Ein Mitarbeiter scheidet zum Jahresende aus – und stellt im Trennungsgespräch fest, dass noch drei Wochen Urlaub offen sind. Muss die Geschäftsführung jetzt auszahlen? Oder verfällt der Anspruch? Solche Konstellationen begegnen uns in der Mandatspraxis täglich, und die Antwort ist rechtlich deutlich vielschichtiger, als viele Arbeitsverträge vermuten lassen.
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach § 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche – bei der im Mittelstand üblichen Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Urlaubstagen pro Jahr. Urlaubsansprüche verfallen nicht automatisch zum Jahresende; Arbeitgeber sind nach gefestigter höchstrichterlicher Rechtsprechung verpflichtet, Beschäftigte aktiv und rechtzeitig darauf hinzuweisen, dass Resturlaub zu nehmen ist. Unterlassen sie diesen Hinweis, bleibt der Anspruch über den 31. Dezember hinaus erhalten – und kann bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses als Urlaubsabgeltung beansprucht werden.
Dieser Beitrag analysiert den gesetzlichen Rahmen, die Auswirkungen der europäischen Rechtsentwicklung, die Regeln zur Urlaubsabgeltung sowie die typischen Gestaltungsfragen, die Geschäftsführer im Mittelstand kennen müssen.
Der gesetzliche Mindesturlaub nach dem BUrlG – Grundlage und Systematik
Das Bundesurlaubsgesetz bildet die Mindestregelung, von der arbeitsvertraglich oder tarifvertraglich nur zugunsten der Arbeitnehmer abgewichen werden darf. Jede Unterschreitung des Mindestniveaus ist unwirksam – das gilt auch für betriebliche Übungen oder einseitige Weisungen des Arbeitgebers.
Der Urlaubsanspruch entsteht mit Beginn des Arbeitsverhältnisses. Nach § 4 BUrlG erwirbt der Arbeitnehmer jedoch erst nach einer sechsmonatigen Wartezeit den vollen gesetzlichen Urlaubsanspruch. Tritt er unterjährig ein, wird der Urlaub für den Rest des Jahres anteilig berechnet; scheidet er in der ersten Jahreshälfte aus, hat er Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs je vollem Beschäftigungsmonat.
Arbeitgeber, die im Mittelstand Teilzeitkräfte oder Beschäftigte mit variablen Wochenarbeitstagen einsetzen, stehen vor einer häufig unterschätzten Rechenaufgabe: Der Urlaubsanspruch richtet sich nach der Anzahl der Arbeitstage pro Woche, nicht nach geleisteten Stunden. Eine Drei-Tage-Kraft hat also Anspruch auf 12 Werktage Mindesturlaub pro Jahr (3/5 von 20 Tagen). Rechenfehler hier sind ein klassischer Auslöser von Arbeitsgericht-Verfahren.
Welche Anforderungen stellt das Gesetz an die Urlaubsgewährung im Betrieb? Grundsätzlich ist der Urlaub zusammenhängend zu gewähren (§ 7 Abs. 2 BUrlG), soweit keine dringenden betrieblichen Belange oder berechtigte Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer entgegenstehen. Die Frage, wann betriebliche Erfordernisse tatsächlich überwiegen, ist im Einzelfall zu prüfen.
Verfall von Urlaubsansprüchen – die Hinweispflicht des Arbeitgebers
Urlaubsansprüche aus dem laufenden Kalenderjahr verfallen grundsätzlich am 31. Dezember. Eine Übertragung in das Folgejahr ist nur möglich, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen; in diesem Fall erlöschen die übertragenen Ansprüche spätestens am 31. März des Folgejahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Soweit handelt es sich um bekanntes Recht.
