Ein Immobilienmakler nimmt Bargeld an – keine große Summe, scheinbar kein Problem. Wenige Monate später steht die FIU (Financial Intelligence Unit) vor der Tür, ein Bußgeldverfahren ist eingeleitet, und der Geschäftsführer fragt sich, wann er hätte handeln müssen. Diese Situation ist kein Einzelfall. Geldwäsche-Compliance im Unternehmen ist längst keine Spezialmaterie für Banken und Versicherungen mehr; das Geldwäschegesetz (GwG) erfasst heute eine Vielzahl gewerblicher Verpflichteter im deutschen Mittelstand.
Das Geldwäschegesetz verpflichtet bestimmte Unternehmen – darunter Immobilienmakler, Güterhändler, Rechtsdienstleister, Finanzdienstleister und weitere – zur Einrichtung interner Sicherungssysteme, zur Durchführung risikobasierter Kundensorgfaltspflichten und zur unverzüglichen Meldung von Verdachtsfällen. Verstöße können mit Bußgeldern sowie mit persönlicher Haftung der verantwortlichen Geschäftsführung geahndet werden. Dieser Leitfaden beschreibt die praxisrelevanten Pflichten Schritt für Schritt und zeigt, welche Maßnahmen Geschäftsführer im Mittelstand jetzt ergreifen sollten.
Der folgende Leitfaden gliedert sich in sieben Abschnitte: von der Frage, ob Ihr Unternehmen überhaupt verpflichtet ist, über die konkreten Organisations- und Sorgfaltspflichten bis hin zu Verdachtsmeldung, Sanktionsrisiken und den nächsten Schritten zur Umsetzung.
Wer ist nach dem GwG zur Geldwäsche-Compliance verpflichtet?
Die erste und entscheidende Frage lautet: Fällt Ihr Unternehmen überhaupt in den Anwendungsbereich des GwG? Nicht jeder Gewerbetreibende ist Verpflichteter im Sinne des Gesetzes – aber der Kreis ist erheblich weiter, als viele Geschäftsführer im Mittelstand vermuten.
§ 2 GwG listet die Verpflichteten abschließend auf. Erfasst sind unter anderem Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute, Versicherungsunternehmen, Immobilienmakler (auch für Mietverhältnisse ab bestimmten Schwellen), Güterhändler, Spielbanken, Rechtsanwälte und Notare (bei bestimmten Transaktionen), Steuerberater, Wirtschaftsprüfer sowie Dienstleister für Gesellschaften und Treuhandvermögen. Seit der Umsetzung der 5. EU-Geldwäscherichtlinie wurden zudem Anbieter von Krypto-Dienstleistungen in den Verpflichtetenkreis aufgenommen.
In der Mandatspraxis sehen wir regelmäßig Unternehmen, die ihren Status als Verpflichtete zunächst verneinen – und dabei übersehen, dass ein Nebengeschäft oder eine Konzerngesellschaft den Tatbestand erfüllt. Besondere Vorsicht ist bei Holdingstrukturen und gemischten Geschäftsmodellen geboten. Die Einordnung erfordert eine individuelle Prüfung anhand der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit, nicht nur anhand des Handelsregistereintrags.
Wer als Verpflichteter einzuordnen ist, unterliegt dem gesamten Pflichtenkatalog des GwG. Wer es versäumt, seinen Status zu klären, riskiert, dass Aufsichtsbehörden wie die zuständigen Landeskriminalämter, die BaFin oder die Hauptzollämter einen Verstoß feststellen, ohne dass das Unternehmen auch nur ein einziges Compliance-Element eingerichtet hatte.
Welche Risikobewertung müssen Unternehmen durchführen?
Steht die Verpflichteteneigenschaft fest, verlangt das GwG als ersten konkreten Schritt eine unternehmensweite Risikoanalyse. Sie ist das Fundament, auf dem alle weiteren Maßnahmen aufbauen – und der Maßstab, an dem Aufsichtsbehörden die Angemessenheit Ihres Compliance-Systems messen.
