Ein inhabergeführtes Unternehmen mit 80 Mitarbeitern bestellt seinen langjährigen Prokuristen zum Geschäftsführer. Der Gesellschafterbeschluss ist gefasst, die Eintragung im Handelsregister beantragt – doch der Anstellungsvertrag wird eilig auf einer Mustervorlage aus dem Internet aufgesetzt. Drei Jahre später endet die Zusammenarbeit im Streit: Wettbewerbsverbot unwirksam, Abfindungsregelung lückenhaft, Haftungsfreistellung nicht vereinbart. Was vermeidbar gewesen wäre, wird zur kostspieligen Auseinandersetzung.
Der Geschäftsführeranstellungsvertrag regelt die schuldrechtliche Beziehung zwischen dem Geschäftsführer und der GmbH als Dienstvertrag nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und ist rechtlich strikt vom Bestellungsakt nach dem GmbH-Gesetz (GmbHG) zu trennen. Für den Mittelstand ist er das zentrale Steuerungsinstrument für Vergütung, Haftung und Trennung – und in der Praxis häufig der teuerste Fehler bei der Unternehmensführung, wenn er nicht sorgfältig gestaltet wird. Dieser Beitrag erläutert die rechtlichen Grundlagen, typische Gestaltungsfehler und die wesentlichen Vertragsklauseln, die Sie vor der Unterzeichnung kennen müssen.
Im Folgenden beleuchten wir die Normbasis, die Kernklauseln, typische Haftungsrisiken und die Besonderheiten bei Gesellschafter-Geschäftsführern – und zeigen, welche Schritte Sie vor der nächsten Bestellung oder Vertragsanpassung einleiten sollten.
Dienstvertrag oder Arbeitsvertrag – warum die Abgrenzung entscheidend ist
Der Anstellungsvertrag des Fremdgeschäftsführers einer GmbH ist nach gefestigter Rechtsprechung ein Dienstvertrag gemäß §§ 611 ff. BGB, nicht ein Arbeitsvertrag im Sinne des Arbeitsrechts. Diese Weichenstellung bestimmt den gesamten Rechtsrahmen: Kündigungsschutzgesetz, Betriebsverfassungsgesetz und Entgeltfortzahlungsgesetz finden auf den Fremdgeschäftsführer in der Regel keine Anwendung.
Was bedeutet das konkret? Der Geschäftsführer genießt grundsätzlich keinen Kündigungsschutz nach dem KSchG, auch wenn er seit Jahren für das Unternehmen tätig ist. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Linie in seiner Rechtsprechung stetig bestätigt. In der Mandatspraxis sehen wir jedoch immer wieder Anstellungsverträge, die dem Geschäftsführer faktisch Arbeitnehmerrechte zugestehen – ohne dass die Gesellschafter dies beabsichtigt hätten.
Welche Folge hat eine fehlerhafte Einordnung? Wird der Geschäftsführer trotz des Dienstvertragscharakters wie ein Arbeitnehmer behandelt – etwa durch Integration in die Betriebsorganisation ohne unternehmerische Eigenverantwortung –, kann die Abgrenzung im Streitfall zu Überraschungen führen. Die genaue Einordnung ist daher im Einzelfall anwaltlich zu prüfen.
Gesellschafter-Geschäftsführer, also Personen, die zugleich Gesellschafter der GmbH sind, unterliegen gesonderten Regeln: Bei einer Beteiligung von mehr als 50 Prozent oder beherrschendem Einfluss gilt der Geschäftsführer steuerrechtlich regelmäßig nicht als Arbeitnehmer, was unmittelbare Auswirkungen auf Sozialversicherungspflicht und Gehaltsgestaltung hat.
Welche Kernklauseln muss ein sorgfältig gestalteter Anstellungsvertrag enthalten?
Ein belastbarer Geschäftsführeranstellungsvertrag ist kein Formularwerk – er ist ein individuell verhandeltes Regelungswerk, das die Interessen der Gesellschaft und des Geschäftsführers in Einklang bringt. Aus unserer Beratungserfahrung lassen sich sieben Klauselgruppen identifizieren, die über Erfolg oder Misserfolg einer Amtszeit entscheiden.
