Ein Hinweis aus der Belegschaft, ein anonymes Schreiben an den Aufsichtsrat, eine unerwartete Anfrage der Staatsanwaltschaft – die Auslöser für eine interne Untersuchung im Mittelstand sind vielfältig, die Zeit für Reaktionen oft knapp. Welche Schritte rechtlich geboten sind und wie weit ein Geschäftsführer bei der Aufklärung eigener Mitarbeiter gehen darf, entscheidet über Sanktionsrisiken, Haftung und – nicht selten – die Fortführung des Unternehmens.
Internal Investigations (interne Untersuchungen) sind strukturierte Aufklärungsmaßnahmen, mit denen ein Unternehmen auf den Verdacht von Regelverstößen, Straftaten oder Compliancemängeln reagiert. Rechtlich stehen sie im Spannungsfeld zwischen der Leitungsverantwortung des Geschäftsführers nach § 43 GmbHG, dem arbeitsrechtlichen Weisungsrecht gegenüber Mitarbeitern und den Grundrechten der Betroffenen – insbesondere dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung sowie dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht. Im Mittelstand entscheidet die Qualität dieser Untersuchung häufig darüber, ob ein Bußgeld- oder Strafverfahren eingestellt, abgemildert oder mit voller Schärfe durchgeführt wird.
Dieser Beitrag beleuchtet die wesentlichen Rechtsfragen rund um Internal Investigations: Pflichten und Befugnisse des Geschäftsführers, Verfahrensstandards, Datenschutz- und Arbeitnehmerschutzgrenzen, das Verhältnis zu Strafverfolgungsbehörden und die strategischen Optionen, die mittelständischen Unternehmen zur Verfügung stehen.
Was versteht man unter Internal Investigations, und wann sind sie geboten?
Interne Untersuchungen sind kein gesetzlich geregeltes Instrument im engeren Sinne – das deutsche Recht kennt keinen eigenständigen „Internal-Investigation-Paragraphen". Gleichwohl ergibt sich die Pflicht zur Aufklärung und ggf. zur internen Untersuchung mittelbar aus mehreren Rechtsgrundlagen, die zusammengenommen ein dichtes Netz aus Handlungspflichten für die Unternehmensführung weben.
Ausgangspunkt ist § 43 Abs. 1 GmbHG: Der Geschäftsführer hat in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. Diese Legalitätspflicht umfasst nach gefestigter Rechtsprechung nicht nur die eigene Gesetzestreue, sondern auch die Legalitätskontrollpflicht – also die Pflicht, darauf hinzuwirken, dass sich auch Mitarbeiter und nachgeordnete Führungskräfte rechtskonform verhalten. Kommt ein Verdacht auf Fehlverhalten auf, ist Untätigkeit keine Option. Wer als Geschäftsführer Kenntnis von einem Verdacht erlangt und nichts unternimmt, riskiert eine persönliche Schadensersatzhaftung gegenüber der Gesellschaft nach § 43 Abs. 2 GmbHG.
Hinzu treten bereichsspezifische Normen: Im Steuerrecht verpflichtet § 153 AO (Anzeige- und Berichtigungspflicht) dazu, unrichtige Erklärungen unverzüglich zu korrigieren, sobald sie erkannt werden. Im Bereich des Geldwäschegesetzes (GwG) bestehen Sorgfaltspflichten, deren Verletzung Bußgelder auslösen kann. Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), in Kraft seit dem 1. Januar 2023, verpflichtet Unternehmen ab einer bestimmten Größe zur Einrichtung von Beschwerdeverfahren und zur Reaktion auf Hinweise. In der Mandatspraxis sehen wir zunehmend, dass Auslöser für eine Untersuchung gerade aus diesen Spezialbereichen kommen – ein Hinweis zu Buchungsunregelmäßigkeiten, ein Verdacht auf Kick-back-Zahlungen in der Lieferkette oder ein anonymes Schreiben zu steuerrechtlich relevanten Vorgängen.
Kurzum: Auch ohne gesetzliches Untersuchungsgebot ist die interne Aufklärung für den Geschäftsführer regelmäßig rechtlich geboten. Die Entscheidung, ob und in welcher Form eine Untersuchung eingeleitet wird, ist dabei ihrerseits eine haftungsrelevante Leitungsentscheidung.
Welche Befugnisse hat das Unternehmen bei der Durchführung einer internen Untersuchung?