§ 5 GwG schreibt vor, dass der Verpflichtete die für ihn relevanten Risiken der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung zu ermitteln, zu bewerten und zu dokumentieren hat. Die Analyse muss die Kunden, Produkte, Transaktionen, Vertriebskanäle und geografischen Risiken umfassen. Die Risikoanalyse ist regelmäßig zu aktualisieren – spätestens dann, wenn sich die Geschäftstätigkeit oder das regulatorische Umfeld wesentlich verändert. Eine einmalige Erstellung genügt nicht.
Nach unserer Erfahrung unterschätzen inhabergeführte Unternehmen den Dokumentationsaufwand. Es reicht nicht, intern zu wissen, dass man „wenig riskante Kunden" hat. Die Behörde erwartet ein schriftliches, nachvollziehbares Analysedokument, das die Bewertungskriterien, die festgestellten Risikostufen und die daraus abgeleiteten Maßnahmen klar ausweist. Fehlt dieses Dokument, liegt ein für sich genommen bußgeldbewehrter Verstoß vor – unabhängig davon, ob tatsächlich Geldwäsche stattgefunden hat.
Praktische Empfehlung: Beginnen Sie mit einer strukturierten Bestandsaufnahme Ihrer Kundenportfolios, Zahlungsflüsse und geografischen Exposures. Ordnen Sie diese in Risikoklassen ein – mindestens niedrig, mittel und hoch. Leiten Sie daraus ab, welche Sorgfaltsstufe für welche Kundengruppe gilt. Diese Dreistufigkeit spiegelt sich unmittelbar in den Sorgfaltspflichten wider, die im nächsten Abschnitt dargestellt werden.
Schritt für Schritt: Kundensorgfaltspflichten nach § 10 GwG
Das Herzstück der operativen Geldwäsche-Compliance bilden die Kundensorgfaltspflichten. Sie bestimmen, was das Unternehmen über jeden Kunden wissen muss, bevor und während eine Geschäftsbeziehung aufgenommen oder fortgeführt wird.
§ 10 Abs. 1 GwG definiert die allgemeinen (vereinfacht: standardmäßigen) Sorgfaltspflichten. Sie umfassen vier Kernelemente:
- Identifizierung des Vertragspartners: Natürliche Personen sind anhand eines gültigen Ausweisdokuments zu identifizieren. Bei juristischen Personen ist die Identität der Gesellschaft durch Handelsregisterauszug oder vergleichbare Dokumente festzustellen.
- Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten: Wer steht hinter dem Vertragspartner? § 3 GwG definiert den wirtschaftlich Berechtigten; bei juristischen Personen regelmäßig diejenige natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile oder Stimmrechte hält. Die Angaben sind im Transparenzregister zu überprüfen.
- Einholung von Informationen über Zweck und angestrebte Art der Geschäftsbeziehung: Nicht als Alibi-Abfrage, sondern als substanziielle Grundlage für die Risikobeurteilung.
- Kontinuierliche Überwachung: Die Geschäftsbeziehung ist fortlaufend zu beobachten; Transaktionen müssen mit dem bekannten Kundenprofil plausibel sein.
Neben den allgemeinen Pflichten kennt das GwG vereinfachte Sorgfaltspflichten (§ 14 GwG) für nachweislich niedrigriskante Konstellationen sowie verstärkte Sorgfaltspflichten (§ 15 GwG). Verstärkte Sorgfaltspflichten gelten stets bei politisch exponierten Personen (PEP), bei Hochrisikodrittstaaten und bei ungewöhnlichen Transaktionsstrukturen. Wer im Bereich der Immobilientransaktionen oder des Güterhandels tätig ist, begegnet PEP-Konstellationen häufiger, als allgemein angenommen wird.
Ein häufiger Fehler in der Praxis: Kundendaten werden bei Vertragsschluss erfasst, danach aber nie aktualisiert. Das GwG fordert eine dynamische, risikobasierte Aktualisierung – insbesondere wenn Transaktionen vom ursprünglichen Kundenprofil abweichen oder neue Informationen aus öffentlichen Quellen auf veränderte Risikoverhältnisse hindeuten.
