Ein Zollprüfer kündigt sich mit zwei Wochen Vorlauf an. Die Lohnbuchhaltung arbeitet mit mehreren Stundenzettel-Varianten, eine Filialleiterin weiß nicht genau, was aufzubewahren ist – und der Geschäftsführer fragt sich, ob die Zeitaufzeichnungen eigentlich den Anforderungen des Mindestlohngesetzes entsprechen. Dieses Szenario ist in der Mandatspraxis häufiger, als viele mittelständische Unternehmer vermuten.
Wer in Deutschland Arbeitnehmer beschäftigt, unterliegt den Pflichten des Mindestlohngesetzes (MiLoG): Er muss den gesetzlichen Mindestlohn zahlen – seit dem 1. Januar 2026 beträgt dieser 13,90 Euro brutto je Stunde – und ist für bestimmte Beschäftigtengruppen zur lückenlosen Arbeitszeitdokumentation verpflichtet. Verstöße verfolgt primär der Zoll als zuständige Behörde; Bußgelder und Haftungsrisiken für Geschäftsführer persönlich können die Folge sein. BRANDT & FALK berät den Mittelstand bei der Einrichtung regelkonformer Dokumentationssysteme, bei Zollprüfungen sowie bei der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen aus dem MiLoG.
Der folgende Beitrag beschreibt den geltenden Rechtsrahmen, zeigt typische Fehlerquellen und erläutert, welche Schritte Unternehmen jetzt einleiten sollten.
Was schreibt das MiLoG zur Lohnuntergrenze vor?
Das Mindestlohngesetz legt bundesweit eine einheitliche Lohnuntergrenze fest, die für nahezu alle Arbeitnehmer in Deutschland gilt – unabhängig von Branche, Betriebsgröße oder Unternehmenssitz des Auftraggebers. Seit dem 1. Januar 2026 beläuft sich der gesetzliche Mindestlohn auf 13,90 Euro brutto je Arbeitsstunde; zum 1. Januar 2027 ist ein weiterer Anstieg auf 14,60 Euro vorgesehen.
Der Anspruch gilt für Arbeitnehmer im Sinne des deutschen Arbeitsrechts und erfasst damit Vollzeitkräfte ebenso wie Teilzeitbeschäftigte, Minijobber und – nach Ablauf einer gesetzlichen Übergangsfrist – in bestimmten Umfang auch Praktikanten. Auszubildende fallen nicht unter das MiLoG, können aber unter das Berufsbildungsgesetz fallen. Für einzelne Branchen gelten ergänzende Branchenmindestlöhne nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), die den allgemeinen Mindestlohn überschreiten können.
Aus unserer Beratungspraxis wissen wir: Die häufigsten Fehler entstehen nicht durch offensichtliche Lohnunterschreitungen, sondern durch die Anrechnung von Zulagen, Prämien oder geldwerten Vorteilen auf den Mindestlohn. Ob eine bestimmte Vergütungskomponente anrechenbar ist, richtet sich nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts – die Antwort ist im Einzelfall zu prüfen.
Welche Konsequenzen drohen bei einer Mindestlohnunterschreitung? Der Arbeitnehmer hat einen einklagbaren Anspruch auf Nachzahlung der Differenz. Daneben riskiert das Unternehmen Bußgelder durch den Zoll sowie eine mögliche Aufnahme in das öffentliche Wettbewerbsregister – mit der Folge, dass es von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden kann.
Welche Dokumentationspflichten gelten nach dem MiLoG?
Das Herzstück der Durchsetzungssystematik des MiLoG ist die Aufzeichnungspflicht: Für bestimmte Beschäftigtengruppen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert und die Unterlagen für die zuständige Prüfbehörde bereitgehalten werden.
Erfasst sind nach § 17 MiLoG insbesondere Arbeitnehmer in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannten Branchen – darunter das Bau- und Baunebengewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe sowie Forst- und Reinigungsdienstleistungen – und darüber hinaus geringfügig Beschäftigte (Minijobber) in allen Branchen. Die Aufzeichnung muss spätestens sieben Tage nach dem Ende des jeweiligen Arbeitstages erfolgen und ist für mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Separat davon gilt die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die das Bundesarbeitsgericht in seiner Grundsatzentscheidung vom 13. September 2022 bereits aus § 3 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) in Verbindung mit dem europäischen Recht hergeleitet hat. Diese Pflicht besteht unabhängig von Branche und Beschäftigungsform und richtet sich an alle Arbeitgeber.
In der Mandatspraxis sehen wir regelmäßig, dass mittelständische Unternehmen die MiLoG-Dokumentationspflicht und die allgemeine arbeitszeitrechtliche Erfassungspflicht miteinander verwechseln oder beide vernachlässigen. Eine rechtssichere Lösung muss beide Anforderungen abdecken – getrennt und klar strukturiert.