Interne Untersuchungen bewegen sich stets im Dreieck aus Unternehmensinteresse, Arbeitnehmerrechten und Datenschutzvorgaben. Das Unternehmen darf erheblich – aber nicht grenzenlos.
Auf arbeitsrechtlicher Ebene ist das Weisungsrecht nach § 106 GewO die maßgebliche Grundlage. Der Arbeitgeber kann Mitarbeiter grundsätzlich zu Befragungen verpflichten und Auskunft über betriebliche Vorgänge verlangen. Wichtig ist die Grenze: Mitarbeiter müssen keine Aussagen machen, die sich selbst belasten – ein Grundsatz, der aus dem strafrechtlichen Nemo-tenetur-Prinzip abgeleitet wird und auch im arbeitsrechtlichen Kontext gilt. In der Praxis wird dieses Spannungsfeld durch eine kluge Befragungsstrategie gehandhabt: Wer als Befragter selbst Beschuldigter ist oder werden könnte, darf nicht durch drohende arbeitsrechtliche Konsequenzen zur Selbstbelastung gezwungen werden. Nach unserer Erfahrung empfiehlt sich daher eine strikte personelle Trennung zwischen den Anwälten, die interne Zeugen befragen, und denjenigen, die potenzielle Beschuldigte interviewen.
Im Datenschutzrecht bildet Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – das berechtigte Interesse des Unternehmens – regelmäßig die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Rahmen einer Untersuchung. Ergänzend gilt § 26 BDSG für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Datenschutzverletzungen bei interner Untersuchung können Bußgelder bis 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes auslösen (Art. 83 DSGVO). Die Einhaltung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes ist hier keine Formalie, sondern haftungsrelevante Pflicht. Screenings von E-Mail-Postfächern, Auswertung von Kommunikationsprotokollen oder Überwachung von IT-Systemen sind nur zulässig, wenn sie im konkreten Einzelfall erforderlich und angemessen sind und – bei Vorhandensein eines Betriebsrats – mitbestimmungsrechtlich abgestimmt wurden.
Betriebsrat und Mitbestimmung: Soweit ein Betriebsrat besteht, greifen Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (Ordnung des Betriebs) und Nr. 6 (technische Überwachungseinrichtungen). Eine Betriebsvereinbarung über interne Untersuchungsverfahren kann Rechtssicherheit schaffen. In der Mandatspraxis sehen wir, dass Unternehmen, die vorab einen klaren rechtlichen Rahmen für ihre Untersuchungen geschaffen haben, deutlich effizienter und mit weniger Folgerisiken durch eine Untersuchung kommen.
Verfahrensstandards: Wie läuft eine rechtssichere interne Untersuchung ab?
Eine interne Untersuchung, die späteren Verfahren standhalten soll – sei es vor der Staatsanwaltschaft, einer Aufsichtsbehörde oder im Schadensersatzprozess –, folgt strukturierten Standards. Es gibt zwar keine verbindliche gesetzliche Verfahrensordnung für Internal Investigations, doch haben sich in der anwaltlichen Praxis Grundsätze herausgebildet, die eng an rechtsstaatliche Prinzipien angelehnt sind.
Phase 1: Untersuchungsauftrag und Abgrenzung. Vor Beginn jeder Untersuchung müssen Gegenstand, Umfang und Auftrag klar definiert sein. Wer ist auftraggeber? Welches Fehlverhalten wird untersucht? Welcher Zeitraum und welche Organisationseinheiten sind betroffen? Diese Abgrenzung schützt vor einer unkontrollierten Ausweitung (sog. „Fishing Expedition") und bildet zugleich die Grundlage dafür, dass nur verhältnismäßig in Arbeitnehmerrechte eingegriffen wird.
Phase 2: Dokumentensicherung und forensische Analyse. Elektronische Beweismittel müssen frühzeitig und methodisch gesichert werden. Eine forensisch nicht einwandfreie Sicherung kann dazu führen, dass Beweise später nicht verwertbar sind oder – schlimmer – der Vorwurf der Beweisvereitelung oder -manipulation erhoben wird. Die Kette der Beweissicherung (sog. „Chain of Custody") muss lückenlos dokumentiert sein.
