Ein Mittelständler aus der Gastronomiebranche erhält im Oktober eine angekündigte Prüfung des Hauptzollamts. Die Prüfer fordern Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit für alle Mitarbeitenden der vergangenen zwölf Monate – sortiert, lesbar, unverzüglich vorlegbar. Die Geschäftsführung sucht hastig nach Stundenzettel, Excel-Tabellen, handschriftlichen Notizen. Was nach Bürokratie klingt, ist rechtliche Pflicht. Und wer sie verletzt, riskiert empfindliche Bußgelder.
Das Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber nicht nur zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns – seit dem 1. Januar 2026 beträgt er 13,90 € pro Stunde –, sondern knüpft daran eine eigenständige Dokumentationspflicht für bestimmte Beschäftigungsgruppen. Verstöße gegen diese Aufzeichnungspflichten können mit Bußgeldern geahndet werden und lösen zudem das Risiko einer vermuteten Mindestlohnunterschreitung aus, die der Arbeitgeber widerlegen muss. Für Geschäftsführer im Mittelstand bedeutet das: Wer die Aufzeichnungsregeln nicht kennt und nicht umsetzt, gefährdet das Unternehmen und seine eigene Stellung.
Dieser Beitrag erläutert den geltenden Rechtsrahmen, benennt die praktischen Pflichten, zeigt typische Fehlerquellen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen für mittelständische Arbeitgeber.
Was regelt das MiLoG – und wen trifft es?
Das Mindestlohngesetz gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland, unabhängig von der Staatsangehörigkeit des Beschäftigten oder dem Sitz des Arbeitgebers im Ausland. Auch ausländische Unternehmen, die Arbeitnehmer vorübergehend nach Deutschland entsenden, unterliegen dem MiLoG. Für den Mittelstand bedeutet das: Die Mindestlohnpflicht erfasst Vollzeit-, Teilzeit- und geringfügig Beschäftigte gleichermaßen.
Ausgenommen sind nach dem MiLoG bestimmte Personengruppen: Praktikantinnen und Praktikanten im Rahmen eines Pflichtpraktikums, Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung sowie Personen, die eine Einstiegsqualifizierung oder Berufsausbildung absolvieren. Für diese Gruppen gelten besondere Regeln. In der Mandatspraxis sehen wir regelmäßig, dass gerade bei Minijob-Kräften und Aushilfen die Frage der Ausnahme unrichtig eingeschätzt wird – was in Prüfungen zu Nachforderungen führt.
Der gesetzliche Mindestlohn wird von der Mindestlohnkommission nach § 9 MiLoG in regelmäßigen Abständen geprüft und angepasst. Seit dem 1. Januar 2026 gilt ein Stundensatz von 13,90 €; ab dem 1. Januar 2027 steigt er auf 14,60 €. Arbeitgeber müssen daher Vergütungsvereinbarungen und interne Abrechnungssysteme proaktiv anpassen – nicht erst nach einem Prüfungshinweis des Zolls.
Welche Dokumentationspflichten gelten konkret?
Das MiLoG enthält in § 17 eigenständige Aufzeichnungspflichten, die von der Frage der Mindestlohnzahlung selbst zu trennen sind. Wer aufzeichnungspflichtig ist, muss unabhängig davon, ob der Mindestlohn tatsächlich unterschritten wird, die Dokumentation führen und vorhalten. Ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht ist eigenständig bußgeldbewehrt.
Aufzeichnungspflichtig sind nach der Systematik des MiLoG und der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) vor allem:
- geringfügig Beschäftigte im Sinne des § 8 SGB IV (Minijobber),
- Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in bestimmten Branchen, die das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) benennt – darunter Bau, Gebäudereinigung, Gastronomie, Fleischwirtschaft, Speditions- und Transportgewerbe, Forstwirtschaft und weitere –,
- in Entleihkonstellationen: Leiharbeitnehmer, soweit die jeweilige Branche erfasst ist.
Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit des jeweiligen Beschäftigten. Die Aufzeichnungen müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erstellt sein. Die Aufbewahrungspflicht beträgt mindestens zwei Jahre ab dem Zeitpunkt der Aufzeichnung.
Wichtig für Geschäftsführer: Die Pflicht zur Aufzeichnung kann delegiert werden – etwa an Filialleiter, Schichtverantwortliche oder ein zentrales Personalbüro. Die Verantwortung des Arbeitgebers und damit des Unternehmens (und ggf. der Geschäftsführung persönlich) bleibt aber bestehen. Wer delegiert, muss die Organisation so einrichten, dass die Pflicht tatsächlich erfüllt wird, und das regelmäßig kontrollieren.
Wie prüft der Zoll – und welche Folgen drohen bei Verstößen?
Zuständig für die Kontrolle der MiLoG-Vorschriften ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) der Bundeszollverwaltung. Die Kontrollbefugnisse des Zolls sind weitreichend: Prüfer können Betriebsgelände betreten, Geschäftsunterlagen anfordern, Mitarbeitende befragen und Personalien feststellen. Dabei kooperiert der Zoll mit Sozialversicherungsträgern, Finanzämtern und der Bundesagentur für Arbeit.
Welche Sanktionen drohen konkret? Das MiLoG unterscheidet zwischen verschiedenen Bußgeldtatbeständen. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten können mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 € je Einzelfall geahndet werden. Bei Verstößen gegen die Mindestlohnzahlungspflicht selbst – also der Zahlung eines zu geringen Stundenlohns – liegt die Bußgeldobergrenze bei bis zu 500.000 €. Zudem drohen bei erheblichen Verstößen der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen sowie bei Ordnungswidrigkeiten mit einem Bußgeld von mehr als 2.500 € der Eintrag in das Wettbewerbsregister.
Nach unserer Erfahrung aus der Mandatspraxis konzentrieren sich Zollprüfungen häufig zunächst auf die Dokumentation, weil Aufzeichnungsmängel schnell festzustellen sind. Fehlt die Dokumentation, entsteht faktisch eine Beweislastumkehr: Der Arbeitgeber muss darlegen, dass der Mindestlohn dennoch gezahlt wurde – ohne die nötigen Unterlagen ist das kaum möglich. Das Fehlen von Aufzeichnungen begründet also ein eigenständiges Risiko, das über die reine Dokumentationspflicht hinausgeht.
Rhetorisch gefragt: Können Sie als Geschäftsführer im Fall einer Prüfung innerhalb weniger Tage lückenlose Arbeitszeitaufzeichnungen für alle betroffenen Beschäftigten der letzten zwei Jahre vorlegen? Wenn die Antwort zögert, besteht Handlungsbedarf.
Mindestlohn bei Minijobs: Besonderer Handlungsbedarf
Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse sind ein Schwerpunkt der MiLoG-Prüfungen. Der Grund liegt nahe: Bei Minijobs gilt eine monatliche Entgeltgrenze – seit 2026 sind das 603 € monatlich. Da der Mindestlohn gestiegen ist, sinkt bei gleichbleibendem Monatslohn die zulässige Arbeitsstundenzahl, bevor der Mindestlohn unterschritten wird. Viele Arbeitgeber haben diese Wechselwirkung nicht automatisch in ihre Beschäftigungsverhältnisse eingepreist.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Verdient ein Minijobber monatlich 520 € und arbeitet tatsächlich 40 Stunden, ergibt sich ein effektiver Stundenlohn von 13,00 € – und damit eine Unterschreitung des ab 1. Januar 2026 geltenden Mindestlohns von 13,90 €. Wer die Stunden nicht aufzeichnet, kann diesen Verstoß im Prüfungsfall nicht entkräften.