Zollprüfungen: Ablauf, Befugnisse und Risiken für Geschäftsführer
Zuständige Vollzugsbehörde für das MiLoG ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) der Zollverwaltung. Sie kann Betriebsprüfungen unangemeldet durchführen, Arbeitnehmer und Arbeitgeber befragen, Geschäftsunterlagen und Zeitaufzeichnungen anfordern sowie Bußgeldverfahren einleiten.
Bußgelder nach dem MiLoG sind erheblich: Verstöße gegen die Mindestlohnzahlungspflicht können mit einem Bußgeld von bis zu 500.000 Euro geahndet werden; Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sowie gegen Meldepflichten können ebenfalls bußgeldbewehrt sein. Die konkrete Höhe des Bußgeldes hängt von Art und Ausmaß des Verstoßes sowie etwaiger Wiederholung ab und ist im Einzelfall durch die Behörde festzusetzen.
Für Geschäftsführer einer GmbH bedeutet das: Sie haften im Rahmen ihrer Leitungsverantwortung auch dann, wenn operative Fehler auf der Ebene der Lohnbuchhaltung entstehen, sofern sie die Einrichtung ordnungsgemäßer Kontrollsysteme versäumt haben. Wer als Geschäftsführer nicht sicherstellt, dass das Unternehmen mindestlohnkonforme Löhne zahlt und diese dokumentiert, exponiert sich persönlich.
Wie sollten Sie reagieren, wenn der Zoll ankündigt oder unangemeldet erscheint? Anwaltliche Begleitung bereits in der Prüfungssituation ist dringend zu empfehlen. Aussagen gegenüber der Prüfbehörde ohne rechtliche Vorbereitung können das Bußgeldverfahren unnötig verschärfen. Wir unterstützen Mandanten bei der Vorbereitung auf Prüfungen, bei der Kommunikation mit dem Zoll und bei der Verteidigung in Bußgeldverfahren.
Typische Fehlerquellen im Mittelstand und wie Sie diese beheben
Die Bandbreite der Fehler, die in Zollprüfungen aufgedeckt werden, ist in der Praxis erstaunlich homogen. Drei Konstellationen dominieren: fehlerhafte Lohnberechnung, lückenhafte Dokumentation und unklare Vertragsgestaltung.
Fehlerhafte Lohnberechnung: Wird der Mindestlohn auf der Basis eines Monatslohns berechnet, ohne die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden gegenzuprüfen, kann es bei Überstunden oder unregelmäßigen Arbeitszeiten zu einer faktischen Unterschreitung kommen. Pauschalvergütungen müssen so bemessen sein, dass die monatlich zu erwartende Stundenzahl – einschließlich Mehrarbeit – durch den Mindestlohn gedeckt wird.
Lückenhafte Zeitaufzeichnungen: Stundenzettel in Papierform, die nachträglich ausgefüllt oder korrigiert wurden, genügen regelmäßig nicht den Anforderungen der Prüfbehörde. Ebenso fehlt in vielen Unternehmen eine klare Regelung, wer für die Aufzeichnung verantwortlich ist – der Arbeitnehmer, die Vorgesetzte oder die Personalabteilung.
Unklare Vertragsgestaltung bei Minijobbern und Teilzeitkräften: Gerade bei geringfügig Beschäftigten wird die Minijob-Grenze von 603 Euro monatlich (2026) manchmal durch Zusatzstunden überschritten, ohne dass Lohn und Arbeitsstunden entsprechend angepasst werden. Das führt gleichzeitig zu sozialversicherungsrechtlichen und mindestlohnrechtlichen Risiken.
In einem aktuellen Mandat beriet die Kanzlei ein familiengeführtes Logistikunternehmen mit rund 60 Fahrern, das eine Zollprüfung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit ankündigte. Ausgangslage: Die Fahrer erhielten einen Monatslohn, Überstunden wurden teilweise durch Freizeit ausgeglichen, teils auch nicht erfasst. Die Zeitaufzeichnungen wurden handschriftlich geführt und enthielten zahlreiche Korrekturen. Vorgehen: Wir haben innerhalb weniger Tage eine Dokumentenrevision durchgeführt, die vorhandenen Unterlagen strukturiert und mit dem Geschäftsführer eine einheitliche Darstellung für die Prüfung erarbeitet. Zudem wurde ein digitales Erfassungssystem eingeführt und arbeitsvertraglich verankert. Ergebnis: Das Bußgeldverfahren wurde auf die formal beanstandeten Aufzeichnungsmängel beschränkt; schwerwiegendere Mindestlohnverstöße ließen sich nachweislich ausschließen.
Welche Anforderungen gelten bei der Beschäftigung von Subunternehmern?
