Ein mittelständisches Produktionsunternehmen erhält Post vom Arbeitsgericht: Ein ehemaliger Mitarbeiter klagt auf Überstundenvergütung für drei Jahre. Die Geschäftsführung sucht nach Zeiterfassungsunterlagen – und findet keine. Dieses Szenario wiederholt sich in der Mandatspraxis mit wachsender Häufigkeit, seit das Bundesarbeitsgericht im September 2022 die Verpflichtung zur systematischen Arbeitszeiterfassung unmittelbar aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet hat.
Arbeitgeber in Deutschland sind bereits heute verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten vollständig zu erfassen. Diese Pflicht ergibt sich unmittelbar aus § 3 ArbSchG in der Auslegung durch das Bundesarbeitsgericht (Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21) sowie aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Ein spezifisches Gesetz zur elektronischen Erfassung befindet sich weiterhin lediglich im Referentenentwurfsstadium und ist Stand Juni 2026 nicht in Kraft. Für Geschäftsführer im Mittelstand bedeutet das: Die Handlungspflicht besteht jetzt – unabhängig vom legislativen Fortgang.
Dieser Beitrag beleuchtet die Rechtsgrundlagen, die Risiken für Unternehmen und Geschäftsführer sowie die Gestaltungsoptionen bei der Einführung systemischer Zeiterfassung – einschließlich der Frage, wann eine betriebliche Mitbestimmung zwingend wird.
Welche Rechtsgrundlagen begründen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Die Antwort auf diese Frage ist zweistufig: Der arbeitsschutzrechtliche Rahmen und das Arbeitszeitgesetz greifen ineinandergreifend, ohne sich zu decken.
Das Arbeitszeitgesetz selbst enthält bislang keine explizite, allgemeine Pflicht zur lückenlosen Erfassung der täglichen Gesamtarbeitszeit. Explizite Aufzeichnungspflichten nach ArbZG bestehen nach § 16 Abs. 2 ArbZG nur für Überstunden und für die Arbeitszeiten von Arbeitnehmern, die mehr als acht Stunden werktäglich arbeiten. Diese Regelung ist eng gefasst und erfasst in der Praxis häufig nicht die regulären Arbeitszeiten der Belegschaft. Der Gesetzgeber hat hier über Jahrzehnte eine systemische Lücke belassen, die Arbeitnehmer in Beweisschwierigkeiten brachte und Arbeitgeber faktisch entlastete.
Der EuGH hat diese Konstellation grundlegend verschoben. Mit seinem Urteil vom 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18 – CCOO) entschied der Gerichtshof, dass die EU-Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG) die Mitgliedstaaten verpflichtet, Arbeitgeber zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Messung der täglichen Arbeitszeit zu verpflichten. Das Urteil begründet unmittelbar keine subjektiven Rechte für Arbeitnehmer, richtet sich aber an den nationalen Gesetzgeber und die zur Umsetzung berufenen nationalen Stellen.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat aus dieser Konstellation im September 2022 eine weitreichende Schlussfolgerung gezogen: In seinem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) stellte der Erste Senat fest, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bereits de lege lata verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Die Erfassungspflicht gilt bereits als Teil des geltenden Arbeitsschutzrechts – unabhängig davon, ob und wann ein spezielles Arbeitszeiterfassungsgesetz in Kraft tritt. Für Geschäftsführer ist das keine theoretische Frage: Sie haften persönlich für die Einhaltung der Arbeitgeberpflichten aus dem Arbeitsschutzrecht.
In der Mandatspraxis sehen wir, dass viele Unternehmen diese Rechtslage noch immer als „im Entstehen begriffen" einschätzen. Diese Wahrnehmung ist rechtlich unzutreffend und gefährlich.
Was besagt das Arbeitszeitgesetz zum täglichen Rahmen?
Neben der Erfassungspflicht setzt das ArbZG den materiellen Rahmen, dessen Einhaltung die Zeiterfassung erst ermöglichen soll. Ohne systematische Aufzeichnung ist die Kontrolle der gesetzlichen Grenzen nicht möglich – was sowohl aufsichtsbehördliche als auch zivilrechtliche Konsequenzen hat.