Interne Sicherungsmaßnahmen: Was muss organisatorisch eingerichtet werden?
Sorgfaltspflichten allein genügen nicht. Das GwG verlangt darüber hinaus, dass Verpflichtete interne Strukturen schaffen, die die Einhaltung dieser Pflichten dauerhaft sicherstellen. Hier liegt ein häufiges Compliance-Defizit im Mittelstand.
§ 4 GwG verpflichtet zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragten und eines Stellvertreters. Der Geldwäschebeauftragte muss der Geschäftsführungsebene angehören oder ihr unmittelbar unterstellt sein. Diese Vorgabe wird in der Praxis nicht immer korrekt umgesetzt; eine Delegation an nachgeordnete Mitarbeiter ohne direkte Einbindung des Managements ist unzureichend. Bei kleineren Unternehmen kann die Geschäftsführung selbst die Funktion übernehmen; entscheidend ist die formale Bestellung und Dokumentation.
Darüber hinaus sind nach § 6 GwG interne Sicherungsmaßnahmen einzurichten. Dazu zählen:
- Entwicklung und Aktualisierung von internen Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der Begründung oder Abwicklung von Geschäftsbeziehungen befasst sind
- Zuverlässigkeitsprüfung der eingesetzten Mitarbeiter (soweit rechtlich zulässig)
- Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems, über das Mitarbeiter Verstöße anonym melden können
Nach unserer Erfahrung in der Beratung von mittelständischen Unternehmen besteht die Herausforderung weniger in der formalen Einrichtung dieser Strukturen als in ihrer gelebten Praxis. Schulungen, die nur einmalig beim Onboarding stattfinden, und Richtlinien, die in Ordnern verstauben, genügen den gesetzlichen Anforderungen nicht. Aufsichtsbehörden erwarten bei Prüfungen Nachweise über die tatsächliche Durchführung, etwa Schulungsprotokolle und Aufzeichnungen über Kontrollmaßnahmen.
Für Unternehmen, die Tochtergesellschaften oder Zweigniederlassungen in anderen EU-Mitgliedstaaten unterhalten, gelten Gruppenweite Pflichten nach § 9 GwG. Die Muttergesellschaft muss sicherstellen, dass auch die Tochtergesellschaften angemessene Sorgfaltspflichten und Sicherungsmaßnahmen einhalten.
Wann und wie ist eine Verdachtsmeldung zu erstatten?
Eine der praktisch sensibelsten Pflichten im GwG ist die Verdachtsmeldepflicht. Sie begründet im Einzelfall eine Handlungspflicht, deren Nichterfüllung strafbar und bußgeldbewehrt ist – und deren Erfüllung gleichzeitig eine sorgfältige Abwägung erfordert.
§ 43 GwG verpflichtet den Verpflichteten, der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) unverzüglich Verdachtsmeldung zu erstatten, wenn Tatsachen vorliegen, die darauf hindeuten, dass ein Vermögensgegenstand aus einer strafbaren Handlung stammt oder im Zusammenhang mit Terrorismusfinanzierung steht. Die Meldung erfolgt ausschließlich über das elektronische Portal goAML der FIU. Eine mündliche oder postalische Meldung genügt nicht.
Was löst eine Meldepflicht aus? Das GwG verlangt keinen Tatbeweis, sondern Verdachtssignale. Einschlägige Indikatoren sind etwa: ungewöhnlich hohe Barzahlungen, Transaktionen ohne erkennbaren wirtschaftlichen Zweck, Diskrepanzen zwischen dem erklärten Geschäftszweck und dem tatsächlichen Transaktionsprofil, Kunden aus Hochrisikodrittstaaten oder Bargeschäfte nahe gesetzlicher Schwellen, die auf Stückelung hindeuten könnten.