Einschneidend verändert hat sich die Rechtslage durch die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG): Nach gefestigter höchstrichterlicher Rechtsprechung verfällt der Mindesturlaub nur dann, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor konkret und in transparenter Weise darauf hingewiesen hat, dass der Resturlaub bis Jahresende genommen werden muss und andernfalls erlischt. Unterbleibt dieser Hinweis, tritt der Verfall nicht ein. Der Urlaubsanspruch akkumuliert sich in diesem Fall – er kann über mehrere Jahre hinweg anwachsen.
In der Mandatspraxis sehen wir regelmäßig Fälle, in denen Arbeitnehmer beim Ausscheiden Urlaubsansprüche aus zwei, drei oder sogar mehr zurückliegenden Jahren geltend machen – mit erheblichen Abgeltungssummen als Folge. Für inhabergeführte Unternehmen, die keine systematische Urlaubsverwaltung betreiben, ist das ein messbares Bilanzrisiko.
Die Hinweispflicht gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub nach BUrlG. Ob sie sich auch auf vertraglich vereinbarten Mehrurlaub erstreckt, hängt von der konkreten Vertragsgestaltung ab. Enthält der Arbeitsvertrag keine eigenständige Verfallsregelung für den Überurlaub, sollte diese Frage anwaltlich geprüft werden – die Gerichte beurteilen das nicht einheitlich.
Was passiert mit Urlaubsansprüchen bei Krankheit?
Langzeiterkrankte Mitarbeiter sind ein besonders sensibler Fall. Der EuGH hat klargestellt, dass Urlaubsansprüche bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich erhalten bleiben, aber nach Ablauf eines 15-monatigen Übertragungszeitraums verfallen können – auch ohne Hinweis des Arbeitgebers, da der Verfall in diesem Fall nicht auf dem Unterlassen des Hinweises beruht, sondern auf dem Ablauf einer angemessenen Frist.
Konkret bedeutet das: Ein Arbeitnehmer, der über den gesamten Übertragungszeitraum bis zum 31. März des Folgejahres arbeitsunfähig krank ist, verliert seinen Urlaubsanspruch 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres. Diese Grenze folgt aus der Rechtsprechung des BAG in Umsetzung des EuGH-Urteils. Für den Geschäftsführer bedeutet das: Bei langen Erkrankungen ist eine präzise kalendarische Erfassung des Urlaubs unerlässlich, um Abgeltungsansprüche beim Ausscheiden realistisch einschätzen zu können.
Wann genau der 15-monatige Zeitraum beginnt und endet, ist im Einzelfall – insbesondere bei mehrfachen oder unterbrochenen Erkrankungen – anwaltlich zu klären. Eine pauschale Formel ersetzt die Einzelfallprüfung nicht.
Urlaubsabgeltung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses – Anspruch, Berechnung und Risiken
Kann Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, ist er nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten. Das ist zwingend – der Arbeitgeber kann die Abgeltung weder im Arbeitsvertrag noch in einem Aufhebungsvertrag einfach ausschließen, soweit es um den gesetzlichen Mindesturlaub geht. Für tariflichen oder vertraglichen Mehrurlaub kann Abweichendes gelten.
Die Berechnung der Abgeltungshöhe ist in der Praxis häufig streitig. Maßgeblich ist der sogenannte Urlaubsentgelt-Tagessatz: das durchschnittliche Arbeitsentgelt der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn (§ 11 BUrlG). In diesen Durchschnitt fließen alle Vergütungsbestandteile ein, die der Arbeitnehmer im Referenzzeitraum tatsächlich erhalten hat – also auch variable Anteile wie Schichtzulagen, Provisionen oder Überstundenvergütungen. Ausgenommen sind Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld.
Für Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens, die leitende Angestellte mit variablem Vergütungsanteil beschäftigen, kann die korrekte Berechnung des Abgeltungsbetrags erheblich von einer einfachen Division des Monatsgehalts abweichen. In einem aktuellen Mandat beriet die Kanzlei ein produzierendes Unternehmen aus dem Maschinenbau, das beim Ausscheiden eines Senior-Vertriebleiters eine Urlaubsabgeltung für 28 Resttage berechnen musste. Die im Referenzzeitraum angefallenen Provisionen erhöhten den Tagessatz deutlich gegenüber dem Grundgehaltsanteil. Das Unternehmen hatte zunächst nur das Grundgehalt zugrunde gelegt; nach anwaltlicher Überprüfung ergab sich eine Nachzahlungspflicht, die ohne Streit geregelt werden konnte.