Die tägliche Höchstarbeitszeit beträgt nach § 3 ArbZG acht Stunden. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden täglich ist zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen der Durchschnitt von acht Stunden werktäglich nicht überschritten wird. Für Branchen mit besonderen tarifvertraglichen Regelungen bestehen Abweichungsspielräume, die jedoch ihrerseits dokumentationspflichtig sind. Ruhepausen und Ruhezeiten sind ebenso Bestandteil des gesetzlichen Regimes: Nach § 4 ArbZG sind Pausen von mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden täglicher Arbeitszeit vorgeschrieben.
Für inhabergeführte Mittelstandsunternehmen mit gemischten Arbeitszeitmodellen – Vollzeit, Teilzeit, Home-Office, Außendienst – stellt sich die Frage der Erfassung besonders komplex dar. Welches System bildet all diese Konstellationen korrekt ab? Wie werden Arbeitszeiten in mobilen Umgebungen dokumentiert? Und wer trägt die Beweislast, wenn im Streitfall keine Aufzeichnungen vorliegen?
Nach unserer Erfahrung entsteht das größte Haftungsrisiko nicht im Regelfall, sondern im Ausnahmefall: beim Ausscheiden eines Mitarbeiters, bei Prüfungen durch die Behörden für Arbeitsschutz und Sicherheitstechnik oder im arbeitsgerichtlichen Verfahren über Überstundenentgelt.
Welche Konsequenzen drohen bei fehlender Arbeitszeiterfassung?
Die Rechtsfolgen eines Verstoßes gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht sind vielschichtig und treffen Unternehmen auf verschiedenen Ebenen gleichzeitig. Eine einheitliche Einzelsanktionsnorm für die fehlende Systemimplementierung existiert derzeit noch nicht in Kraft – die beschriebenen Risiken aus Überwachungslücken und Beweisschwächen sind jedoch reale und unmittelbare Folgen der fehlenden Dokumentation.
Zivilrechtliches Überstundenrisiko: Nach der gefestigten Senatsrechtsprechung des BAG zum Überstundenprozess trägt der Arbeitnehmer grundsätzlich die Darlegungs- und Beweislast für geleistete Mehrarbeit. Fehlt jedoch eine arbeitgeberseitige Zeiterfassung vollständig, verschieben sich die prozessualen Anforderungen faktisch zuungunsten des Arbeitgebers: Gerichte haben in jüngerer Zeit die sekundäre Darlegungslast des Arbeitgebers gestärkt. Wer keine Aufzeichnungen vorlegen kann, kann auch keine Beweislastverteilung zu seinen Gunsten in Anspruch nehmen. Das zivilrechtliche Exposure beläuft sich in Abhängigkeit von Betriebsgröße, Vergütungsniveau und Verjährungszeitraum auf erhebliche Beträge. Die regelmäßige Verjährung nach § 195 BGB beträgt drei Jahre; beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstand.
Ordnungswidrigkeitenrechtlich sind Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten nach § 16 Abs. 2 ArbZG bußgeldbewehrt. Kontrollbehörden – regelmäßig die Gewerbeaufsicht oder Ämter für Arbeitsschutz – können bei fehlenden oder unvollständigen Aufzeichnungen Bußgelder verhängen. Die konkreten Bußgeldhöhen für Verstöße nach ArbZG sind gesetzlich geregelt; die genauen Sätze sind im Einzelfall anwaltlich zu prüfen.
Daneben besteht das Risiko aufsichtsbehördlicher Anordnungen nach § 22 ArbSchG. Behörden können konkrete Maßnahmen zur Einrichtung eines Erfassungssystems anordnen; die Nichtbefolgung ist ihrerseits bußgeldbewehrt. In Verbindung mit der BAG-Rechtsprechung hat diese Kompetenz eine neue Qualität erhalten.
Schließlich darf die strafrechtliche Dimension nicht ausgeblendet werden: Bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit kommen Verstöße gegen das ArbZG als Ordnungswidrigkeit oder – in besonders schweren Fällen – als Straftat in Betracht. Für Geschäftsführer, die die Einführung eines Erfassungssystems trotz Kenntnis der Rechtslage unterlassen, kann die persönliche Verantwortlichkeit des Organs in den Blick geraten.
