Ein Geschäftsführer eines mittelständischen Produktionsunternehmens erfährt in einem Gespräch mit dem Betriebsrat, dass Mitarbeiter regelmäßig Überstunden leisten – ohne dass die Kanzlei oder er selbst wüsste, wie diese dokumentiert sind. Die Frage, ob er damit bereits gegen geltendes Recht verstößt, ist keine akademische Überlegung: Sie ist heute eine unternehmerische Risikofrage mit erheblicher Haftungsrelevanz.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland bereits jetzt. Sie ergibt sich aus der gefestigten Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts und des Europäischen Gerichtshofs sowie aus den allgemeinen Schutzpflichten des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Geschäftsführer im Mittelstand, die keine geeigneten Systeme zur Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vorhalten, handeln auf einem rechtlich unsicheren Terrain – mit unmittelbaren Konsequenzen für Haftung, Beweislast und Betriebsfrieden.
Dieser Beitrag ordnet die aktuelle Rechtslage ein, erläutert die praktischen Konsequenzen für Geschäftsführer und zeigt auf, welche konkreten Schritte jetzt sinnvoll sind.
Was hat das Bundesarbeitsgericht zur Arbeitszeiterfassung entschieden?
Die Ausgangslage ist eindeutiger, als die öffentliche Debatte vermuten lässt. Das Bundesarbeitsgericht hat in einem grundlegenden Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet sind, ein System einzuführen und anzuwenden, mit dem die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden kann. Das Gericht stützte sich dabei explizit auf die Auslegung der Richtlinie 89/391/EWG im Licht der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019 (Rs. C-55/18 – CCOO/Deutsche Bank), die ihrerseits eine effektive, objektive und zugängliche Zeiterfassung verlangt.
Bemerkenswert an dieser Entscheidung ist, dass das BAG die Pflicht nicht erst vom Gesetzgeber ableitet, sondern unmittelbar aus bestehendem Recht. Es handelt sich also nicht um eine Ankündigung künftiger Pflichten, sondern um die Feststellung einer heute bereits geltenden Rechtslage. Wer darauf wartet, dass ein spezifisches Arbeitszeiterfassungsgesetz in Kraft tritt, bevor er handelt, unterschätzt das gegenwärtige rechtliche Risiko erheblich.
In der Mandatspraxis sehen wir, dass viele Geschäftsführer diese Weichenstellung noch nicht vollständig in ihre Compliance-Strukturen übertragen haben. Die Diskrepanz zwischen rechtlicher Verpflichtung und betrieblicher Realität ist gerade im Mittelstand häufig ausgeprägt.
Welchen Rechtsrahmen setzt das Arbeitszeitgesetz heute?
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bildet den zentralen Regelungsrahmen für Arbeitszeitschutz in Deutschland. Es begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf regelmäßig acht Stunden und erlaubt Verlängerungen auf bis zu zehn Stunden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. Diese Ausgleichspflicht lässt sich nur dann verlässlich nachweisen, wenn tatsächlich Aufzeichnungen vorhanden sind.
§ 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet Arbeitgeber darüber hinaus ausdrücklich, die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Diese spezifische Aufzeichnungspflicht für Mehrarbeit ist geltendes Recht und war es auch schon vor dem BAG-Beschluss von 2022. Das Urteil hat die allgemeine Erfassungspflicht jedoch deutlich ausgeweitet: Nicht mehr nur die Überstunden, sondern grundsätzlich die gesamte Arbeitszeit muss erfassbar sein.
Für inhabergeführte Unternehmen bedeutet das: Vertrauensarbeitszeit ohne jegliche Aufzeichnung ist in dieser Form rechtlich nicht mehr haltbar. Das schließt flexible Modelle keineswegs aus – wohl aber das vollständige Verzichten auf dokumentierte Zeiterfassung. Die genaue Ausgestaltung des Systems ist im Einzelfall zu prüfen; gesetzlich vorgeschrieben ist nach aktueller Rechtslage kein bestimmtes technisches Verfahren.
Ist ein spezifisches Arbeitszeiterfassungsgesetz bereits in Kraft?
Nein. Ein eigenständiges, spezifisches Gesetz zur elektronischen Arbeitszeiterfassung, das über die bereits bestehenden Pflichten hinausgeht, ist Stand Juni 2026 noch nicht in Kraft getreten. Es liegt lediglich ein Referentenentwurf vor, der unter anderem gestufte Übergangsfristen, eine Ausnahme für Kleinstbetriebe mit weniger als zehn Beschäftigten und die Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung vorsieht. Dieser Entwurf hat noch keine Gesetzeskraft erlangt und kann daher nicht als verbindliche Grundlage herangezogen werden.