Phase 3: Mitarbeiterbefragungen. Befragungen von Zeugen und ggf. Beschuldigten sind das Herzstück jeder internen Untersuchung. Vor Beginn einer Befragung sind die Beteiligten über den Zweck der Befragung, die rechtliche Grundlage und ihre Rechte – insbesondere das Recht, einen eigenen Rechtsanwalt hinzuzuziehen – zu informieren. In der Praxis hat sich die sogenannte „Belehrung vor Befragung" (angelehnt an strafrechtliche Grundsätze) als Standard etabliert. Protokollierung und ggf. Aufzeichnung der Befragungen bedürfen einer gesonderten Rechtsgrundlage und – soweit Beschäftigte betroffen sind – der datenschutzrechtlichen Absicherung.
Phase 4: Berichterstattung. Der Abschlussbericht ist das zentrale Dokument jeder Untersuchung. Er muss die Sachverhaltsdarstellung, die rechtliche Würdigung und konkrete Handlungsempfehlungen enthalten. Gleichzeitig ist sorgfältig zu prüfen, an wen der Bericht weitergegeben wird: Die Herausgabe an Behörden kann die Verwendung gegen das Unternehmen ermöglichen; die anwaltliche Begleitung der Untersuchung schützt zumindest Teile des Berichts durch das Anwaltsgeheimnis.
Das Anwaltsgeheimnis und seine Grenzen im Untersuchungskontext
Eines der kritischsten rechtlichen Felder bei Internal Investigations ist der Schutz von Untersuchungsergebnissen durch das Anwaltsgeheimnis und das damit verknüpfte Zeugnisverweigerungsrecht nach § 97 StPO. In der deutschen Rechtspraxis ist dieser Schutz weniger absolut als etwa im US-amerikanischen Attorney-Client-Privilege.
Grundsätzlich gilt: Unterlagen, die ein vom Unternehmen mandatierter Rechtsanwalt im Rahmen der Rechtsberatung erstellt oder erhalten hat, unterliegen dem Beschlagnahmeschutz gemäß §§ 97, 148 StPO. In der Mandatspraxis sehen wir jedoch, dass dieser Schutz durch eine unklare Rollenverteilung zwischen internem und externem Anwalt oder durch die Weitergabe von Dokumenten an Behörden schnell unterlaufen werden kann. Wer den Bericht einer internen Untersuchung – oder auch nur Teile davon – freiwillig an die Staatsanwaltschaft weitergibt, kann sich nicht mehr auf den Beschlagnahmeschutz berufen.
Die Frage, ob der Beschlagnahmeschutz auch für Befragungsprotokolle von Mitarbeitern gilt, ist in der deutschen Rechtsprechung nicht abschließend geklärt. Eine Entscheidung des Bundesgerichtshofs zur Verwertbarkeit von Mitarbeiterbefragungsprotokollen aus internen Untersuchungen – insbesondere im Strafprozess gegen den Mitarbeiter selbst – steht weiterhin aus einer vollumfänglichen höchstrichterlichen Klärung. Die gefestigte Senatsrechtsprechung tendiert dahin, den Schutz der anwaltlichen Tätigkeit weit zu verstehen, lässt aber Ausnahmen zu, wenn das Unternehmen die Herausgabe selbst veranlasst hat.
Für mittelständische Unternehmen ergibt sich hieraus eine klare Handlungsempfehlung: Die Untersuchung sollte von Beginn an als anwaltliche Beratertätigkeit strukturiert sein. Der Untersuchungsauftrag wird förmlich erteilt, die Kommunikation läuft über den Anwalt, Dokumente werden als vertraulich und anwaltlich geschützt gekennzeichnet. Diese Vorkehrungen schaffen keine absolute Sicherheit, erhöhen aber den Schutz erheblich.
Verhältnis zur Staatsanwaltschaft: Kooperation oder Konfrontation?
Eine der strategisch wichtigsten Entscheidungen im Rahmen einer internen Untersuchung ist die Frage, wie das Unternehmen gegenüber Strafverfolgungsbehörden positioniert werden soll. Das deutsche Recht kennt – anders als etwa das US-amerikanische Recht – keine formalisierte „Deferred Prosecution Agreement"-Kultur mit klar kodifizierten Kooperationsrabatten. Dennoch ist das faktische Kooperationsverhalten eines Unternehmens für Staatsanwaltschaften und Gerichte keineswegs irrelevant.