Das geplante Arbeitszeiterfassungsgesetz – Referentenentwurf und aktueller Stand
Seit dem BAG-Beschluss von 2022 steht ein spezifisches Bundesgesetz zur elektronischen Arbeitszeiterfassung auf der gesetzgeberischen Agenda. Der vorliegende Referentenentwurf sieht vor, die Erfassungspflicht ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz zu verankern und auf eine elektronische Form zu spezifizieren. Stand Juni 2026 ist dieser Entwurf jedoch nicht in Kraft getreten.
Der Entwurf sieht gestaffelte Übergangsphasen in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße vor. Für Kleinstbetriebe unter zehn Beschäftigten ist eine Ausnahme geplant. Für mittlere und größere Unternehmen wären die Übergangsfristen kürzer bemessen. Die im Entwurf vorgesehenen Bußgelder für Verstöße gegen die elektronische Erfassungspflicht sollen nach dem Entwurfstext bis zu 30.000 Euro betragen – diese Angabe ist jedoch als Entwurfsnorm zu behandeln und kein geltendes Recht.
Wie ist der Referentenentwurf für die Unternehmenspraxis zu bewerten? Für Geschäftsführer, die auf das Inkrafttreten des Gesetzes warten, ergibt sich ein fundamentales Missverständnis der Rechtslage: Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt bereits. Das geplante Gesetz wird lediglich die Form der Erfassung konkretisieren und verschärfen. Wer heute handelt, schafft Rechtssicherheit für beide Regime – das geltende und das künftige.
Nach unserer Erfahrung aus der Beratung mittelständischer Unternehmen liegt der eigentliche Mehrwert des Gesetzentwurfs für die Praxis in der Klarheit der Ausnahmen und Übergangslösungen. Diese Klarheit fehlt derzeit. Unternehmen, die jetzt ein System einführen, müssen dieses möglicherweise an zukünftige Formanforderungen anpassen. Das ist jedoch kein Argument für Untätigkeit, sondern für modulare Systemarchitektur.
Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Einführung von Zeiterfassungssystemen
Die Einführung und Ausgestaltung von Systemen zur Arbeitszeiterfassung berührt unmittelbar kollektivrechtliche Interessen. Besteht ein Betriebsrat, ist dessen Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zwingend zu beachten: Die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, unterliegen der erzwingbaren Mitbestimmung. Zeiterfassungssysteme – ob Stempeluhr, App oder Software – fallen grundsätzlich unter diesen Tatbestand.
Ein ohne Betriebsratsvereinbarung eingeführtes elektronisches Zeiterfassungssystem kann gerichtlich untersagt werden. Arbeitgeber, die diesen Schritt übergehen, riskieren nicht nur die Unwirksamkeit der eingesetzten Systeme, sondern auch gerichtliche Unterlassungsverfügungen und erhebliche Störungen im Betriebsablauf.
Die Gestaltungsmasse der Betriebsvereinbarung ist substanziell. Regelungsgegenstände sind typischerweise: die technische Ausgestaltung des Systems, die Zugriffsrechte auf erfasste Daten, die Aufbewahrungsfristen, die Nutzung der Daten für Leistungsbeurteilungen und die Information der Arbeitnehmer. Datenschutzrechtliche Anforderungen aus der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz überlagern die betriebsverfassungsrechtliche Ebene: Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Eine rechtssichere Betriebsvereinbarung muss die datenschutzrechtlichen Anforderungen an Transparenz, Zweckbindung und Datensparsamkeit integrieren.
Für Unternehmen ohne Betriebsrat gilt: Die gesetzliche Pflicht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems besteht unverändert. Fehlt ein mitbestimmungsfähiges Organ, entfällt die kollektivrechtliche Abstimmung, nicht aber die datenschutzrechtliche Dokumentationspflicht. Hier ist eine Verfahrensdokumentation und ggf. eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO angezeigt.