Praxisbeispiel (anonymisiert): In einem aktuellen Mandat beriet die Kanzlei einen mittelständischen Handelskonzern (Jahresumsatz im dreistelligen Millionenbereich) mit rund 200 Beschäftigten. Mehrere langjährige Mitarbeiter schieden im Rahmen einer Restrukturierung aus; bei der Erstellung der Abwicklungsbilanzen fiel auf, dass für keinen der Beschäftigten schriftliche Jahresnachweise über erteilte Hinweise auf Resturlaubsansprüche existierten. Ausgangslage: Die offenen Urlaubssalden beliefen sich auf 15 bis 35 Arbeitstage je Arbeitnehmer; einige konnten glaubhaft machen, dass Vorgesetzte die Urlaubsnahme jahrelang faktisch verhindert hatten. Vorgehen: Die Kanzlei prüfte zunächst, für welche Mitarbeiter ein wirksamer Hinweis nachweisbar war, und sortierte die Fälle in zwei Gruppen. Für die Gruppe ohne nachweisbaren Hinweis wurden die nicht verfallenen Ansprüche berechnet und im Aufhebungsvertrag geregelt. Ergebnis: Für den Mandanten entstand Planungssicherheit; mehrere potenzielle Arbeitsgericht-Verfahren wurden vermieden.
Welche Gestaltungsoptionen hat der Arbeitgeber beim Urlaubsrecht?
Ist das gesetzliche Mindestniveau nicht unterschreitbar, bietet das Urlaubsrecht dennoch erheblichen Gestaltungsspielraum – vornehmlich durch vertragliche Regelungen zum übergesetzlichen Mehrurlaub und durch systematisches Urlaubsmanagement.
Arbeitsverträge sollten einen eigenständigen Verfallstatbestand für den vertraglich vereinbarten Mehrurlaub enthalten, der von der gesetzlichen Regelung getrennt formuliert ist. Gerichte prüfen, ob eine Klausel den Mindesturlaub erfasst oder nur den Überurlaub. Eine unsauber formulierte Verfallsklausel, die pauschal „den gesamten Urlaub" erfasst, kann als unwirksam eingestuft werden – mit der Folge, dass der Verfall auch für den Mehrurlaub nicht eintritt. Das ist vermeidbar.
Nach unserer Erfahrung sind folgende Gestaltungselemente besonders wirksam: erstens eine klare Trennung von Mindesturlaub und Mehrurlaub im Vertragstext; zweitens eine dokumentierte Hinweispflicht (idealerweise durch ein jährliches Hinweisschreiben im Oktober/November, das Inhalt und Datum belegen kann); drittens eine tarifvertragliche oder betriebsvereinbarungsrechtliche Regelung, wenn das Unternehmen tarifgebunden ist oder einen Betriebsrat hat.
Gibt es einen Betriebsrat, hat dieser bei der Urlaubsplanung und bei der Urlaubsgrundsätzen gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Dieses ist bei der Gestaltung von Urlaubsrichtlinien zu berücksichtigen; eigenmächtige Regelungen ohne Beteiligung des Betriebsrats können unwirksam sein.
Urlaubsrecht im Aufhebungsvertrag und bei der Kündigung
Bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen – ob durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Befristungsablauf – ist eine klare Behandlung offener Urlaubsansprüche essenziell. Im Aufhebungsvertrag sollte ausdrücklich geregelt werden, ob der Arbeitnehmer seinen Resturlaub bis zum Beendigungszeitpunkt nimmt oder ob er abgegolten wird.