Kooperationsbereitschaft kann sich bei der Bemessung eines Bußgeldes nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG) strafmildernd auswirken. § 30 OWiG ermöglicht die Verhängung von Verbandsgeldbuße gegen das Unternehmen bei Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten von Leitungspersonen. Die Kooperationsbereitschaft des Unternehmens – etwa durch eigenständige Aufklärung, Schadenswiedergutmachung oder Herausgabe von Informationen – wird von Behörden in der Praxis als Milderungsgrund gewertet, auch wenn dies gesetzlich nicht explizit normiert ist.
Auf der anderen Seite birgt eine zu weitgehende Kooperation erhebliche Risiken: Die freiwillige Herausgabe von Untersuchungsergebnissen kann als Verzicht auf den Beschlagnahmeschutz gewertet werden und kann Beweise liefern, die gegen das Unternehmen oder einzelne Beschäftigte verwendet werden. Wie weit die Kooperation im Einzelfall gehen sollte, lässt sich nicht pauschal beantworten – es ist eine Abwägungsentscheidung, die von der Art des Verdachts, der Beweislage, der Behördenpraxis in der jeweiligen Region und dem wirtschaftlichen Interesse des Unternehmens an einer schnellen Verfahrensbeendigung abhängt.
Besteht bereits ein staatsanwaltschaftliches Ermittlungsverfahren, treten die besonderen Verfahrensrechte aus der Strafprozessordnung in den Vordergrund: Akteneinsicht, Beteiligung an Beweisaufnahmen, Rechtsmittel gegen Beschlagnahme- und Durchsuchungsbeschlüsse. Diese Rechte kann nur ein bevollmächtigter Verteidiger für das Unternehmen oder die betroffenen Personen wahrnehmen.
Persönliche Haftung des Geschäftsführers: Wann wird es ernst?
Für Geschäftsführer mittelständischer GmbHs ist die persönliche Haftungsdimension bei Internal Investigations besonders drängend. Drei Konstellationen sind in der Praxis besonders relevant.
Erste Konstellation – Untätigkeit bei bekanntem Verdacht: Erlangt der Geschäftsführer Kenntnis von einem konkreten Fehlverhalten und unternimmt nichts, haftet er der Gesellschaft gegenüber auf Schadensersatz nach § 43 Abs. 2 GmbHG. Der Schaden kann erheblich sein – etwa das Bußgeld der Gesellschaft nach § 30 OWiG, das der Gesellschaft durch das Unterlassen der Aufklärung entstanden ist oder nicht vermieden wurde.
Zweite Konstellation – Eigenverantwortliche Tatbeteiligung: Ist der Geschäftsführer selbst in das verdächtige Verhalten verwickelt, gelten die strafrechtlichen Grundsätze der Mittäterschaft oder Beihilfe, je nach konkreter Mitwirkung. In diesem Fall sind die Interessen des Geschäftsführers nicht mehr deckungsgleich mit denen der Gesellschaft – eine gemeinsame Verteidigung von Unternehmen und Geschäftsführer ist dann nicht nur inadäquat, sondern im Einzelfall sogar berufsrechtlich unzulässig.
Dritte Konstellation – Fehler bei der Untersuchungsdurchführung: Auch eine schlecht geführte interne Untersuchung kann zur Haftungsquelle werden: Datenschutzverstöße bei der Mitarbeiterüberwachung, eine voreilige Kündigung auf Basis unzureichend gesicherter Erkenntnisse oder die ungewollte Entwertung von Beweismitteln durch fehlerhafte forensische Maßnahmen können Schadensersatzansprüche begründen oder ein Strafverfahren zum Nachteil des Unternehmens beeinflussen.
Nach unserer Erfahrung ist die dritte Konstellation im Mittelstand besonders relevant, weil interne Ressourcen und forensisches Know-how oft fehlen. Unternehmen, die komplexe Sachverhalte ohne externe anwaltliche und forensische Unterstützung untersuchen, produzieren regelmäßig Folgefehler, die die ursprüngliche Situation verschärfen.