Das MiLoG enthält eine weitgehende Haftungsregel für Auftraggeber: Wer Werk- oder Dienstleistungen an Subunternehmer vergibt, haftet nach § 13 MiLoG in Verbindung mit § 14 AEntG wie ein Bürge dafür, dass der Subunternehmer – und alle weiteren Nachunternehmer in der Kette – den Mindestlohn an seine Arbeitnehmer zahlt. Diese Haftung tritt ohne Verschulden ein.
Für mittelständische Unternehmen mit Lieferketten oder Werkvertragsverhältnissen bedeutet das eine erhebliche Risikoposition. Die bloße Aufnahme einer vertraglichen Mindestlohnzusicherung des Subunternehmers in den Werkvertrag reicht für eine effektive Risikosteuerung nicht aus. Empfehlenswert ist ein systematisches Subunternehmer-Monitoring: vertragliche Auskunfts- und Nachweispflichten, Stichprobenprüfungen der Lohnabrechnungen und klare Kündigungsrechte bei Verstößen.
Nach unserer Erfahrung unterschätzen gerade Bauunternehmen, Logistikdienstleister und Facility-Management-Betriebe das Bürgschaftsrisiko aus § 13 MiLoG erheblich. Eine einmalige Vertragsrevision der Subunternehmerverträge schafft hier Klarheit und reduziert die Haftungsexposition deutlich.
Dokumentationssysteme rechtssicher einrichten – Schritt für Schritt
Welche Maßnahmen sind jetzt konkret erforderlich? Die Einrichtung eines MiLoG-konformen Dokumentationssystems folgt einer klaren Abfolge, die wir in der Mandatspraxis erprobt haben.
Erster Schritt – Bestandsaufnahme: Klären Sie, für welche Beschäftigtengruppen in Ihrem Unternehmen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG gilt. Für Minijobber gilt sie in allen Branchen; für Vollzeitbeschäftigte in den nach § 2a SchwarzArbG genannten Sektoren ebenfalls. In anderen Branchen gilt die allgemeine Arbeitszeiterfassungspflicht nach der BAG-Entscheidung von 2022.
Zweiter Schritt – Systemwahl: Entscheiden Sie sich für ein Erfassungssystem, das Beginn, Ende und Dauer jeder Schicht oder jedes Arbeitstages lückenlos und manipulationssicher aufzeichnet. Papieraufzeichnungen sind zulässig, aber fehleranfällig; digitale Systeme erleichtern die Revisionsfestigkeit. Wichtig: Das System muss die Daten für mindestens zwei Jahre aufbewahren und auf Anforderung der Prüfbehörde unverzüglich vorlegen können.
Dritter Schritt – Arbeitsvertragliche Verankerung: Dokumentationspflichten des Arbeitnehmers und Sanktionsmöglichkeiten bei Verstößen gehören in den Arbeitsvertrag oder in eine ergänzende Betriebsvereinbarung. Wo ein Betriebsrat besteht, ist dessen Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einführung technischer Überwachungseinrichtungen zu beachten.
Vierter Schritt – Schulung und Verantwortlichkeiten: Legen Sie fest, wer im Unternehmen für die Zeiterfassung verantwortlich ist und wie Unstimmigkeiten zu melden und zu korrigieren sind. Regelmäßige interne Prüfungen (mindestens quartalsweise) stellen sicher, dass das System nicht nur eingerichtet, sondern auch gelebt wird.
Ob das gewählte System die gesetzlichen Anforderungen des MiLoG und der allgemeinen Arbeitszeiterfassungspflicht erfüllt, sollten Sie anwaltlich prüfen lassen, bevor der Zoll erscheint – nicht danach.
Entscheidungsmatrix: Welches Instrument ist in welcher Konstellation sinnvoll?
Die richtige Maßnahme hängt von der Ausgangslage ab. Drei typische Konstellationen:
Konstellation A – Zollprüfung angekündigt: Instrument ist die anwaltliche Prüfungsvorbereitung – Sichtung aller Zeitaufzeichnungen, Lohnabrechnungen und Subunternehmerverträge innerhalb weniger Tage; Frist orientiert sich am Prüfungstermin; Folge: Vermeidung unnötiger Selbstbelastung und Strukturierung des Behördenkontakts; Empfehlung: sofort mandatieren.
Konstellation B – Bußgeldbescheid erhalten: Instrument ist Einspruch oder Rechtsbeschwerde gegen den Bußgeldbescheid; die Frist zur Einlegung des Einspruchs gegen einen Bußgeldbescheid ist im Einzelfall zu prüfen und läuft kurz; Folge: Aussetzung der Rechtskraft und Überprüfungsmöglichkeit durch die Verwaltungsbehörde oder das Amtsgericht; Empfehlung: keine voreiligen Zahlungen ohne anwaltliche Prüfung.