Eine Freistellung von der Arbeit unter Anrechnung von Urlaubsansprüchen ist zulässig, unterliegt aber Formanforderungen. Die Freistellungserklärung muss ausdrücklich und unwiderruflich sein; eine widerrufliche Freistellung erfüllt den Urlaubsanspruch nicht. Dieser Fehler findet sich in der Praxis erschreckend häufig, insbesondere in formularmäßigen Aufhebungsverträgen ohne anwaltliche Beratung.
Wird ein Arbeitnehmer mit sofortiger Wirkung freigestellt und hat er noch erhebliche Urlaubstage, ist zu prüfen: Reicht die verbleibende Vertragslaufzeit aus, um den Urlaub während der Freistellung zu gewähren? Ist dies nicht möglich, entsteht ein Abgeltungsanspruch. Dieser kann bei langen Kündigungsfristen und kumulierten Urlaubsansprüchen mehrere Monatsgehälter betragen.
Welche Folgen drohen, wenn eine mangelhafte Aufhebungsvereinbarung nicht korrekt auf Urlaubsansprüche eingeht? Der Arbeitnehmer kann nach dem Ausscheiden Urlaubsabgeltungsklage vor dem Arbeitsgericht erheben. Solche Klagen sind in der Regel schlüssig, wenn der Arbeitnehmer die nicht gewährten Urlaubstage und das Beschäftigungsverhältnis belegen kann – der Arbeitgeber ist dann beweisbelastet für Erfüllung oder Verfall.
Urlaubsrecht für Geschäftsführer – Besonderheiten
Der Vollständigkeit halber sei auf eine Frage eingegangen, die in der Praxis häufig übersehen wird: Welches Urlaubsrecht gilt für den GmbH-Geschäftsführer selbst? Fremdgeschäftsführer – also solche ohne Gesellschafterstellung oder mit nur geringer Beteiligung – sind nach gefestigter Rechtsprechung regelmäßig keine Arbeitnehmer im Sinne des Arbeitsrechts. Das BUrlG findet auf sie grundsätzlich keine Anwendung.
Für den Fremdgeschäftsführer richten sich Urlaubsansprüche ausschließlich nach dem Anstellungsvertrag. Fehlt dort eine Regelung, ist der Anspruch unsicher; die allgemeinen schuldrechtlichen Grundsätze bieten keinen gleichwertigen Schutz. Das ist ein klassischer Fehler beim Abschluss von Geschäftsführer-Anstellungsverträgen: Urlaubsregelungen werden vergessen oder unzureichend präzisiert. Beim Ausscheiden – insbesondere bei streitigem Ausscheiden – entsteht dann Konfliktpotenzial über offen gebliebene Abgeltungsansprüche.
Gesellschafter-Geschäftsführer mit maßgeblicher Beteiligung sind in der Regel noch klarer außerhalb des Arbeitsrechts einzuordnen. Auch hier gilt: ohne Vertrag kein sicherer Anspruch. Nach unserer Erfahrung ist die Regelung des Urlaubs im Geschäftsführer-Anstellungsvertrag ein Punkt, der in vielen mittelständischen Unternehmen vernachlässigt wird – mit Konsequenzen, die erst beim Ausscheiden sichtbar werden.
Typische Fehler und arbeitsgerichtliche Praxis
Vor dem Arbeitsgericht sind Urlaubsabgeltungsklagen ein Standardfall. Sie gelten als relativ schlüssig zu begründen, sobald der Kläger Beschäftigungsdauer, vereinbarten Urlaubsanspruch und Fehlbestand an gewährten Urlaubstagen darlegen kann. Die Beweislast für Urlaubserteilung und für einen wirksamen Verfall liegt beim Arbeitgeber.
Typische Fehler auf Arbeitgeberseite, die in der Mandatspraxis regelmäßig begegnen:
- Fehlende oder unvollständige Urlaubsdokumentation – kein schriftlicher Nachweis über gewährten und genommenen Urlaub.