Arbeitgeber sollten daher bei Minijobs regelmäßig prüfen: Passen Monatsentgelt, tatsächliche Stundenzahl und Mindestlohnsatz zusammen? Stimmt die vertragliche Stundenzahl mit der gelebten Praxis überein? Sind Aufzeichnungen vollständig und fristgerecht geführt? Dieser Dreiklang schützt vor den häufigsten Prüfungsrisiken.
Arbeitszeiterfassung und Mindestlohn: Wie hängt beides zusammen?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (Beschluss vom 13. September 2022, Az. 1 ABR 22/21) bereits auf der Grundlage von § 3 ArbSchG. Für die Mindestlohnkontrolle fügt das MiLoG eine eigenständige, branchen- und beschäftigungsformgebundene Aufzeichnungspflicht hinzu, die teils enger, teils weiter gefasst ist als die allgemeine Erfassungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz.
Für den Mittelstand bedeutet das in der Praxis: Ein Erfassungssystem, das die allgemeinen Arbeitszeitvorgaben abdeckt, deckt die MiLoG-Pflichten nicht zwingend vollständig ab – und umgekehrt. Wer nach § 17 MiLoG aufzeichnungspflichtig ist, muss sicherstellen, dass sein System die dort verlangten Parameter (Beginn, Ende, Dauer der täglichen Arbeitszeit) für die betroffenen Personengruppen innerhalb der gesetzlichen Frist produziert und für zwei Jahre vorhält.
In der Mandatspraxis sehen wir regelmäßig, dass Unternehmen, die auf digitale Zeiterfassungssysteme umgestellt haben, oft besser aufgestellt sind – aber auch dort finden sich Lücken: Systeme, die nur die Monatsgesamtstunden ausweisen, oder Exporte, die keine tagesweise Aufschlüsselung liefern. Beides reicht für die MiLoG-Dokumentation nicht aus.
Aus der Mandatspraxis: Die Kanzlei beriet ein inhabergeführtes Unternehmen aus dem Bereich Gebäudereinigung mit rund 45 Mitarbeitenden, davon ca. 20 geringfügig Beschäftigten. Das Unternehmen verwendete handschriftliche Stundenzettel, die monatlich gesammelt, aber nicht systematisch archiviert wurden. Bei einer unangekündigten Prüfung des Hauptzollamts konnte die Geschäftsführung Aufzeichnungen für lediglich vier der vergangenen vierundzwanzig Monate vorlegen. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit leitete ein Bußgeldverfahren ein und forderte rückwirkende Entgeltabrechnungen. Im Rahmen der anwaltlichen Begleitung konnten wesentliche Teile des Sachverhalts rekonstruiert und die Bußgeldhöhe durch substantiierte Stellungnahmen auf einen mittleren fünfstelligen Bereich begrenzt werden. Das Unternehmen stellte anschließend auf ein digitales Erfassungssystem mit automatischer Archivfunktion um. Kein Erfolgsversprechen – die Umstände des Einzelfalls sind stets entscheidend.
Branchenspezifische Mindestlöhne und das Arbeitnehmer-Entsendegesetz
Neben dem allgemeinen gesetzlichen Mindestlohn des MiLoG existieren branchen- oder tarifvertragsspezifische Mindestentgelte, die nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) oder dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) allgemeinverbindlich erklärt wurden und in bestimmten Branchen höhere Mindestlöhne vorschreiben. In diesen Bereichen gelten dann die branchenspezifischen Sätze, sofern sie über dem allgemeinen Mindestlohn liegen – und es gelten die branchenspezifischen Dokumentationspflichten des AEntG, die denen des MiLoG ähnlich, aber nicht identisch sind.