Vergütungsregelung und variable Bestandteile. Die Grundvergütung sollte klar definiert sein. Variable Vergütungsbestandteile – Tantieme, Bonus, Zielvereinbarung – müssen nach anerkannten Maßstäben berechnet und auszahlbar sein. Unklare Formulierungen führen zu Auslegungsstreitigkeiten. Für die steuerliche Anerkennung bei Gesellschafter-Geschäftsführern gilt: Die Vergütung muss einem Fremdvergleich standhalten, also dem entsprechen, was ein fremder Dritter für vergleichbare Leistungen erhalten würde.
Laufzeit und Kündigung. Der Vertrag kann auf bestimmte oder unbestimmte Zeit geschlossen werden. Bei befristeten Verträgen ist auf das Zusammenspiel mit dem Bestellungszeitraum nach dem GmbHG zu achten. Die ordentliche Kündigung eines Dienstvertrags richtet sich nach § 621 BGB, sofern keine individuelle Frist vereinbart ist. In der Praxis sind längere vertragliche Kündigungsfristen – häufig sechs bis zwölf Monate – üblich und schützen beide Seiten.
Wettbewerbsverbot. Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot bedarf einer ausdrücklichen vertraglichen Grundlage. Ohne Karenzentschädigungsregelung ist ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot für Geschäftsführer nach herrschender Auffassung unwirksam – anders als beim handelsrechtlichen Handlungsgehilfen, für den das HGB eine gesetzliche Regelung enthält. Die Höhe der Karenzentschädigung, der räumliche und sachliche Geltungsbereich sowie die Dauer von maximal zwei Jahren sind sorgfältig aufeinander abzustimmen.
Haftungsfreistellung und D&O-Versicherung. Der Geschäftsführer haftet der Gesellschaft gegenüber nach § 43 GmbHG persönlich für Pflichtverletzungen bei seiner Geschäftsführung. Eine vertragliche Freistellungsklausel und der Abschluss einer Directors-and-Officers-Versicherung (D&O-Versicherung) sind für jede GmbH ab einer gewissen Größe und Komplexität geboten. Nach unserer Erfahrung wird dieser Punkt im Mittelstand noch immer systematisch unterschätzt.
Urlaubsanspruch, Dienstfahrzeug, Altersversorgung. Diese Nebenleistungen sollten abschließend geregelt sein, da anderenfalls Auslegungsstreitigkeiten entstehen. Für die betriebliche Altersversorgung des Gesellschafter-Geschäftsführers gelten besondere steuerrechtliche Anforderungen an die Erdienbarkeit und Finanzierbarkeit der Versorgungszusage.
Abfindungsregelung. Das Gesetz sieht für den Geschäftsführer keine gesetzliche Abfindung vor. Eine vertragliche Abfindungsklausel – mit klarer Berechnungsformel und Ausschluss bei fristloser Kündigung aus wichtigem Grund – gibt beiden Seiten Planungssicherheit.
Geheimhaltung und Herausgabepflichten. Nach Ende des Anstellungsverhältnisses sind Unterlagen und vertrauliche Informationen zurückzugeben. Eine explizite Regelung vermeidet Streit über den Umfang dieser Pflichten und schützt Geschäftsgeheimnisse nach dem Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG).
Wann ist der Geschäftsführer persönlich haftbar – und was schützt ihn?
Die persönliche Haftung des Geschäftsführers ist das Kernrisiko des Amtes. Nach § 43 Abs. 2 GmbHG haften Geschäftsführer der Gesellschaft gegenüber für jeden Schaden, der durch eine Pflichtverletzung bei der Geschäftsführung entstanden ist. Die Beweislastverteilung ist dabei ungünstig: Die Gesellschaft muss lediglich die Pflichtverletzung und den Schaden darlegen; der Geschäftsführer muss beweisen, dass ihn kein Verschulden trifft.