- Hinweisschreiben zum Resturlaub werden zwar versandt, aber nicht archiviert – kein Nachweis für den Verfall.
- Aufhebungsverträge ohne ausdrückliche Erfüllungs- oder Abgeltungsklausel für offene Urlaubsansprüche.
- Freistellungserklärungen, die widerruflich formuliert sind und den Urlaub daher nicht wirksam erfüllen.
- Fehlerhafte Berechnung des Abgeltungstagessatzes, weil variable Vergütungsbestandteile nicht einbezogen werden.
- Pauschale Verfallsklauseln im Arbeitsvertrag, die Mindesturlaub und Mehrurlaub nicht trennen.
Die arbeitsgerichtliche Praxis zeigt, dass viele dieser Fälle vermeidbar wären. Die Drei-Wochen-Frist für die Kündigungsschutzklage nach § 4 KSchG ist nicht unmittelbar urlaubsrechtlich relevant, aber sie illustriert, wie kurze Fristen im Arbeitsrecht häufig unterschätzt werden. Urlaubsabgeltungsansprüche unterliegen der regulären Verjährung von drei Jahren nach § 195 BGB, die am Ende des Entstehungsjahres beginnt – kumulierte Ansprüche aus mehreren Jahren können also auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch geltend gemacht werden.
Die vorstehende Darstellung betrifft die Regelfälle des Urlaubsrechts und der Urlaubsabgeltung. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung Ihrer Arbeitsverträge, der vorhandenen Urlaubsdokumentation sowie der einschlägigen Rechtsprechung. Für eine erste Durchsicht Ihrer Unterlagen erreichen Sie uns unter info@brandtfalk.com.
Entscheidungsmatrix: Urlaubsabgeltung im Überblick
Die folgende Orientierung fasst die häufigsten Konstellationen zusammen:
- Konstellation A – Arbeitnehmer scheidet aus, Resturlaub vorhanden, kein Hinweis erteilt: Resturlaub nicht verfallen → Abgeltungsanspruch nach § 7 Abs. 4 BUrlG auf Basis 13-Wochen-Durchschnitt. Empfehlung: Sofort Nachweise prüfen, Abgeltungssumme berechnen, im Auseinandersetzungsvertrag regeln.
- Konstellation B – Arbeitnehmer langzeitkrank, scheidet nach mehr als 15 Monaten Erkrankung aus: Urlaubsansprüche, die älter als 15 Monate sind, regelmäßig verfallen. Empfehlung: Zeitachse genau prüfen; für aktuelle Urlaubsjahre bleibt Abgeltungsanspruch bestehen.
- Konstellation C – Aufhebungsvertrag mit unwiderruflicher Freistellung: Urlaubsansprüche können während der Freistellung gewährt werden, wenn die Freistellungserklärung klar und unwiderruflich ist. Empfehlung: Vertragsformulierung anwaltlich prüfen lassen.
- Konstellation D – Fremdgeschäftsführer scheidet aus, kein Urlaubsanspruch im Anstellungsvertrag: Kein gesetzlicher Mindesturlaubsanspruch; Abgeltungsanspruch hängt von vertraglicher Grundlage ab. Empfehlung: Anstellungsvertrag sofort auf Regelungslücken prüfen.
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Häufige Fragen zum Urlaubsrecht und zur Urlaubsabgeltung
Wie viele Urlaubstage stehen Arbeitnehmern gesetzlich zu?
Nach § 3 BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche. Bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen pro Jahr. Tarifvertragliche oder vertragliche Regelungen können diesen Anspruch erhöhen, nicht aber unterschreiten. Teilzeitbeschäftigte haben anteilig Anspruch, berechnet nach der Anzahl ihrer wöchentlichen Arbeitstage.
Verfällt Urlaub automatisch zum Jahresende?
Nein, nicht automatisch. Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor ausdrücklich und rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Unterbleibt dieser Hinweis, bleibt der Urlaubsanspruch erhalten. Dies folgt aus der gefestigten Rechtsprechung des BAG in Umsetzung europarechtlicher Vorgaben und ist für die Praxis von erheblicher Bedeutung.