Bis zur Entscheidung der FIU über die Verdachtsmeldung gilt grundsätzlich ein Durchführungsverbot für die verdächtige Transaktion. Gleichzeitig besteht ein striktes Verbot, den Kunden oder Dritte über die Meldung zu informieren (§ 47 GwG, sog. „Tipping-off-Verbot"). Dieses Verbot birgt in der Mandatspraxis praktische Spannungen, insbesondere wenn laufende Geschäftsbeziehungen betroffen sind. Wir beraten regelmäßig Unternehmen, die in dieser Konstellation eine handhabbare Vorgehensweise entwickeln müssen, ohne gleichzeitig gegen das Tipping-off-Verbot zu verstoßen.
Erstattet der Verpflichtete in gutem Glauben eine Meldung, ist er nach § 48 GwG von der Haftung befreit, auch wenn sich der Verdacht später als unbegründet herausstellt. Diese Enthaftungsklausel setzt voraus, dass die Meldung auf einer nachvollziehbaren, dokumentierten Verdachtsgrundlage beruht.
Welche Sanktionen drohen Geschäftsführern bei Verstößen?
Geldwäsche-Compliance ist keine abstrakte Regulierungsanforderung – Verstöße haben konkrete Folgen für Unternehmen und, im schlimmsten Fall, für die persönlich verantwortliche Geschäftsführung.
Das GwG sieht einen umfassenden Bußgeldkatalog vor. Bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen gegen zentrale Pflichten – etwa gegen Sorgfaltspflichten, die Risikoanalysepflicht oder die Verdachtsmeldepflicht – kann der Bußgeldrahmen erheblich sein. Für bestimmte Verpflichtete aus dem Finanzsektor sieht das GwG Bußgelder von bis zu fünf Millionen Euro oder bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes vor. Für nichtfinanzielle Verpflichtete (z. B. Güterhändler, Immobilienmakler) gilt ein abgestufter Rahmen; die genaue Höhe richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls und ist anwaltlich zu prüfen.
Über das Bußgeldrisiko hinaus drohen: Untersagung der Geschäftstätigkeit durch die Aufsichtsbehörde, öffentliche Bekanntmachung von Verstößen (sog. „Name and Shame" nach § 57 GwG) sowie – bei strafrechtlicher Relevanz – die Einleitung eines Ermittlungsverfahrens. Letzteres betrifft Geschäftsführer persönlich, wenn sie Kenntnis von Geldwäschehandlungen hatten oder eine Meldung bewusst unterlassen haben.
Kann der Geschäftsführer persönlich haften? Die Antwort ist klar: Ja. Ordnungswidrigkeiten nach dem GwG können gegenüber verantwortlichen Organen und Leitungspersonen festgesetzt werden. Bei inhabergeführten Unternehmen trifft diese Verantwortung regelmäßig unmittelbar die Gesellschaftergeschäftsführer – mit entsprechender Wirkung auf die Haftungsexponierung im Gesellschafterkreis. Wer eine Geldwäscheschutzstruktur einrichtet und nachweisbar betreibt, verringert sein persönliches Haftungsrisiko erheblich; wer darauf verzichtet, kann sich im Fall einer Prüfung nicht auf Unkenntnis berufen.
Aus der Mandatspraxis: In einem aktuellen Mandat beriet die Kanzlei ein mittelständisches Handelsunternehmen mit Sitz in Süddeutschland, das im Rahmen einer behördlichen Prüfung feststellen musste, dass seine Risikoanalyse zuletzt vor mehreren Jahren erstellt worden war und wesentliche Änderungen im Geschäftsmodell nicht abbildete. Die FIU hatte aufgrund eines Dritten-Hinweises eine Prüfung der Meldeprozesse eingeleitet. Vorgehen: Die Kanzlei unterstützte bei der unverzüglichen Aktualisierung der Risikoanalyse, der Dokumentation sämtlicher Kundensorgfaltspflichten der zurückliegenden Geschäftsbeziehungen und der Korrespondenz mit der Aufsichtsbehörde. Ergebnis: Das Verfahren wurde ohne Bußgeldfestsetzung eingestellt; ausschlaggebend war die nachweisliche Kooperationsbereitschaft und die strukturierte Aufarbeitung. Eine Erfolgsgarantie lässt sich daraus nicht ableiten – die Umstände des Einzelfalls sind entscheidend.