In der Mandatspraxis sehen wir drei typische Haftungskonstellationen: erstens die Insolvenzverschleppung nach § 15a InsO (Antragspflicht bei Zahlungsunfähigkeit binnen 3 Wochen, bei Überschuldung binnen 6 Wochen), zweitens die Verletzung steuerlicher Abführungspflichten gegenüber dem Finanzamt, und drittens Fehler bei der Durchführung von Gesellschafterbeschlüssen oder im Zusammenhang mit verbotenen Auszahlungen an Gesellschafter nach § 30 GmbHG.
Welchen Schutz bietet der Anstellungsvertrag? Eine gut formulierte Freistellungsklausel verpflichtet die Gesellschaft, den Geschäftsführer von Ansprüchen Dritter freizustellen, soweit er nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat. In Kombination mit einer D&O-Versicherung entsteht ein zweistufiges Schutzkonzept. Wichtig: Die D&O-Police muss auf den Geschäftsführer abgestimmt sein; marktübliche Konzernpolicen schützen den Fremdgeschäftsführer im Mittelstand häufig nicht ausreichend.
Für Gesellschafter-Geschäftsführer, die zugleich am Kapital beteiligt sind, gilt: Ihre Haftungsrisiken sind strukturell nicht geringer als bei Fremdgeschäftsführern. Die gesellschafterliche Einflussnahme schützt nicht vor der persönlichen Verantwortlichkeit nach § 43 GmbHG.
Bestellung und Anstellungsvertrag – das Trennungsprinzip und seine Folgen
Das GmbH-Gesetz unterscheidet strikt zwischen der gesellschaftsrechtlichen Bestellung zum Geschäftsführer und dem schuldrechtlichen Anstellungsvertrag. Dieser Trennungsgrundsatz hat weitreichende Konsequenzen, die in der Praxis immer wieder unterschätzt werden.
Die Bestellung kann nach § 38 GmbHG jederzeit durch die Gesellschafterversammlung widerrufen werden – und zwar ohne wichtigen Grund, sofern im Gesellschaftsvertrag nichts anderes geregelt ist. Der Widerruf der Bestellung berührt den Anstellungsvertrag zunächst nicht. Das bedeutet: Ein abberufener Geschäftsführer hat möglicherweise keinen Zutritt mehr zum Betrieb, keine Zeichnungsbefugnis – bezieht aber weiter seine Vergütung, bis der Anstellungsvertrag wirksam gekündigt ist oder ausläuft.
Dieser „schwebende Zustand" kann für die Gesellschaft teuer werden. Nach unserer Erfahrung in der Beratung von Gesellschaftern und Geschäftsführern lässt sich diese Situation durch eine vertragliche Koppelungsklausel (Gleichlauf von Abberufung und Kündigung) nur bedingt lösen, weil Gerichte solche Klauseln unter Umständen einschränkend auslegen. Die sorgfältige Vertragsgestaltung ist daher die erste Verteidigungslinie.
Für die Neubestellung gilt: Beschluss der Gesellschafterversammlung, notarielle Anmeldung zum Handelsregister nach dem GmbHG, Unterzeichnung des Anstellungsvertrags – alle drei Schritte sollten zeitlich eng aufeinander abgestimmt und dokumentiert sein.
Besonderheiten beim Gesellschafter-Geschäftsführer: Gesellschaftsrecht trifft Steuerrecht
Ist der Geschäftsführer zugleich Gesellschafter, überlagern sich gesellschaftsrechtliche und steuerrechtliche Regelungsebenen auf eine Weise, die besondere Sorgfalt verlangt. Eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) – also eine Zuwendung der GmbH an den Gesellschafter-Geschäftsführer, die ein fremder Dritter in dieser Form nicht erhalten hätte – wird steuerrechtlich nicht als Betriebsausgabe anerkannt und löst beim Gesellschafter Kapitalertragsteuer aus.