Muss Resturlaub beim Ausscheiden ausgezahlt werden?
Ja. Kann der Resturlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr in Natur gewährt werden, ist er nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten. Grundlage ist der Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen. Der Abgeltungsanspruch umfasst alle noch nicht gewährten und nicht verfallenen Urlaubstage – einschließlich etwaiger kumulierter Ansprüche aus Vorjahren, wenn kein wirksamer Hinweis erteilt wurde.
Was gilt beim Urlaub im Krankheitsfall?
Urlaubsansprüche bleiben während einer Erkrankung grundsätzlich erhalten. Nach gefestigter höchstrichterlicher Rechtsprechung verfallen sie jedoch 15 Monate nach Ablauf des betreffenden Urlaubsjahres, wenn der Arbeitnehmer in diesem Zeitraum durchgängig arbeitsunfähig war. Diese Frist gilt unabhängig von einer arbeitgeberseitigen Hinweispflicht, da diese bei dauerhafter Erkrankung ins Leere geht.
Gilt das BUrlG auch für GmbH-Geschäftsführer?
Für Fremdgeschäftsführer ohne oder mit nur geringer Beteiligung gilt das BUrlG in der Regel nicht, da diese regelmäßig keine Arbeitnehmer im arbeitsrechtlichen Sinne sind. Urlaubsansprüche richten sich dann ausschließlich nach dem Anstellungsvertrag. Enthält dieser keine Regelung, besteht Rechtsunsicherheit. Geschäftsführer-Anstellungsverträge sollten daher ausdrückliche Urlaubsklauseln enthalten.
Wie wird der Urlaubsabgeltungsbetrag berechnet?
Maßgeblich ist das durchschnittliche Arbeitsentgelt der letzten 13 Wochen vor dem Ausscheiden (§ 11 BUrlG). In den Durchschnitt fließen alle regelmäßigen Vergütungsbestandteile ein – also auch Provisionen, Zulagen und Überstundenvergütungen. Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld bleiben außen vor. Eine fehlerhafte Berechnung, die nur das Grundgehalt berücksichtigt, ist ein häufiger Streitpunkt vor dem Arbeitsgericht.
Kann Urlaub im Aufhebungsvertrag ausgeschlossen werden?
Der gesetzliche Mindesturlaub nach BUrlG kann nicht abbedungen werden – weder im Arbeitsvertrag noch im Aufhebungsvertrag. Ein vollständiger Ausschluss von Urlaubsabgeltungsansprüchen ist für den gesetzlichen Mindesturlaub unwirksam. Für vertraglich vereinbarten Mehrurlaub kann im Aufhebungsvertrag eine abweichende Regelung getroffen werden, sofern sie hinreichend klar zwischen Mindest- und Überurlaub unterscheidet.
Was passiert, wenn eine Freistellungsklausel im Aufhebungsvertrag fehlerhaft ist?
Eine widerrufliche Freistellung erfüllt den Urlaubsanspruch nicht. Der Anspruch auf Urlaubsabgeltung bleibt in diesem Fall bestehen und kann nach dem Ausscheiden vor dem Arbeitsgericht geltend gemacht werden. Die Verjährungsfrist für Urlaubsabgeltungsansprüche beträgt nach den allgemeinen Regeln des BGB regulär drei Jahre. Aufhebungsverträge sollten daher stets eine ausdrückliche und unwiderrufliche Freistellungserklärung sowie eine abschließende Urlaubsregelung enthalten.
Die vorstehende Darstellung betrifft die Regelfälle des Urlaubsrechts und der Urlaubsabgeltung. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung Ihrer Arbeitsverträge, Ihrer Urlaubsdokumentation und der einschlägigen Rechtsprechung. Für eine erste Durchsicht Ihrer Unterlagen erreichen Sie uns unter info@brandtfalk.com.
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