Sieben Umsetzungsschritte zur GwG-konformen Compliance-Struktur
Nachdem die inhaltlichen Anforderungen dargestellt wurden, folgt ein praktischer Fahrplan für Geschäftsführer, die ihre Geldwäsche-Compliance überprüfen oder neu aufbauen wollen. Die Reihenfolge ist nicht beliebig – sie folgt der inneren Logik des GwG.
- Verpflichtetencheck: Prüfen Sie anhand von § 2 GwG, ob Ihr Unternehmen Verpflichteter ist – einschließlich aller Tochtergesellschaften und sämtlicher Geschäftsbereiche. Dokumentieren Sie das Ergebnis.
- Risikoanalyse erstellen oder aktualisieren: Beauftragen Sie eine strukturierte Risikoanalyse nach § 5 GwG, die Kunden, Produkte, Transaktionen, Vertriebskanäle und geografische Risiken erfasst. Bestimmen Sie Risikoklassen und leiten Sie Maßnahmen ab.
- Geldwäschebeauftragten bestellen: Formale Bestellung nach § 4 GwG, schriftliche Dokumentation der Bestellung, Einräumung der erforderlichen Befugnisse, Benennung eines Stellvertreters.
- Kundensorgfaltspflichten implementieren: Erarbeiten Sie Prozesse für die Identifizierung, die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten, die Transparenzregister-Abfrage und die kontinuierliche Überwachung. Verankern Sie diese in internen Richtlinien.
- Mitarbeiterschulungen durchführen: Regelmäßige, dokumentierte Schulungen aller mit Kundengeschäft befassten Mitarbeiter. Neue Mitarbeiter sind vor Aufnahme der Tätigkeit zu schulen.
- Meldeprozess für Verdachtsfälle einrichten: Klare interne Kommunikationswege: Wer meldet an wen intern? Wer erstattet die Verdachtsmeldung über goAML? Wie wird das Tipping-off-Verbot eingehalten? Schriftliche Verfahrensanweisung.
- Regelmäßige interne Revision: Implementieren Sie einen Prüfzyklus – mindestens jährlich – für Risikoanalyse, Kundendaten und Prozessdokumentation. Halten Sie Ergebnisse schriftlich fest.
Diese sieben Schritte bilden das Minimalgerüst einer GwG-konformen Compliance-Struktur. Je nach Größe, Branche und Risikoexposition des Unternehmens können weitergehende Maßnahmen erforderlich sein. Der genaue Umfang ist im Einzelfall anwaltlich zu bestimmen.
Die vorstehende Darstellung betrifft die typischen Anforderungsebenen des GwG. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung Ihrer tatsächlichen Geschäftstätigkeit, bestehender Dokumentation und der einschlägigen Aufsichtspraxis. Für eine erste Durchsicht Ihrer Unterlagen und eine fachliche Einschätzung Ihrer aktuellen Compliance-Struktur erreichen Sie uns unter info@brandtfalk.com.
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Häufige Fragen zur Geldwäsche-Compliance im Unternehmen
Gilt das GwG auch für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer?
Ja. Das GwG knüpft an die Art der Tätigkeit an, nicht an die Unternehmensgröße. Ein Einzelunternehmer, der als Immobilienmakler, Güterhändler oder Finanzdienstleister tätig ist, ist Verpflichteter nach § 2 GwG und muss alle einschlägigen Pflichten erfüllen – einschließlich der Risikoanalyse, der Kundensorgfaltspflichten und der Verdachtsmeldepflicht. Bei sehr kleinen Verpflichteten kann die Geschäftsführung die Funktion des Geldwäschebeauftragten selbst übernehmen; die formale Bestellung und Dokumentation ist gleichwohl Pflicht.
Was ist der wirtschaftlich Berechtigte und warum ist er für die Compliance relevant?