Dieser Umstand entlastet Arbeitgeber allerdings nicht. Die bereits bestehenden Pflichten aus § 3 ArbSchG und § 16 ArbZG – in der Auslegung des BAG und des EuGH – gelten unabhängig davon, ob ein spezifisches Gesetz existiert. Was der Referentenentwurf im Wesentlichen konkretisieren würde, ist die Form der Erfassung und die genauen Anforderungen an Aufbewahrung und System. Die grundlegende Pflicht besteht jedoch bereits.
Für Geschäftsführer bedeutet das eine doppelte Aufmerksamkeit: Sie müssen heute die bestehenden Anforderungen erfüllen und zugleich beobachten, ob und wann das spezifische Gesetz verabschiedet wird, da dieses – sobald in Kraft – zusätzliche Anforderungen mit sich bringen wird. Nach unserer Erfahrung ist es ratsam, die eigene Erfassungslösung so zu gestalten, dass sie auch absehbare gesetzliche Anforderungen vorwegnimmt, anstatt zweimal umstrukturieren zu müssen.
Welche Konsequenzen drohen Geschäftsführern, die keine Zeiterfassung vorhalten?
Die Rechtsfolgen einer fehlenden oder unzureichenden Arbeitszeiterfassung sind vielschichtig und betreffen verschiedene Ebenen des unternehmerischen Risikos. Zunächst die Beweislast: Macht ein Arbeitnehmer Überstundenvergütung geltend, obliegt es grundsätzlich dem Arbeitgeber, den Nachweis zu führen, dass die behaupteten Stunden nicht geleistet wurden. Ohne Aufzeichnungen ist dieser Nachweis kaum zu führen.
Hinzu tritt das Risiko behördlicher Kontrolle. Die zuständigen Behörden – in erster Linie die staatlichen Arbeitsschutzbehörden der Länder – können bei Verstößen gegen das ArbZG Bußgelder verhängen. Ordnungswidrigkeiten nach § 22 ArbZG können mit Bußgeldern bis zu 15.000 Euro, in besonders schweren Fällen mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden. In der Praxis kommt es zu behördlichen Überprüfungen insbesondere dann, wenn ein Arbeitnehmer Anzeige erstattet oder eine Betriebsprüfung durch den Zoll stattfindet.
Darüber hinaus kann das Fehlen eines Erfassungssystems bei betrieblichen Konflikten, insbesondere in Unternehmen mit Betriebsrat, dazu führen, dass der Betriebsrat ein Initiativrecht zur Einführung eines Systems geltend macht. Die Weigerung, ein Zeiterfassungssystem einzuführen, kann Gegenstand eines Einigungsstellenverfahrens werden – mit entsprechenden Kostenfolgen und Zeitverlusten für das Unternehmen.
Für Geschäftsführer persönlich entsteht ein Haftungsrisiko, wenn nachgewiesen werden kann, dass sie die Einführung eines geeigneten Systems schuldhaft unterlassen haben. In inhabergeführten Unternehmen, in denen der Geschäftsführer gleichzeitig Gesellschafter ist, trifft dieses Risiko unmittelbar den Eigentümer.
Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit, Schichtbetrieb – wie gelten die Pflichten branchenübergreifend?
Eine häufige Frage in der Beratung lautet: Gelten die Erfassungspflichten auch für Beschäftigte im Homeoffice oder in Modellen mit Vertrauensarbeitszeit? Die Antwort der höchstrichterlichen Rechtsprechung ist klar: Die Pflicht knüpft nicht an den Arbeitsort, sondern an das Arbeitsverhältnis. Sie gilt damit grundsätzlich für alle Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob sie im Betrieb, im Homeoffice oder an wechselnden Orten tätig sind.
Vertrauensarbeitszeit als Arbeitszeitmodell bleibt zulässig. Sie besagt, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Zeiteinteilung verzichtet – nicht aber darauf, dass Arbeitszeiten erfasst werden. Hier liegt ein verbreitetes Missverständnis: Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassungspflicht schließen sich nicht aus. Das Modell muss lediglich so gestaltet werden, dass gleichwohl eine Aufzeichnung stattfindet, zum Beispiel durch Selbstaufzeichnung der Arbeitnehmer.
Im Schichtbetrieb und in der Logistik sind die Anforderungen häufig ohnehin technisch umgesetzt – dort ist die Herausforderung eher die lückenlose Dokumentation von Ruhepausen und die korrekte Berechnung von Ausgleichszeiträumen. Für Unternehmen mit gemischten Belegschaften – teilweise Präsenz, teilweise remote – empfiehlt sich eine einheitliche Lösung, die alle Beschäftigtengruppen erfasst und nachvollziehbar dokumentiert.