Mikro-Fall (anonymisiert): In einem aktuellen Mandat beriet die Kanzlei ein produzierendes mittelständisches Unternehmen aus der verarbeitenden Industrie mit rund 120 Beschäftigten und vorhandenem Betriebsrat. Ausgangslage: Das Unternehmen nutzte ein papierbasiertes Schichtbuch, das keine individuellen Arbeitszeiten abbildete. Nach einer Prüfung durch das Amt für Arbeitsschutz erhielt die Geschäftsführung eine Anfrage zur Vorlage der Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG. Vorgehen: Die Kanzlei analysierte zunächst die bestehenden Aufzeichnungen auf formale und inhaltliche Lücken, beriet zur Auswahl eines rechtssicheren Softwaresystems und begleitete die Verhandlungen zur Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat. Die Vereinbarung regelte Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und die Zweckbindung der Daten nach DSGVO. Ergebnis: Das Unternehmen konnte die behördliche Anfrage mit vollständiger Dokumentation beantworten und das neue System innerhalb der gesetzten Frist betreiben. Der Betriebsrat stimmte der Vereinbarung zu. Die weitere Haftungsexposition aus Überstundenrisiken wurde deutlich reduziert.
Handlungsempfehlung: Wie Geschäftsführer die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung umsetzen
Die rechtliche Würdigung mündet in eine klare Handlungslogik: Es gibt keinen rechtlich vertretbaren Aufschub. Die Frage, die sich Geschäftsführer stellen müssen, ist nicht ob, sondern wie die Zeiterfassungspflicht systematisch und rechtssicher umgesetzt wird.
Schritt 1 ist die Bestandsaufnahme der vorhandenen Prozesse. Welche Arbeitszeitmodelle existieren im Unternehmen? Welche Gruppen von Arbeitnehmern sind von welchen Aufzeichnungspflichten erfasst? Wo bestehen Lücken zwischen der tatsächlichen Handhabung und der gesetzlichen Anforderung? Diese Analyse bildet die Grundlage für jede weitere Maßnahme. Nach unserer Erfahrung offenbaren diese Bestandsaufnahmen in mittelständischen Unternehmen strukturelle Lücken, die über den Einzelfall hinausgehen.
Schritt 2 ist die Systemauswahl unter Berücksichtigung der zu erwartenden gesetzlichen Formanforderungen. Auch wenn das geplante Gesetz zur elektronischen Zeiterfassung Stand Juni 2026 nicht in Kraft ist, empfiehlt sich die Auswahl eines elektronisch gestützten Systems, das die absehbaren Anforderungen des Referentenentwurfs erfüllen kann. Papiersysteme sind kurzfristig zulässig, mittelfristig nicht zukunftssicher.
Schritt 3 betrifft die betriebsverfassungsrechtliche und datenschutzrechtliche Einbettung. Besteht ein Betriebsrat, ist vor der Systemeinführung eine Betriebsvereinbarung abzuschließen. Unabhängig von der Betriebsratsfrage ist das Verfahren nach den Anforderungen der DSGVO zu dokumentieren. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO sollte in Komplexitätsfällen durchgeführt werden.
Schritt 4 ist die Aktenführung: Das eingeführte System nützt nur dann im Haftungsfall, wenn die erfassten Daten tatsächlich vorgehalten, gesichert und abrufbar sind. Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitaufzeichnungen sind einzuhalten; die konkrete Frist ergibt sich aus den einschlägigen Rechtsvorschriften und sollte anwaltlich geprüft werden.
Eine Entscheidungsmatrix für die häufigsten Konstellationen im Mittelstand: Unternehmen ohne Betriebsrat mit weniger als zehn Beschäftigten → Erfassungspflicht gilt nach geltender BAG-Rechtsprechung; geplante Gesetzesausnahme greift erst nach Inkrafttreten; Empfehlung: schlankes, dokumentierbares System einführen, Datenschutzdokumentation anlegen. Unternehmen mit Betriebsrat → Betriebsvereinbarung vor Systemeinführung zwingend; Vergütungsfragen und Datenzugriff regeln; DSGVO integrieren. Unternehmen mit komplexen Arbeitszeitmodellen (Home-Office, Außendienst, Gleitzeit) → System muss alle Modelle abbilden können; tarifvertragliche Öffnungsklauseln prüfen; gesonderte Regelung mobiler Arbeitszeiten empfehlenswert.
Rhetorik beiseite: Wer die Einführung eines Zeiterfassungssystems auf einen unbestimmten Gesetzgebungszeitpunkt verschiebt, trägt das Haftungsrisiko für den Zeitraum bis dahin allein.
