Ein Geschäftsführer eines mittelständischen Produktionsunternehmens erhält Post vom Betriebsrat: Die Arbeitnehmervertretung fordert die Einführung eines systematischen Zeiterfassungssystems. Gleichzeitig fragt die Personalabteilung, ob die bisher geführten Excel-Tabellen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen genügen. Beides läuft auf dieselbe Frage hinaus, die in den Chefetagen des deutschen Mittelstands seit dem wegweisenden Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 drängend geblieben ist.
Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit gilt in Deutschland bereits heute. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) klargestellt, dass Arbeitgeber nach § 3 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufgezeichnet werden kann – unabhängig davon, ob ein eigenständiges Arbeitszeiterfassungsgesetz in Kraft getreten ist. Für Geschäftsführer im Mittelstand bedeutet das: Handlungsbedarf besteht jetzt, nicht erst nach einer weiteren Gesetzesreform.
Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die geltende Rechtslage, erläutert die praktischen Anforderungen an ein rechtskonformes System, benennt typische Fehlerquellen und zeigt, welche Maßnahmen Ihr Unternehmen unverzüglich ergreifen sollte.
Welche Rechtsgrundlage gilt bereits heute?
Die Arbeitszeiterfassungspflicht besteht auf der Grundlage des § 3 ArbSchG in Verbindung mit der Auslegung durch das Bundesarbeitsgericht und dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Wer auf ein noch ausstehendes spezifisches Arbeitszeiterfassungsgesetz wartet, bevor er handelt, riskiert bereits nach geltendem Recht, in eine Pflichtverletzung zu geraten.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) selbst normiert daneben den Rahmen zulässiger Arbeitszeiten: Die werktägliche Arbeitszeit darf nach § 3 ArbZG grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten, kann jedoch auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, sofern innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Wer diese Grenzen nicht dokumentiert, kann ihre Einhaltung im Streitfall nicht nachweisen.
Dazu kommt: Ein Referentenentwurf für ein eigenständiges Gesetz zur elektronischen Arbeitszeiterfassung liegt vor (Stand: Juni 2026), ist jedoch noch nicht in Kraft getreten. Er sieht nach aktuellem Planungsstand gestaffelte Übergangsfristen und – mit Ausnahme von Kleinstbetrieben unter zehn Beschäftigten – eine Pflicht zur elektronischen Erfassung vor. Als geltende Rechtsnorm darf er nicht behandelt werden; dennoch zeigt er die Richtung, in die der Gesetzgeber steuert. In der Mandatspraxis sehen wir regelmäßig, dass Unternehmen, die sich frühzeitig auf diese Anforderungen vorbereiten, geringere Umstellungskosten verzeichnen.
Schritt 1: Bestandsaufnahme – Was wird bei Ihnen heute erfasst?
Vor jeder Systemeinführung steht die ehrliche Bestandsaufnahme. Viele Unternehmen führen zwar irgendeine Form der Zeitaufzeichnung – sei es für die Lohnabrechnung, für Projektabrechnungen oder auf Verlangen einzelner Betriebsteile –, doch diese ist häufig weder vollständig noch rechtlich belastbar.
Prüfen Sie zunächst drei Kernfragen: Erstens, werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – einschließlich Überstunden – für alle Beschäftigten lückenlos aufgezeichnet? Zweitens, werden Pausen entsprechend § 4 ArbZG dokumentiert? Gesetzlich vorgeschrieben sind Pausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis neun Stunden und von mindestens 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Drittens, ist das System so ausgestaltet, dass die Daten im Fall einer Betriebsprüfung, einer Klage oder einer Kontrolle durch die Arbeitsschutzbehörde unverzüglich vorgelegt werden können?
Wird eine dieser Fragen verneint, besteht unmittelbarer Nachbesserungsbedarf. Nach unserer Erfahrung deckt diese erste Bestandsaufnahme in inhabergeführten Betrieben regelmäßig Lücken auf, die den Geschäftsführern bis dahin nicht bewusst waren – insbesondere bei Außendienstmitarbeitern und im Homeoffice-Bereich.
Schritt 2: Systemauswahl – Welche Form der Erfassung ist zulässig?
Das BAG-Urteil vom September 2022 verlangt ein „System", gibt aber dessen konkrete Ausgestaltung nicht vor. Grundsätzlich kommen verschiedene Formen in Betracht: papiergestützte Eigenaufzeichnung, tabellenbasierte digitale Lösungen, biometrische Zugangssysteme oder integrierte HR-Software-Lösungen.
Entscheidend ist nicht das Medium, sondern die Eignung des Systems, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit vollständig und nachvollziehbar abzubilden. Drei Anforderungen sind dabei unverzichtbar:
- Objektivität: Die Aufzeichnung muss verlässlich und nicht ohne Weiteres nachträglich veränderbar sein.
- Zugänglichkeit: Die Daten müssen für Arbeitgeber und – auf Verlangen – für Kontrollbehörden zugänglich sein.
- Vollständigkeit: Alle Beschäftigten des Betriebs müssen erfasst werden; Ausnahmen für leitende Angestellte sind eng auszulegen.