Typische vGA-Fallgruppen im Mittelstand: überhöhte Grundvergütung ohne Fremdvergleich, Tantiemen ohne klare Berechnungsgrundlage, rückwirkende Gehaltserhöhungen, unangemessene Firmenwagen-Vereinbarungen und Pensionszusagen, die nicht den Anforderungen an Erdienbarkeit und Finanzierbarkeit entsprechen.
Nach Maßgabe der einschlägigen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs müssen Gehalts- und Nebenleistungsvereinbarungen mit Gesellschafter-Geschäftsführern vor ihrer Umsetzung klar und eindeutig vereinbart sein – eine rückwirkende Anpassung ist in der Regel nicht möglich. Die genauen steuerlichen Grenzwerte sind im Einzelfall durch einen steuerrechtlich versierten Berater zu prüfen.
Wir beraten regelmäßig inhabergeführte Unternehmen, bei denen der Gesellschafter-Geschäftsführer mehrere Rollen gleichzeitig innehat: als Mehrheitsgesellschafter, als operativ Verantwortlicher und als Begünstigter einer Pensionszusage. Die Abstimmung dieser Ebenen – gesellschaftsrechtlich, steuerrechtlich, sozialversicherungsrechtlich – ist eine der anspruchsvollsten Gestaltungsaufgaben im GmbH-Recht.
Aus der Mandatspraxis: In einem aktuellen Mandat beriet die Kanzlei ein mittelständisches Produktionsunternehmen mit rund 120 Mitarbeitern aus der Metallverarbeitungsbranche. Ausgangslage: Der langjährige Fremdgeschäftsführer schied nach einem Gesellschafterstreit aus; sein Anstellungsvertrag enthielt kein nachvertragliches Wettbewerbsverbot und keine Abfindungsregelung. Der abberufene Geschäftsführer gründete unmittelbar danach ein Konkurrenzunternehmen und kontaktierte Schlüsselkunden. Vorgehen: Die Kanzlei prüfte zunächst, ob das fehlende Wettbewerbsverbot durch Unterlassungsansprüche nach dem GeschGehG oder dem UWG kompensiert werden konnte. Parallel wurde die laufende Vergütungspflicht aus dem noch wirksamen Anstellungsvertrag analysiert und eine strukturierte Trennungsvereinbarung verhandelt. Ergebnis: Eine Einigung wurde erzielt, die das Wettbewerbsrisiko begrenzte und den finanziellen Schaden für die Gesellschaft erheblich reduzierte – ohne gerichtliches Verfahren. Die konkrete Ersparnis lässt sich nachträglich nicht beziffern; der Zeitraum bis zur Lösung betrug rund sechs Wochen.
Vertragsgestaltung bei Amtsantritt: Ein strukturierter Fahrplan
Die Praxis zeigt: Die meisten Fehler bei Geschäftsführeranstellungsverträgen entstehen nicht aus Böswilligkeit, sondern aus Zeitdruck. Der Gesellschafterbeschluss ist gefasst, der Kandidat möchte beginnen – und der Vertrag wird unterschrieben, bevor er sorgfältig verhandelt wurde. Das rächt sich spätestens bei der Trennung.
Ein geordneter Ablauf sieht vor: Zunächst wird die gesellschaftsvertragliche Grundlage geprüft – enthält der Gesellschaftsvertrag Regelungen zur Amtszeit, zur Vergütungszuständigkeit oder zu Einschränkungen der Vertretungsbefugnis, die in den Anstellungsvertrag einzupassen sind? Sodann werden die Eckpunkte des Anstellungsvertrags verhandelt und schriftlich fixiert, bevor der Beschluss der Gesellschafterversammlung gefasst wird.