Mandatshinweis (anonymisiert): Die Kanzlei begleitete ein mittelständisches Handelsunternehmen aus dem Großhandelsbereich mit rund 200 Beschäftigten. Ausgangslage: Ein anonymer Hinweis an den Gesellschafterkreis deutete auf systematische Kick-back-Zahlungen in einer Einkaufsabteilung hin. Das Unternehmen hatte zuvor bereits eigenständig zwei Mitarbeitergespräche geführt, ohne anwaltliche Begleitung und ohne Hinweis auf das Recht zur anwaltlichen Begleitung der Betroffenen. Vorgehen: Die Kanzlei strukturierte die Untersuchung neu, sicherte die elektronischen Beweismittel forensisch, führte belehrungskonforme Nachbefragungen durch und erstellte einen anwaltlich geschützten Abschlussbericht. Zugleich wurde die für den Sachverhalt zuständige Behörde frühzeitig einbezogen. Ergebnis: Das Unternehmen konnte nachweisen, dass es aktiv aufgeklärt hatte; das Verfahren wurde mit einem Bußgeld in einer für das Unternehmen wirtschaftlich verkraftbaren Größenordnung eingestellt – deutlich unterhalb des rechnerischen Höchstrahmens.
Steuerrechtliche Dimension: § 153 AO und das Risiko der Selbstanzeige
Interne Untersuchungen münden nicht selten in steuerrechtlich relevante Erkenntnisse. Wer Buchungsunregelmäßigkeiten, nicht deklarierte Zahlungsströme oder fehlerhafte Umsatzsteuerdeklarationen aufdeckt, steht vor einer normativen Weggabelung, die unmittelbare steuerrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen hat.
Gemäß § 153 AO besteht eine Anzeige- und Berichtigungspflicht, sobald jemand erkennt, dass eine von ihm oder für ihn abgegebene Erklärung unrichtig oder unvollständig war und es dadurch zu einer Steuerverkürzung gekommen ist oder kommen kann. Diese Pflicht trifft den Geschäftsführer persönlich. Die Frist ist eng: Die Berichtigung muss „unverzüglich" erfolgen, also ohne schuldhaftes Zögern nach Kenntniserlangung. Eine Verletzung dieser Pflicht kann den Tatbestand der Steuerhinterziehung nach § 370 AO erfüllen.
Wurden im Zuge der Untersuchung Erkenntnisse gewonnen, die steuerlich erklärungsrelevant sind, ist zugleich zu prüfen, ob eine strafbefreiende Selbstanzeige nach § 371 AO in Betracht kommt. Deren Anforderungen sind streng: Die Selbstanzeige muss vollständig sein, alle unverjährten Zeiträume umfassen und von der Zahlung der hinterzogenen Steuern nebst Zinsen und ggf. Zuschlag begleitet sein. Die Festsetzungsverjährung beträgt bei leichtfertiger Steuerverkürzung fünf Jahre, bei Steuerhinterziehung zehn Jahre (§ 169 AO) – der relevante Berichtigungszeitraum kann daher erheblich sein.
Wann genau eine § 153-Berichtigung endet und eine Selbstanzeige nach § 371 AO beginnen muss, ist eine der rechtlich anspruchsvollsten Grenzziehungen im deutschen Steuerrecht. In der Mandatspraxis raten wir dringend davon ab, diese Entscheidung ohne steuerstrafrechtliche Expertise zu treffen. Ein falscher Schritt – etwa eine unvollständige Selbstanzeige – entfaltet keine Strafbefreiungswirkung und kann sogar strafschärfend wirken.
Whistleblower-Schutz und das Hinweisgeberschutzgesetz
Seit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) im Jahr 2023 ist der rechtliche Rahmen für interne Untersuchungen um eine wichtige Dimension erweitert worden. Das HinSchG verpflichtet Unternehmen ab einer bestimmten Beschäftigtenzahl zur Einrichtung interner Meldestellen und regelt den Schutz von Personen, die Verstöße melden (sog. Whistleblower).
Für interne Untersuchungen ist das HinSchG in zweierlei Hinsicht relevant: Zum einen kann ein Hinweis über die interne Meldestelle der Auslöser für eine Untersuchung sein. Zum anderen sind die Vertraulichkeitspflichten des HinSchG bei der Durchführung der Untersuchung zu beachten – insbesondere darf die Identität eines schutzbedürftigen Hinweisgebers nicht ohne dessen Einwilligung offenbart werden. Verstöße gegen diese Vertraulichkeitspflichten begründen ihrerseits Haftungsrisiken.
Unternehmen, die über eine interne Meldestelle verfügen, können Untersuchungen oft effizienter einleiten, weil die erste Informationslage bereits durch das Meldeverfahren strukturiert ist. Zugleich stellt sich die Frage, ob und wann eine intern gemeldete Information an externe Behörden weitergegeben werden muss oder darf. Auch hier ist anwaltliche Begleitung keine Kür, sondern regelmäßig erforderlich, um Haftungsrisiken aus dem Umgang mit Whistleblower-Informationen zu vermeiden.