Besonderheiten für leitende Angestellte und Geschäftsführer
Für die Adressaten dieses Beitrags – Geschäftsführer selbst – stellt sich eine besondere Folgefrage: Gilt die Arbeitszeiterfassung auch für sie persönlich?
Das Arbeitszeitgesetz gilt nach § 18 ArbZG nicht für leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG und für Personen, die den Arbeitgeber in Fragen der Personalangelegenheiten selbstständig entscheiden. Organmitglieder einer GmbH oder AG sind typischerweise keine Arbeitnehmer im Sinne des ArbZG; sie sind daher von den materiellen Zeitgrenzen des Gesetzes nicht erfasst. Für Fremdgeschäftsführer besteht eine differenzierte Beurteilung, die von den konkreten Vertragsbedingungen abhängt.
Für leitende Angestellte unterhalb der Geschäftsführungsebene – Prokuristen, Betriebsleiter, Abteilungsleiter mit echter Personalverantwortung – gilt das ArbZG hingegen nach Maßgabe des einschlägigen Rechts; die Frage der Einordnung ist im Einzelfall sorgfältig zu prüfen. Die bloße Berufsbezeichnung ist nicht entscheidend, sondern die tatsächliche Stellung und Entscheidungsbefugnis im Unternehmen.
Für die Erfassungspflicht als solche kommt es nicht darauf an, ob der Arbeitgeber selbst unter das ArbZG fällt, sondern ob seine Beschäftigten es tun. Geschäftsführer sind als Organ des Arbeitgebers verpflichtet, das Zeiterfassungssystem für ihre Beschäftigten einzurichten – unabhängig von ihrer eigenen Einbeziehung in das Regime.
Schnittstellen: Mindestlohndokumentation, Home-Office und Datenschutz
Arbeitszeiterfassung ist kein isoliertes Compliance-Thema. Sie steht in enger Verbindung mit anderen Rechtspflichten, die mittelständische Arbeitgeber parallel treffen.
Die Mindestlohndokumentation nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) erfordert für bestimmte Beschäftigungsgruppen eine gesonderte Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Diese Pflicht ist strikter ausgestaltet als die allgemeine Arbeitszeiterfassungspflicht und betrifft insbesondere geringfügig Beschäftigte, Minijobber und bestimmte Branchen. Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 Euro pro Stunde. Arbeitgeber, die den Mindestlohn korrekt zahlen, aber die Dokumentationspflicht verletzen, riskieren gleichwohl Bußgelder und Schwierigkeiten bei der Beweisführung.
Im Bereich mobiles Arbeiten und Home-Office entsteht eine spezifische Erfassungsproblematik: Wer kontrolliert die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten, wenn Arbeitnehmer vom heimischen Schreibtisch aus arbeiten? Der Arbeitgeber bleibt auch in dieser Konstellation für die Organisation des Arbeitszeitregimes verantwortlich. Ein System, das Home-Office-Zeiten nicht erfasst, bildet die Realität vieler Unternehmen nach der pandemiebedingten Ausweitung mobiler Arbeit unvollständig ab. Hier setzen Betriebsvereinbarungen zur mobilen Arbeit an, die sinnvollerweise mit der Zeiterfassungsvereinbarung abgestimmt werden.
Die datenschutzrechtliche Schnittstelle wurde bereits im Kontext der Betriebsvereinbarung angesprochen. Arbeitszeitdaten gehören zu den personenbezogenen Daten nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Ihre Verarbeitung bedarf einer Rechtsgrundlage – im Beschäftigungskontext regelmäßig § 26 BDSG. Die Meldung einer Datenschutzverletzung muss binnen 72 Stunden gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde erfolgen (Art. 33 DSGVO). Bei Verstößen gegen die DSGVO im Zusammenhang mit der Arbeitszeitdatenverarbeitung drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes nach Art. 83 DSGVO.
Nach unserer Erfahrung wird die datenschutzrechtliche Dimension bei der Einführung von Zeiterfassungssystemen am häufigsten unterschätzt. Ein System, das arbeitsrechtlich korrekt eingeführt wird, aber datenschutzrechtlich mangelhaft dokumentiert ist, schafft ein neues Haftungsfeld.