Entscheidungsmatrix für die Vertragsgestaltung: Konstellation Fremdgeschäftsführer ohne Kapitalbeteiligung → Dienstvertrag nach BGB, kein KSchG, Freistellungsklausel und D&O zwingend zu prüfen. Konstellation Gesellschafter-Geschäftsführer mit Mehrheitsbeteiligung → zusätzlich steuerrechtlicher Fremdvergleich, vGA-Prüfung, ggf. Sozialversicherungsprüfung. Konstellation Fremdgeschäftsführer mit Prokura im Vorfeld → Abgrenzung der Rechte aus dem früheren Arbeitsverhältnis gegenüber dem neuen Dienstverhältnis, mögliche Überschneidungen bei Kündigungsschutz und Betriebszugehörigkeit prüfen.
Zeitlich kritisch ist die Anmeldung beim Handelsregister nach Beschlussfassung; die registergerichtliche Prüfung erfordert vollständige Unterlagen. Eine spätere Korrektur des Anstellungsvertrags ist zwar möglich, erzeugt aber steuerrechtlich neue Risiken bei Gesellschafter-Geschäftsführern.
Trennung und Vertragsende: Was gilt, wenn das Amt endet?
Das Ende der Geschäftsführertätigkeit ist der Moment, in dem Vertragslücken am teuersten werden. Endet das Amt durch Abberufung, durch Kündigung des Anstellungsvertrags, durch Ablauf der Befristung oder durch den Tod des Geschäftsführers – in jedem dieser Fälle stellen sich Folgefragen, deren Beantwortung im Wesentlichen vom Inhalt des Anstellungsvertrags abhängt.
Bei der außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund nach § 626 BGB hat die Gesellschaft die Kündigung ohne schuldhaftes Zögern auszusprechen, nachdem sie von den maßgeblichen Umständen Kenntnis erlangt hat. Die Zwei-Wochen-Frist des § 626 Abs. 2 BGB gilt auch für den Geschäftsführeranstellungsvertrag. Versäumt die Gesellschaft diese Frist, kann sie sich nicht mehr auf den betreffenden Grund berufen.
Das nachvertragliche Wettbewerbsverbot tritt nur in Kraft, wenn es im Anstellungsvertrag vereinbart wurde und eine Karenzentschädigung vorgesehen ist. Ohne diese Grundlage hat der ausscheidende Geschäftsführer das Recht, unmittelbar in Wettbewerb zu treten – es sei denn, er verletzt dabei Geschäftsgeheimnisse oder handelt nach dem UWG unlauter.
Die Herausgabe von Unterlagen, digitalen Daten, Zugangsdaten und Firmeneigentum sollte im Anstellungsvertrag ebenso geregelt sein wie die Schlussrechnung über variable Vergütungsbestandteile, Resturlaub und etwaige Auslagenerstattungen. Nach unserer Erfahrung entstehen Folgekonflikte typischerweise weniger über die Hauptvergütung als über diese Nebenposten.
Die vorstehende Darstellung betrifft die Regelfälle. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung von Unterlagen, Fristen und der einschlägigen Rechtsprechung. Wenn Sie einen Geschäftsführeranstellungsvertrag gestalten, prüfen oder im Streitfall durchsetzen möchten, schreiben Sie an info@brandtfalk.com.
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Häufige Fragen zum Geschäftsführeranstellungsvertrag
Was ist der Unterschied zwischen Bestellung und Anstellungsvertrag?
Die Bestellung ist der gesellschaftsrechtliche Akt, durch den die Gesellschafterversammlung eine Person zum Geschäftsführer ernennt; sie begründet die Organstellung nach dem GmbHG. Der Anstellungsvertrag ist das schuldrechtliche Vertragsverhältnis zwischen Geschäftsführer und GmbH nach dem BGB und regelt Vergütung, Pflichten und Rechte. Beide Rechtsverhältnisse sind rechtlich selbstständig: Die Abberufung beendet die Organstellung, lässt aber den Anstellungsvertrag zunächst unberührt. Diese Trennung – der sogenannte Trennungsgrundsatz – hat erhebliche praktische und finanzielle Folgen bei Konflikten.
Hat der Geschäftsführer Anspruch auf Kündigungsschutz nach dem KSchG?