Strategische Optionen für den Mittelstand: Ein Überblick
Nicht jede Untersuchung erfordert dieselbe Intensität. In der Praxis empfiehlt sich eine abgestufte Herangehensweise, die sich an der Schwere des Verdachts, dem regulatorischen Umfeld und dem wirtschaftlichen Interesse des Unternehmens orientiert.
Konstellation A – Initialer Verdacht, kein behördliches Verfahren: Hier bietet sich zunächst eine vertrauliche, anwaltlich begleitete Voruntersuchung an. Ziel ist die Sachverhaltsklärung, ohne sofort ein vollständiges Verfahren auszulösen. Ergibt die Voruntersuchung, dass der Verdacht nicht erhärtet werden kann, kann das Unternehmen mit klarer Dokumentation belegen, dass es den Hinweis ernst genommen und sorgfältig geprüft hat.
Konstellation B – Konkreter Verdacht, kein behördliches Verfahren: Eine vollständige interne Untersuchung mit forensischer Dokumentensicherung, strukturierten Befragungen und anwaltlichem Abschlussbericht ist erforderlich. Gleichzeitig ist zu prüfen, ob eine proaktive Kommunikation mit der Staatsanwaltschaft oder einer Fachbehörde strategisch sinnvoll ist.
Konstellation C – Behördliches Ermittlungsverfahren läuft bereits: Die interne Untersuchung wird jetzt zur flankierenden Maßnahme. Primärziel ist die Sicherung und Auswertung von Entlastungsmaterial, die Koordination der Verteidigungsstrategie und die Prüfung von Rechtsmitteln gegen Durchsuchungs- und Beschlagnahmebeschlüsse. Hier ist enge Abstimmung zwischen dem Verteidiger des Unternehmens und – soweit Leitungspersonen persönlich betroffen sind – deren individuellem Verteidiger unerlässlich.
Darf man in Konstellation C überhaupt noch eine interne Untersuchung führen, ohne Gefahr zu laufen, Ermittlungsarbeit für die Staatsanwaltschaft zu leisten? Diese Frage beschäftigt die forensische Praxis nachhaltig. Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Entscheidend ist, welche Erkenntnisse unter welchen Bedingungen an wen weitergegeben werden und ob die Untersuchungsdurchführung das Anwaltsgeheimnis wahrt.
Die vorstehende Darstellung betrifft die wesentlichen Regelfälle der Internal-Investigation-Praxis im deutschen Mittelstand. Ihr konkreter Fall erfordert jedoch die Prüfung der spezifischen Verdachtslage, vorliegender Unterlagen, etwaiger behördlicher Kontakte und der einschlägigen Rechtsprechung. Für eine erste Durchsicht Ihrer Unterlagen und eine fachliche Einschätzung Ihrer Situation erreichen Sie uns unter info@brandtfalk.com.
Verwandte Leistungen
Häufige Fragen zu Internal Investigations im Unternehmen
Muss ein Unternehmen im Mittelstand zwingend eine interne Untersuchung durchführen, wenn ein Verdacht auf Fehlverhalten vorliegt?
Eine gesetzlich ausdrücklich vorgeschriebene „Pflicht zur Internal Investigation" gibt es nicht. Gleichwohl ergibt sich aus der Legalitätspflicht des Geschäftsführers nach § 43 GmbHG, dem Steuerrecht (§ 153 AO), dem Hinweisgeberschutzgesetz und dem Ordnungswidrigkeitenrecht mittelbar eine Handlungspflicht, sobald ein konkreter Verdacht bekannt wird. Wer bei bekanntem Verdacht untätig bleibt, riskiert persönliche Schadensersatzhaftung und Bußgeldbemessung ohne Kooperationsabschlag.
Können Mitarbeiter gezwungen werden, bei einer internen Untersuchung auszusagen?
Das Weisungsrecht des Arbeitgebers nach § 106 GewO erlaubt grundsätzlich, Mitarbeiter zu Befragungen über betriebliche Vorgänge zu verpflichten. Jedoch darf niemand zu Aussagen gezwungen werden, die sich selbst belasten – das Nemo-tenetur-Prinzip gilt auch im arbeitsrechtlichen Kontext. Potenzielle Beschuldigte müssen zudem über ihr Recht zur anwaltlichen Begleitung informiert werden. Eine erzwungene Selbstbelastung kann die Ergebnisse unverwertbar machen und eigenständige Haftungsrisiken begründen.