Nach unserer Erfahrung in der Mandatspraxis entstehen Konflikte besonders dann, wenn für verschiedene Beschäftigtengruppen unterschiedliche Systeme verwendet werden und diese nicht miteinander kompatibel sind. Eine konsolidierte Lösung mit klarer Dokumentationsstruktur schützt das Unternehmen nachhaltig besser als eine Vielzahl nebeneinander existierender Insellösungen.
Welche Systeme sind rechtlich anerkannt, und was muss bei der Einführung beachtet werden?
Das geltende Recht schreibt nach aktuellem Stand keine bestimmte technische Form der Arbeitszeiterfassung vor. Anerkannt sind elektronische Zeiterfassungssysteme, digitale Stempeluhren, App-basierte Lösungen ebenso wie – unter engen Voraussetzungen – papierbasierte Aufzeichnungen. Entscheidend ist, dass das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist, wie es der EuGH formuliert hat.
Bei der Einführung eines Systems sind in mitbestimmten Unternehmen die Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) unterliegt die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt oder geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern zu überwachen, der zwingenden Mitbestimmung. Eine ohne Betriebsrat eingeführte Zeiterfassungslösung kann daher anfechtbar sein und Konflikte auslösen.
Darüber hinaus ist das Datenschutzrecht zu beachten. Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Die Verarbeitung dieser Daten bedarf einer Rechtsgrundlage – in der Regel die Erfüllung des Arbeitsvertrags und der gesetzlichen Pflichten –, und es sind die Betroffenenrechte nach Art. 15 ff. DSGVO zu berücksichtigen. Bei Datenschutzverstößen drohen nach Art. 83 DSGVO Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes.
Welche technische Lösung für ein konkretes Unternehmen geeignet ist, hängt von der Betriebsgröße, der Struktur der Belegschaft, dem Vorhandensein eines Betriebsrats und den branchenspezifischen Anforderungen ab. Die genaue Ausgestaltung ist im Einzelfall anwaltlich zu prüfen.
Aus der Mandatspraxis
In einem aktuellen Mandat beriet die Kanzlei ein inhabergeführtes Dienstleistungsunternehmen aus der Beratungsbranche mit rund 80 Beschäftigten. Ausgangslage: Das Unternehmen arbeitete mit einem Vertrauensarbeitszeitmodell ohne jegliche Zeitaufzeichnung. Nach einem Betriebsratswechsel erhob der neue Betriebsrat das Thema Arbeitszeiterfassung und verlangte die Einführung eines Systems unter Verweis auf die BAG-Rechtsprechung. Das Unternehmen war verunsichert, da es keine Budgets eingeplant hatte. Vorgehen: Gemeinsam mit dem Unternehmen wurde zunächst der tatsächliche Handlungsbedarf rechtlich bewertet, dann ein pragmatischer Einführungsfahrplan entwickelt, der die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats einbezog und eine datenschutzkonforme App-Lösung als Grundlage vorsah. Eine Betriebsvereinbarung regelte Anwendungsbereich, Zugriffsrechte und Löschfristen. Ergebnis: Das System konnte ohne Rechtsstreit eingeführt werden; der Betriebsrat trug die Lösung mit. Die Anforderungen aus der BAG-Rechtsprechung wurden damit für alle Beschäftigtengruppen erfüllt – einschließlich der im Homeoffice tätigen Mitarbeiter.
Praxisleitfaden: Was sollten Geschäftsführer jetzt konkret tun?
Angesichts der geltenden Rechtslage sind folgende Prüfungs- und Handlungsschritte für Geschäftsführer im Mittelstand angezeigt:
Zunächst die Bestandsaufnahme: Verfügt das Unternehmen über ein System zur Aufzeichnung der Arbeitszeit? Falls ja – deckt es alle Beschäftigtengruppen ab, einschließlich Homeoffice und Außendienst? Werden die Aufzeichnungen entsprechend den gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt? Gibt es einen Betriebsrat, und wurde dieser bei der Einführung des Systems beteiligt?
Wenn eines dieser Elemente fehlt oder unklar ist, sollte der Handlungsbedarf strukturiert bewertet werden – idealerweise mit anwaltlicher Unterstützung, die sowohl arbeitsrechtliche als auch datenschutzrechtliche Aspekte abdeckt. Eine Prioritätenfolge ergibt sich aus dem Risikoprofil: Unternehmen mit laufenden oder absehbaren Auseinandersetzungen mit dem Betriebsrat haben dringlicheren Handlungsbedarf als Unternehmen ohne Betriebsrat und stabiler Belegschaft.