Betroffen sind unter anderem das Bauhauptgewerbe, das Elektrohandwerk, die Gebäudereinigung, die Pflegebranche, das Dachdeckerhandwerk sowie die Fleisch- und Geflügelwirtschaft. Wer als mittelständischer Arbeitgeber in diesen Branchen tätig ist oder Subunternehmer einbindet, muss prüfen, welcher Mindestentgelt-Rahmen gilt und welche ergänzenden Aufzeichnungspflichten ausgelöst werden. Die Kombination aus AEntG-Branchenmindestlohn und MiLoG-Dokumentation erfordert eine sorgfältige Analyse des jeweiligen Rahmens.
Auch aus Haftungsgesichtspunkten ist das relevant: Auftraggeber können unter bestimmten Voraussetzungen nach § 13 MiLoG i. V. m. § 14 AEntG als Bürge für Mindestlohnverstöße ihrer Subunternehmer haften. Wer als Generalunternehmer oder Auftraggeber im Werkvertragsbereich tätig ist, sollte diese gesamtschuldnerische Haftung in seiner Vertragsgestaltung und Lieferantenauswahl berücksichtigen.
Was müssen Geschäftsführer konkret umsetzen?
Die Frage, die Geschäftsführer mit MiLoG-Bezug stellen sollten, lautet nicht: „Zahlen wir den Mindestlohn?" – sondern: „Können wir nachweisen, dass wir ihn zahlen, und sind unsere Aufzeichnungen prüfungsfest?" Der Unterschied zwischen diesen Fragen ist entscheidend.
Aus der anwaltlichen Beratungspraxis lassen sich folgende Handlungsschritte benennen:
- Bestandsaufnahme der Beschäftigungsstrukturen: Welche Beschäftigungsgruppen sind nach § 17 MiLoG aufzeichnungspflichtig? Sind Minijobber, Aushilfen, Saisonkräfte, entsandte Arbeitnehmer und Leiharbeitende korrekt erfasst?
- Systemprüfung: Liefert das vorhandene Zeiterfassungssystem tagesweise Aufzeichnungen mit Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, und sind diese innerhalb von sieben Kalendertagen nach dem Arbeitstag erstellt?
- Archivierungscheck: Werden Aufzeichnungen für mindestens zwei Jahre gesichert, abrufbar und in lesbarer Form aufbewahrt? Handschriftliche Unterlagen müssen besonders sorgfältig verwahrt werden.
- Lohnanpassung: Sind die Stundenlöhne und Monatsentgelte für alle betroffenen Beschäftigten an den aktuellen Mindestlohn von 13,90 € (ab 2026) angepasst – und ist die Anpassung auf 14,60 € ab Januar 2027 bereits eingeplant?
- Auftraggeber-Haftung: Bestehen Vertragsbeziehungen mit Subunternehmern in MiLoG- oder AEntG-relevanten Branchen? Falls ja: Welche vertraglichen Zusicherungen und Kontrollrechte sind vereinbart?
- Interne Zuständigkeit: Ist klar geregelt, wer im Unternehmen für Aufzeichnung, Archivierung und Prüfungsbereitschaft zuständig ist – und wird das kontrolliert?
Nach unserer Erfahrung sind es nicht die großen Verstöße, die in Prüfungen zum Problem werden, sondern die organisatorischen Lücken: fehlende Unterschriften auf Stundenzetteln, unvollständige Monatsübersichten, Systemexporte ohne Tagesgliederung. Diese Lücken lassen sich schließen – wenn man rechtzeitig hinschaut.
Die vorstehende Darstellung betrifft die Regelfälle nach dem MiLoG. Ihr konkretes Unternehmen erfordert die Prüfung der tatsächlichen Beschäftigungsstrukturen, der eingesetzten Systeme und der einschlägigen Branchenvorgaben. Für eine erste Einschätzung Ihrer Dokumentationssituation schreiben Sie an info@brandtfalk.com.
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Häufige Fragen zu Mindestlohn und Dokumentationspflichten
Wie hoch ist der gesetzliche Mindestlohn aktuell?
Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 € pro Stunde. Ab dem 1. Januar 2027 steigt er auf 14,60 € pro Stunde. Arbeitgeber sind verpflichtet, die jeweils geltende Höhe auf alle unter das MiLoG fallenden Arbeitsverhältnisse anzuwenden – auch auf geringfügige Beschäftigungsverhältnisse. Die Anpassung der Vergütungsvereinbarungen und internen Abrechnungssysteme ist proaktiv vorzunehmen.
Für wen gilt die Aufzeichnungspflicht nach dem MiLoG?
Die Dokumentationspflicht des § 17 MiLoG gilt primär für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) sowie für Arbeitnehmer in den im Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) genannten Branchen – darunter Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft und Spedition. Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, jeweils spätestens bis zum siebten folgenden Kalendertag. Die Aufbewahrungspflicht beträgt mindestens zwei Jahre.
Welche Bußgelder drohen bei Verstößen?
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten des MiLoG können mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 € je Einzelfall geahndet werden. Bei Unterschreitung des Mindestlohns selbst liegt die Bußgeldobergrenze bei bis zu 500.000 €. Zudem drohen bei Bußgeldern über 2.500 € ein Eintrag in das Wettbewerbsregister und der Ausschluss von öffentlichen Vergabeverfahren. Die Prüfung erfolgt durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Hauptzollamts.
Haftet der Auftraggeber für Mindestlohnverstöße seines Subunternehmers?
Ja. Nach § 13 MiLoG in Verbindung mit § 14 AEntG haftet der Auftraggeber als Bürge, wenn sein Subunternehmer den Mindestlohn nicht zahlt. Diese gesamtschuldnerische Haftung gilt unabhängig davon, ob der Auftraggeber von dem Verstoß wusste. Im Mittelstand ist das besonders relevant für Unternehmen, die in MiLoG- oder AEntG-relevanten Branchen Subunternehmer einsetzen. Anwaltlich empfehlenswert ist die Vereinbarung vertraglicher Zusicherungen und Kontrollrechte gegenüber Subunternehmern.
Genügt ein digitales Zeiterfassungssystem den MiLoG-Anforderungen?
Nicht automatisch. Ein digitales System erfüllt die Anforderungen des § 17 MiLoG nur dann, wenn es tagesweise Aufzeichnungen mit Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit für alle aufzeichnungspflichtigen Beschäftigten produziert, die Aufzeichnung innerhalb von sieben Kalendertagen nach dem Arbeitstag erstellt und die Daten für mindestens zwei Jahre archiviert. Systeme, die lediglich Monatssalden oder aggregierte Gesamtstunden ausweisen, reichen nach dem Gesetzeswortlaut nicht aus.
Was passiert, wenn keine Aufzeichnungen vorgelegt werden können?
Fehlen die Aufzeichnungen im Prüfungsfall, entsteht faktisch eine ungünstige Beweislage für den Arbeitgeber: Der Nachweis, dass der Mindestlohn tatsächlich gezahlt wurde, wird ohne Aufzeichnungen kaum geführt werden können. Die Behörde kann dann von einer Unterschreitung ausgehen. Es drohen nicht nur Bußgelder, sondern auch rückwirkende Nachzahlungsforderungen. Im Bußgeldverfahren ist anwaltliche Unterstützung zur Begrenzung des Schadens in der Regel angezeigt.
Die vorstehenden Antworten geben den rechtlichen Rahmen nach dem MiLoG wieder. Ihr konkreter Handlungsbedarf hängt von Ihrer Branche, Ihren Beschäftigungsstrukturen und dem eingesetzten Erfassungssystem ab. Zur Klärung, wie die Mindestlohn- und Dokumentationspflichten auf Ihr Unternehmen wirken, wenden Sie sich an info@brandtfalk.com.
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Er ersetzt nicht die anwaltliche Prüfung Ihres konkreten Sachverhalts. Für eine auf Ihre Situation zugeschnittene Beratung wenden Sie sich an info@brandtfalk.com.
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