Nein, in der Regel nicht. Der Fremdgeschäftsführer einer GmbH ist Organmitglied und kein Arbeitnehmer im Sinne des KSchG; er genießt daher grundsätzlich keinen Kündigungsschutz nach diesem Gesetz. Die ordentliche Kündigung des Dienstvertrags richtet sich nach den im Vertrag vereinbarten oder nach § 621 BGB geltenden Fristen. Ausnahmen können sich ergeben, wenn der Geschäftsführer faktisch wie ein Arbeitnehmer eingesetzt wird, was im Einzelfall gerichtlich beurteilt werden muss.
Ist ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot für Geschäftsführer ohne Weiteres wirksam?
Nein. Anders als beim kaufmännischen Angestellten gibt es für den Geschäftsführer keine gesetzliche Grundlage für ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot; es bedarf einer ausdrücklichen vertraglichen Vereinbarung. Nach herrschender Auffassung ist ein Wettbewerbsverbot ohne Karenzentschädigung unwirksam. Zudem müssen Dauer, räumlicher und sachlicher Umfang angemessen sein; eine Laufzeit von mehr als zwei Jahren wird regelmäßig als unzulässig bewertet. Die konkrete Ausgestaltung sollte anwaltlich geprüft werden.
Was ist eine verdeckte Gewinnausschüttung und welche Folgen drohen?
Eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) liegt vor, wenn eine GmbH ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer Leistungen gewährt, die ein fremder Dritter nicht erhalten hätte – etwa eine überhöhte Vergütung, rückwirkende Gehaltserhöhungen oder eine unangemessene Pensionszusage. Steuerrechtlich wird die vGA nicht als Betriebsausgabe der GmbH anerkannt und beim Gesellschafter als Kapitalertrag besteuert. Das bedeutet: Doppelbelastung durch Körperschaftsteuer auf Ebene der GmbH und Kapitalertragsteuer beim Gesellschafter. Präventiv wirkt nur eine klare, vorab vereinbarte und einem Fremdvergleich standhaltende Vergütungsregelung.
Welche Pflichten hat der Geschäftsführer bei drohender Insolvenz?
Bei eingetretener Zahlungsunfähigkeit ist der Geschäftsführer nach § 15a InsO verpflichtet, binnen 3 Wochen einen Insolvenzantrag zu stellen. Bei Überschuldung im Sinne des § 19 InsO beträgt die Antragsfrist 6 Wochen. Eine Verletzung dieser Pflichten löst persönliche Haftung des Geschäftsführers für entstandene Gläubigerschäden aus und kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Der Anstellungsvertrag kann keine Befreiung von dieser gesetzlichen Pflicht vorsehen; er kann aber die Informationsflüsse innerhalb des Unternehmens und gegenüber dem Beirat regeln, die eine frühzeitige Erkennung von Krisenzeichen erleichtern.
Kann die Gesellschaft den Anstellungsvertrag einfach kündigen, wenn sie den Geschäftsführer abberuft?
Die Abberufung und die Kündigung des Anstellungsvertrags sind rechtlich getrennte Akte. Eine Abberufung durch Gesellschafterbeschluss beendet nur die Organstellung, nicht automatisch das Vertragsverhältnis. Für die Kündigung des Anstellungsvertrags bedarf es einer gesonderten Erklärung, die den vertraglich oder gesetzlich geltenden Fristen entspricht. Bei außerordentlicher Kündigung aus wichtigem Grund gilt die Ausschlussfrist von zwei Wochen nach § 626 Abs. 2 BGB. Fehlt eine koordinierte Vorgehensweise, bleibt die Gesellschaft vergütungspflichtig, obwohl der Geschäftsführer keine Funktion mehr ausübt.
Die vorstehende Darstellung betrifft die Regelfälle. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung von Unterlagen, Fristen und der einschlägigen Rechtsprechung. Für eine fachliche Einschätzung Ihrer Situation – ob bei Vertragsgestaltung, Abberufung oder nachvertraglichem Wettbewerb – schreiben Sie an info@brandtfalk.com.
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