Der wirtschaftlich Berechtigte ist nach § 3 GwG die natürliche Person, die letztlich Eigentümerin oder Begünstigte einer juristischen Person oder Personenvereinigung ist oder auf andere Weise Kontrolle über sie ausübt. Im Regelfall gilt als wirtschaftlich Berechtigter, wer unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile oder Stimmrechte hält. Verpflichtete müssen diesen wirtschaftlich Berechtigten identifizieren, seine Angaben am Transparenzregister überprüfen und etwaige Diskrepanzen melden. Die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten ist ein zentraler Schritt zur Verhinderung der Verschleierung von Vermögensherkunft durch Strohmann-Strukturen.
Was passiert, wenn ein Unternehmen eine Verdachtsmeldung versäumt?
Das Unterlassen einer nach § 43 GwG gebotenen Verdachtsmeldung ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem empfindlichen Bußgeld geahndet werden. In Fällen, in denen Organe oder Leitungspersonen von der zugrundeliegenden Straftat wussten und eine Meldung bewusst unterlassen haben, kann darüber hinaus eine strafrechtliche Verantwortlichkeit wegen Beihilfe zur Geldwäsche entstehen. Aufsichtsbehörden verwerten Meldepflicht-Verstöße zudem bei der Gesamtbewertung der Compliance-Reife eines Unternehmens, was sich auf künftige Aufsichtsmaßnahmen auswirken kann.
Wie oft muss die Risikoanalyse nach GwG aktualisiert werden?
Das Gesetz schreibt eine regelmäßige Aktualisierung vor; einen festen Turnus gibt es nicht. Maßgeblich ist, ob sich die Risikolage wesentlich verändert hat – etwa durch neue Produkte, neue Kundengruppen, Änderungen im Geschäftsmodell, neue regulatorische Vorgaben oder veränderte geografische Exposures. In der Praxis empfiehlt sich mindestens eine jährliche Überprüfung sowie eine anlassbezogene Aktualisierung bei relevanten Geschäftsänderungen. Die Nichtaktualisierung einer veralteten Risikoanalyse ist ein eigenständiger Bußgeldtatbestand.
Muss der Geldwäschebeauftragte eine spezielle Ausbildung haben?
Das GwG fordert, dass der Geldwäschebeauftragte die für seine Aufgaben erforderliche Fachkunde besitzt. Eine formal standardisierte Ausbildung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben; die Fachkunde wird regelmäßig durch einschlägige Berufserfahrung oder durch entsprechende Schulungen und Zertifizierungen nachgewiesen. Aufsichtsbehörden erwarten, dass der Geldwäschebeauftragte die spezifischen Risiken des jeweiligen Unternehmens kennt und in der Lage ist, Verdachtssituationen zutreffend zu beurteilen. Externe Unterstützung durch spezialisierte Berater ist zulässig, ersetzt aber die interne Funktion nicht.
Gilt das Tipping-off-Verbot auch für Rechtsanwälte?
Ja, grundsätzlich. Für Rechtsanwälte, die selbst nach § 2 GwG verpflichtet sind, gilt das Verbot des § 47 GwG, den betroffenen Kunden oder Dritte über eine erstattete oder beabsichtigte Verdachtsmeldung zu informieren. Das GwG enthält allerdings für bestimmte Berufsgruppen spezifische Regelungen und Ausnahmen, insbesondere im Zusammenhang mit der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Die Abgrenzung, ob eine konkrete Tätigkeit unter eine Ausnahme fällt, erfordert eine Prüfung im Einzelfall.
Die vorstehende Darstellung betrifft die Regelfälle der gesetzlichen Anforderungen nach dem GwG. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung Ihrer Unterlagen, bestehender Compliance-Dokumentation und der auf Ihr Unternehmen anwendbaren Aufsichtspraxis. Für eine erste Durchsicht Ihrer Compliance-Unterlagen und eine fachliche Einschätzung Ihrer Situation wenden Sie sich an info@brandtfalk.com.
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Er ersetzt nicht die anwaltliche Prüfung Ihres konkreten Sachverhalts. Für eine auf Ihre Situation zugeschnittene Beratung wenden Sie sich an info@brandtfalk.com.
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