Die vorstehende Darstellung betrifft die Regelfälle der Arbeitszeiterfassungspflicht und die typischen Risikoprofile mittelständischer Unternehmen. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung Ihrer Betriebsstruktur, bestehender Betriebsvereinbarungen, eingesetzter Systeme und der aktuellen Fristen. Für eine erste Durchsicht Ihrer Unterlagen zur Arbeitszeiterfassung erreichen Sie uns unter info@brandtfalk.com.
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Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung
Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits jetzt, oder muss ich erst auf ein neues Gesetz warten?
Die Pflicht gilt bereits heute. Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Beschluss vom 13. September 2022 festgestellt, dass Arbeitgeber nach § 3 ArbSchG verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Das geplante Gesetz zur elektronischen Arbeitszeiterfassung befindet sich Stand Juni 2026 im Referentenentwurfsstadium und ist nicht in Kraft. Handlungspflicht und Haftungsrisiko bestehen unabhängig vom Gesetzgebungsfortgang bereits jetzt. Abwarten ist keine rechtlich sichere Option.
Müssen auch Teilzeitkräfte und Minijobber erfasst werden?
Ja. Die Arbeitszeiterfassungspflicht gilt grundsätzlich für alle Beschäftigten, nicht nur für Vollzeitarbeitnehmer. Für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) bestehen darüber hinaus spezifische Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz, die Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen. Die Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns von 13,90 Euro pro Stunde (Stand 2026) ist ohne vollständige Dokumentation der Arbeitsstunden nicht nachweisbar.
Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems?
Besteht ein Betriebsrat, hat dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltensüberwachung. Zeiterfassungssysteme fallen grundsätzlich darunter. Eine ohne Betriebsvereinbarung eingeführte Zeiterfassungssoftware kann gerichtlich untersagt werden. Die Betriebsvereinbarung sollte Zugriffsrechte, Zweckbindung und datenschutzrechtliche Anforderungen der DSGVO umfassend regeln.
Was riskiert ein Geschäftsführer, der kein Zeiterfassungssystem einführt?
Das Risiko ist mehrschichtig: Im Zivilprozess über Überstundenvergütung fehlt das zentrale Beweismittel des Arbeitgebers; die sekundäre Darlegungslast des Arbeitgebers wird gestärkt. Aufsichtsbehörden können auf Basis des ArbZG und des ArbSchG die Einführung eines Systems anordnen; Zuwiderhandlungen sind bußgeldbewehrt. Bei Vorsatz droht persönliche Verantwortlichkeit des Geschäftsführers als Organ. Das Haftungsfeld ist erheblich und wächst mit der Dauer des Unterlassens.
Ist ein Papiersystem ausreichend, oder muss die Erfassung elektronisch erfolgen?
Nach geltendem Recht (Stand Juni 2026) ist ein Papiersystem grundsätzlich zulässig; das ArbZG schreibt keine bestimmte Form vor. Der vorliegende Referentenentwurf eines Arbeitszeiterfassungsgesetzes sieht eine elektronische Form vor, ist aber nicht in Kraft. Aus praktischen Erwägungen – Beweissicherheit, Manipulationsschutz, Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen – ist ein elektronisch gestütztes System mittelfristig vorzugswürdig. Zudem sollte das System so konzipiert sein, dass es die absehbaren Anforderungen des geplanten Gesetzes ohne vollständigen Systemwechsel erfüllen kann.
Die vorstehende Analyse gibt den Rechtsstand Juni 2026 wieder und beschreibt die typischen Risikoprofile. Ob und wie die dargestellten Pflichten auf Ihre konkrete Betriebsstruktur, Ihre Arbeitszeitmodelle und etwaige Betriebsvereinbarungen zutreffen, erfordert eine individuelle anwaltliche Prüfung. Für eine erste Durchsicht Ihrer Unterlagen zur Arbeitszeiterfassung erreichen Sie uns unter info@brandtfalk.com.
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Er ersetzt nicht die anwaltliche Prüfung Ihres konkreten Sachverhalts. Für eine auf Ihre Situation zugeschnittene Beratung wenden Sie sich an info@brandtfalk.com.
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