichten; Gesellschafterliste aktuell halten; Geschäftsbriefe mit Pflichtangaben versehen (§ 35a GmbHG: Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, HRB-Nummer, alle Geschäftsführer)
Welche Schritte in Ihrer konkreten Konstellation besonders kritisch sind, hängt von Branche, Gesellschafterstruktur und geplantem Geschäftsbetrieb ab. Erlaubnispflichtige Gewerbe – etwa im Finanzdienstleistungs-, Gesundheits- oder Gastgewerbebereich – erfordern behördliche Genehmigungen, die vor oder unmittelbar nach Eintragung einzuholen sind.
Typische Fehler bei der GmbH-Gründung – und wie Sie sie vermeiden
Die GmbH-Gründung folgt klaren gesetzlichen Vorgaben. Dennoch entstehen in der Praxis immer wieder dieselben Fehler – mit teils erheblichen rechtlichen und wirtschaftlichen Folgen.
Vorzeitige Geschäftsaufnahme: Das häufigste Problem. Werden Verträge, Mietverträge oder Lieferbeziehungen im Namen der GmbH begründet, bevor die Eintragung erfolgt ist, haftet der Handelnde persönlich nach § 11 Abs. 2 GmbHG. Diese Handelndenhaftung kann nicht durch interne Absprachen ausgeschlossen werden.
Falsche Stammkapitalbewertung bei Sacheinlagen: Eine Überbewertung von Sacheinlagen führt zur Differenzhaftung der einbringenden Gesellschafter. Das Registergericht und später Gläubiger oder der Insolvenzverwalter können die tatsächliche Differenz einfordern.
Unzureichender Gesellschaftsvertrag: Das gesetzliche Musterprotokoll deckt komplexe Gründungskonstellationen nicht ab. Fehlen Regelungen zu Gesellschafterstreitigkeiten, Anteilsübertragungen oder Nachfolge, gelten die dispositiven Gesetzesregelungen – die häufig nicht den tatsächlichen Vorstellungen der Gründer entsprechen.
Werden diese drei Fehlerquellen von Beginn an berücksichtigt, ist das Fundament für eine rechtssichere GmbH gelegt. Nach unserer Erfahrung lassen sich spätere Streitigkeiten unter Gesellschaftern in der Mehrzahl der Fälle auf lückenhafte Gründungsdokumentation zurückführen.
Die vorstehende Darstellung beschreibt den typischen Gründungsablauf nach geltendem GmbH-Recht. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung Ihrer individuellen Ausgangslage, insbesondere im Hinblick auf Gesellschafterstruktur, Einlageart und Unternehmensgegenstand. Für eine erste Durchsicht Ihrer Unterlagen erreichen Sie uns unter info@brandtfalk.com.
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Häufige Fragen zur GmbH-Gründung
Wie hoch ist das Mindeststammkapital der GmbH?
Das gesetzliche Mindeststammkapital der GmbH beträgt nach § 5 GmbHG 25.000 €. Bei der Anmeldung zum Handelsregister muss mindestens die Hälfte – also 12.500 € – als Bareinlage tatsächlich eingezahlt sein. Die ausstehende Hälfte kann im Gesellschaftsvertrag als offenstehende Einlage geregelt werden und ist auf Anforderung der Gesellschaft einzuzahlen. Alternativ kann eine Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) ab 1 € Stammkapital gegründet werden, die einer gesetzlichen Rücklagepflicht unterliegt.
Wann haften die Gründer persönlich?
Bis zur Eintragung der GmbH ins Handelsregister existiert nur eine sogenannte Vor-GmbH. Wer in dieser Phase rechtsgeschäftlich im Namen der zukünftigen GmbH handelt, haftet nach § 11 Abs. 2 GmbHG persönlich für die eingegangenen Verbindlichkeiten. Diese Handelndenhaftung entfällt nicht automatisch mit Eintragung, sondern nur insoweit, als die Gesellschaft die Verbindlichkeit übernimmt. Gründer sollten daher Verträge erst nach Eintragung oder mit ausdrücklichem Genehmigungsvorbehalt abschließen.
Muss der Gesellschaftsvertrag notariell beurkundet werden?
Ja. § 2 Abs. 1 GmbHG schreibt die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags zwingend vor. Ein formfehlerhafter Vertrag ist nichtig. Dasselbe gilt für spätere Satzungsänderungen und für die Abtretung von Geschäftsanteilen (§ 15 GmbHG). Für einfache Gründungen steht das vereinfachte Musterprotokoll nach § 2 Abs. 1a GmbHG zur Verfügung, das ebenfalls beurkundungspflichtig ist, aber auf maximal drei Gesellschafter und einen Geschäftsführer beschränkt bleibt und individuelle Regelungen ausschließt.
Wie lange dauert die Eintragung der GmbH?
Bei vollständigen und fehlerfreien Unterlagen erfolgt die Eintragung durch das Handelsregistergericht in der Regel innerhalb weniger Wochen. Verzögerungen entstehen regelmäßig durch unvollständige Anmeldungsunterlagen, Zwischenverfügungen des Registergerichts bei formellen Mängeln oder fehlendem Einzahlungsnachweis. Die genaue Bearbeitungsdauer hängt von Gericht und Verfahrensbelastung ab und ist im Einzelfall zu prüfen.
Was ist die UG (haftungsbeschränkt)?
Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) – kurz UG – ist keine eigene Rechtsform, sondern eine GmbH mit verringertem Mindestkapital. Sie kann ab einem Stammkapital von 1 € gegründet werden. Allerdings ist die UG gesetzlich verpflichtet, 25 % des jährlichen Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage einzustellen, bis das Stammkapital 25.000 € erreicht. Sobald dieser Betrag erreicht ist, kann die UG durch Kapitalerhöhung in eine reguläre GmbH umgewandelt werden.
Welche Pflichtangaben müssen GmbH-Geschäftsbriefe enthalten?
Nach § 35a GmbHG müssen alle Geschäftsbriefe der GmbH folgende Angaben enthalten: die vollständige Firma, den Rechtsformzusatz GmbH, den Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht sowie die Handelsregisternummer (HRB). Darüber hinaus sind die Namen sämtlicher Geschäftsführer anzugeben; bei einem Aufsichtsrat ist der Vorsitzende namentlich zu benennen. Fehlen diese Angaben, drohen Bußgelder und Wettbewerbsabmahnungen.
Die vorstehende Darstellung betrifft die Regelfälle der GmbH-Gründung nach geltendem GmbH-Gesetz. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung von Gesellschafterstruktur, Einlageart, Unternehmensgegenstand und ggf. behördlicher Genehmigungspflichten. Für eine erste Durchsicht Ihrer Unterlagen erreichen Sie uns unter info@brandtfalk.com.
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Er ersetzt nicht die anwaltliche Prüfung Ihres konkreten Sachverhalts. Für eine auf Ihre Situation zugeschnittene Beratung wenden Sie sich an info@brandtfalk.com.
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