Konstellation C – Präventive Systemeinrichtung: Instrument ist das Compliance-Audit für Lohn und Zeiterfassung; keine gesetzliche Frist, aber das Risiko steigt mit jedem Prüfungszyklus des Zolls; Folge: Reduzierung der Bußgeldexposition und Stärkung der Dokumentationsposition gegenüber dem Zoll; Empfehlung: jährliche Überprüfung, spätestens nach jeder Mindestlohnerhöhung.
Die vorstehende Darstellung betrifft die typischen Konstellationen. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung der vorhandenen Unterlagen, der maßgeblichen Beschäftigtenstruktur und der einschlägigen Rechtsprechung. Zur Klärung, wie das MiLoG auf Ihr Unternehmen wirkt und welche Dokumentationspflichten konkret gelten, wenden Sie sich an info@brandtfalk.com.
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Häufige Fragen zum Mindestlohn und den Dokumentationspflichten
Welcher Mindestlohn gilt aktuell in Deutschland?
Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 Euro brutto je Arbeitsstunde. Zum 1. Januar 2027 ist eine weitere Erhöhung auf 14,60 Euro vorgesehen. Für bestimmte Branchen – etwa das Baugewerbe oder das Gebäudereinigerhandwerk – können durch Tarifverträge nach dem AEntG höhere Branchenmindestlöhne gelten. Welcher Satz auf Ihr Unternehmen Anwendung findet, ist im Einzelfall zu prüfen.
Für welche Beschäftigten muss ich nach dem MiLoG Arbeitszeiten aufzeichnen?
Die Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG gilt ausnahmslos für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) in allen Branchen sowie für Arbeitnehmer in den nach § 2a SchwarzArbG genannten Branchen, zu denen unter anderem das Bau-, Gaststätten- und Transportgewerbe gehören. Darüber hinaus besteht für alle Arbeitgeber eine allgemeine Arbeitszeiterfassungspflicht, die das Bundesarbeitsgericht im September 2022 aus dem Arbeitsschutzrecht hergeleitet hat.
Wie lange muss ich die Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahren?
Nach § 17 Abs. 2 MiLoG sind die Aufzeichnungen für mindestens zwei Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt ihrer Erstellung. Die Unterlagen müssen auf Anforderung der Prüfbehörde – in der Regel der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls – unverzüglich vorgelegt werden können. Für steuerliche Aufbewahrungspflichten können andere, längere Fristen gelten.
Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen das MiLoG?
Das MiLoG sieht für Verstöße gegen die Mindestlohnzahlungspflicht Bußgelder von bis zu 500.000 Euro vor. Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sowie gegen Meldepflichten können ebenfalls bußgeldbewehrt sein. Daneben droht bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen. Die genaue Bußgeldhöhe ist von der Prüfbehörde unter Berücksichtigung der Schwere des Verstoßes festzusetzen.
Hafte ich als Auftraggeber für Mindestlohnverstöße meines Subunternehmers?
Ja. § 13 MiLoG begründet in Verbindung mit § 14 AEntG eine verschuldensunabhängige Bürgenhaftung des Auftraggebers für Mindestlohnverstöße seiner Subunternehmer und weiterer Nachunternehmer in der Kette. Effektiver Schutz erfordert vertragliche Nachweispflichten, Kontrollrechte und Kündigungsrechte bei Verstößen – eine bloße Mindestlohnzusicherung im Vertrag reicht nicht aus.
Was sollte ich tun, wenn der Zoll eine Prüfung ankündigt?
Holen Sie umgehend anwaltliche Beratung ein. Eine Prüfungsvorbereitung – Sichtung der Zeitaufzeichnungen, Lohnabrechnungen und Subunternehmerverträge, Klärung der Aussagestrategie – kann das Ergebnis der Prüfung erheblich beeinflussen. Aussagen gegenüber der Prüfbehörde ohne Vorbereitung sollten vermieden werden. Wenden Sie sich unter info@brandtfalk.com an BRANDT & FALK.
Die vorstehende Darstellung betrifft die Regelfälle im Rahmen des MiLoG. Ihr konkretes Unternehmen erfordert die Prüfung der tatsächlichen Beschäftigungsstruktur, der verwendeten Vertragswerke und der einschlägigen Behördenpraxis. Für eine fachliche Einschätzung Ihrer Situation und zur Einrichtung eines rechtssicheren Dokumentationssystems schreiben Sie an info@brandtfalk.com.
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Er ersetzt nicht die anwaltliche Prüfung Ihres konkreten Sachverhalts. Für eine auf Ihre Situation zugeschnittene Beratung wenden Sie sich an info@brandtfalk.com.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für eine Prüfung Ihres Falls kontaktieren Sie info@brandtfalk.com.