Sodann die Systemauswahl und Einführung: Die Wahl des Systems sollte zur Betriebsstruktur passen. Unternehmen mit überwiegend bürobasierter Tätigkeit kommen mit einer App-Lösung oder einem webbasierten Erfassungstool regelmäßig gut zurecht. Schichtbetriebe benötigen häufig hardwaregestützte Lösungen. Wichtig ist die Einbeziehung des Betriebsrats von Beginn an, um Anfechtungsrisiken zu vermeiden.
Schließlich die rechtliche Dokumentation: Eine Betriebsvereinbarung oder – in Unternehmen ohne Betriebsrat – klare arbeitsvertragliche Regelungen sollten die Eckpunkte der Zeiterfassung festlegen. Dazu gehören der Anwendungsbereich, Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechte und Datenschutz. Denken Sie auch daran, dass das spezifische Arbeitszeiterfassungsgesetz, sobald es in Kraft tritt, möglicherweise Anpassungsbedarf auslösen wird.
Die vorstehende Darstellung betrifft die Regelfälle der Arbeitszeiterfassungspflicht nach aktuellem Rechtsstand. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung Ihrer betrieblichen Struktur, bestehender Vereinbarungen und der einschlägigen Rechtsprechung. Zur Klärung, welcher Handlungsbedarf in Ihrem Unternehmen besteht und wie eine rechtskonforme Lösung aussehen kann, wenden Sie sich an info@brandtfalk.com.
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Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung und gesetzlichen Pflichten
Gilt die Arbeitszeiterfassungspflicht bereits, oder muss ich auf ein neues Gesetz warten?
Die Pflicht gilt bereits heute. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 klargestellt, dass Arbeitgeber aus § 3 ArbSchG verpflichtet sind, ein System zur vollständigen Arbeitszeiterfassung zu betreiben. Diese Pflicht ist unabhängig davon, ob ein spezifisches Arbeitszeiterfassungsgesetz in Kraft tritt. Ein entsprechender Referentenentwurf liegt vor, hat aber Stand Juni 2026 noch keine Gesetzeskraft erlangt.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch zulässig?
Ja, Vertrauensarbeitszeit bleibt als Modell zulässig. Allerdings bedeutet sie nicht, dass auf eine Zeiterfassung vollständig verzichtet werden kann. Die Dokumentation der Arbeitszeiten ist auch bei Vertrauensarbeitszeit rechtlich geboten, zum Beispiel durch Selbstaufzeichnung der Beschäftigten. Das Modell regelt die Zeiteinteilung, nicht den Verzicht auf Dokumentation.
Welche Aufzeichnungspflichten gelten nach dem Arbeitszeitgesetz konkret?
§ 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet Arbeitgeber ausdrücklich, die über acht Stunden hinausgehende tägliche Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Darüber hinaus ergibt sich aus der BAG-Rechtsprechung in Verbindung mit § 3 ArbSchG eine weitergehende Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit. Die genauen Anforderungen sind im Einzelfall anwaltlich zu bewerten.
Was riskiert ein Geschäftsführer, der keine Zeiterfassung einführt?
Das Risiko ist mehrdimensional: Bußgelder nach dem ArbZG, eine ungünstige Beweisposition bei Überstundenklagen, Konflikte mit dem Betriebsrat und mögliche persönliche Haftung bei schuldhaftem Unterlassen. Behördliche Kontrollen und Meldungen durch Arbeitnehmer sind realistische Auslöser für Überprüfungen. Der konkrete Schaden hängt vom Einzelfall ab; die Risiken sind jedoch nicht zu unterschätzen.
Muss der Betriebsrat bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems beteiligt werden?
In mitbestimmten Unternehmen ja. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegt die Einführung technischer Systeme, die zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung geeignet sind, der erzwingbaren Mitbestimmung. Eine Einführung ohne Beteiligung des Betriebsrats kann anfechtbar sein und Konflikte auslösen. Eine Betriebsvereinbarung empfiehlt sich als Grundlage für eine rechtssichere Einführung.
Die vorstehende Darstellung gibt einen Überblick über die geltende Rechtslage zur Arbeitszeiterfassung. Ihr konkreter Handlungsbedarf hängt von der Betriebsstruktur, dem Vorhandensein eines Betriebsrats und den bestehenden Vereinbarungen in Ihrem Unternehmen ab. Für eine erste Durchsicht Ihrer Unterlagen und eine Einschätzung des Handlungsbedarfs erreichen Sie uns unter info@brandtfalk.com.
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Er ersetzt nicht die anwaltliche Prüfung Ihres konkreten Sachverhalts. Für eine auf Ihre Situation zugeschnittene Beratung wenden Sie sich an info@brandtfalk.com.
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