Sind die Ergebnisse einer internen Untersuchung durch das Anwaltsgeheimnis geschützt?
Unterlagen, die ein mandatierter Rechtsanwalt im Rahmen seiner Beratertätigkeit erstellt hat, sind grundsätzlich nach §§ 97, 148 StPO beschlagnahmeschutzfähig. Dieser Schutz gilt aber nicht absolut: Wer Ergebnisse freiwillig an Behörden weitergibt, verliert den Schutz. Ob Befragungsprotokolle von Mitarbeitern vollständig geschützt sind, ist höchstrichterlich nicht abschließend geklärt. Eine konsequente anwaltliche Strukturierung der Untersuchung von Beginn an erhöht den Schutzumfang erheblich.
Was passiert, wenn bei einer internen Untersuchung steuerlich relevante Unregelmäßigkeiten entdeckt werden?
Erkennt der Geschäftsführer, dass frühere Steuererklärungen unrichtig waren und dadurch Steuern verkürzt wurden, besteht eine unverzügliche Berichtigungspflicht nach § 153 AO. In schwerwiegenden Fällen kann eine strafbefreiende Selbstanzeige nach § 371 AO erforderlich sein, deren strenge Voraussetzungen – insbesondere Vollständigkeit und Zahlung der hinterzogenen Steuern nebst Zinsen – anwaltlich sorgfältig geprüft werden müssen. Die Festsetzungsverjährung beträgt bei Steuerhinterziehung zehn Jahre (§ 169 AO).
Welche Rolle spielt das Hinweisgeberschutzgesetz bei internen Untersuchungen?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), in Kraft seit 2023, schreibt für Unternehmen ab einer bestimmten Beschäftigtenzahl die Einrichtung interner Meldestellen vor. Hinweise über diese Meldestellen können Auslöser für interne Untersuchungen sein. Die Identität des Hinweisgebers muss bei der Untersuchungsdurchführung vertraulich behandelt werden. Verstöße gegen die Vertraulichkeitspflichten begründen eigenständige Haftungsrisiken für das Unternehmen.
Kann ein Unternehmen Internal Investigations vollständig intern – ohne externe Anwälte – durchführen?
Rechtlich ist das möglich, strategisch aber mit erheblichen Risiken verbunden. Interne Untersuchungen ohne externe anwaltliche Begleitung genießen keinen Beschlagnahmeschutz nach §§ 97, 148 StPO. Zudem fehlt Mittelstandsunternehmen regelmäßig das forensische Know-how für eine rechtssichere Dokumentensicherung. Fehler bei der Durchführung – von der Belehrung der Befragten bis zur Datenschutzkonformität – können Folgefehler produzieren, die die Ausgangssituation verschärfen.
Wie verhält sich das Unternehmen, wenn während einer internen Untersuchung die Staatsanwaltschaft eine Durchsuchung durchführt?
Bei einer staatsanwaltschaftlichen Durchsuchung muss der Durchsuchungsbeschluss unverzüglich geprüft werden – Gegenstand, Umfang und Ermächtigungsgrundlage sind zu kontrollieren. Beschlagnahme von Unterlagen, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, kann mittels Beschwerde angefochten werden. Mitarbeiter sind anzuweisen, gegenüber den Ermittlungsbehörden keine Aussagen ohne anwaltliche Beratung zu machen. Eine laufende interne Untersuchung sollte in dieser Situation sofort mit dem Verteidiger abgestimmt werden, um eine ungewollte Verzahnung zu vermeiden.
Die vorstehende Darstellung betrifft die Regelfälle. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung von Unterlagen, behördlichen Korrespondenzen, Fristen und der einschlägigen Rechtsprechung. Für eine erste Durchsicht Ihrer Unterlagen und eine fachliche Einschätzung Ihrer Situation wenden Sie sich an info@brandtfalk.com.
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Er ersetzt nicht die anwaltliche Prüfung Ihres konkreten Sachverhalts. Für eine auf Ihre Situation zugeschnittene Beratung wenden Sie sich an info@brandtfalk.com.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für eine Prüfung Ihres Falls kontaktieren Sie info@brandtfalk.com.