Beim geplanten Arbeitszeiterfassungsgesetz zeichnet sich ab, dass eine elektronische Erfassung zur Regel werden soll. Betriebe unter zehn Beschäftigten sollen nach dem Referentenentwurf ausgenommen bleiben; für alle anderen sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen. Als verbindliche Pflicht gilt das noch nicht. Wer heute auf eine digitale Lösung umstellt, handelt jedoch vorausschauend und vermeidet doppelte Umstellungskosten.
Ein weiterer Aspekt, den Geschäftsführer häufig unterschätzen: Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats. Die Einführung, Änderung und Abschaffung von Systemen zur technischen Überwachung des Verhaltens oder der Leistung unterliegt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der erzwingbaren Mitbestimmung. Eine Betriebsvereinbarung ist daher in mitbestimmten Betrieben zwingend, in anderen Betrieben jedenfalls empfehlenswert.
Schritt 3: Datenschutzkonforme Ausgestaltung – Was muss die Betriebsvereinbarung regeln?
Jedes Arbeitszeiterfassungssystem verarbeitet personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Die Verarbeitung ist nur auf der Basis einer Rechtsgrundlage zulässig – typischerweise Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) in Verbindung mit den einschlägigen nationalen Arbeitsschutzvorschriften. Darüber hinaus gelten die allgemeinen Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung.
Eine gut ausgestaltete Betriebsvereinbarung sollte mindestens folgende Punkte regeln: Zweck und Umfang der Datenerhebung, Zugriffsrechte für Vorgesetzte und Personalabteilung, Speicherdauer der aufgezeichneten Daten, Verfahren zur Fehlerkorrektur und Rechte der Beschäftigten auf Auskunft und Einsicht. Nach Art. 15 DSGVO haben Beschäftigte grundsätzlich das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten, das der Arbeitgeber in der Regel innerhalb eines Monats erfüllen muss.
Sorgfalt ist bei der Speicherdauer geboten. Arbeitsrechtliche Aufbewahrungsfristen und steuerrechtliche Pflichten können unterschiedliche Fristen begründen. Im Zweifelsfall ist dies einzelfallbezogen zu prüfen.
Wann entstehen persönliche Haftungsrisiken für den Geschäftsführer?
Für Geschäftsführer im Mittelstand ist die Frage der persönlichen Haftung zentral. Das ArbZG enthält in §§ 22 f. einen eigenständigen Bußgeld- und Straftatbestand. Wer als Arbeitgeber – und dazu zählt im rechtlichen Sinne auch der Geschäftsführer, der die betriebliche Organisation zu verantworten hat – gegen die Vorschriften über Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten oder Aufzeichnungspflichten verstößt, riskiert Bußgelder.
Konkrete Bußgeldhöhen aus dem ArbZG sind in den einschlägigen Normen verankert; da der Referentenentwurf für das neue Arbeitszeiterfassungsgesetz noch kein geltendes Recht darstellt, sollten die im Entwurf genannten Beträge nicht als feststehend behandelt werden. Was gilt: Verstöße gegen das ArbZG können bereits heute zu Bußgeldern führen, deren Höhe im Einzelfall anwaltlich geprüft werden sollte.
Darüber hinaus entstehen indirekte Haftungsrisiken. Kann ein Arbeitgeber im Überstundenprozess die geleisteten Stunden nicht widerlegen, weil keine Aufzeichnung existiert, trägt er das Nachweisrisiko. Die Rechtsprechung hat die Darlegungs- und Beweislast in Überstundenprozessen in jüngerer Zeit zunehmend zugunsten der Arbeitnehmer verschoben. Wer keine Aufzeichnung hat, hat auch kein Argument.
In der Mandatspraxis beraten wir regelmäßig Geschäftsführer, die erst im Rahmen eines arbeitsgerichtlichen Verfahrens realisieren, dass fehlende Zeiterfassung die gesamte Verteidigungsstrategie untergräbt. Das lässt sich verhindern.
Aus der Mandatspraxis: In einem aktuellen Mandat beriet die Kanzlei ein mittelständisches Logistikunternehmen mit rund 80 Beschäftigten. Ausgangslage: Das Unternehmen führte Arbeitszeitaufzeichnungen ausschließlich für die gewerblichen Fahrer (aufgrund der gesetzlichen Pflicht im Straßentransportbereich), nicht aber für Büro- und Lagerpersonal. Nach einer Kündigung klagte ein ehemaliger Lagerist auf Vergütung angeblicher Überstunden. Vorgehen: In enger Abstimmung mit dem Geschäftsführer wurden die vorhandenen Unterlagen gesichtet, Zeugen vorbereitet und ein prozessual tragfähiges Konzept entwickelt. Gleichzeitig wurde die Einführung eines einheitlichen Zeiterfassungssystems für alle Mitarbeitenden vorbereitet, um vergleichbare Risiken künftig auszuschließen. Ergebnis: Der Fall konnte im Gütetermin mit einer wirtschaftlich vertretbaren Einigung beendet werden; das neue System ging unmittelbar danach in Betrieb.
Schritt 4: Besonderheiten im Homeoffice und bei mobiler Arbeit
Mobile Arbeit und Homeoffice stellen die Arbeitszeiterfassung vor besondere praktische Herausforderungen. Das ArbZG gilt jedoch ohne Einschränkung auch für diese Arbeitsformen: Beginn, Ende und Pausen sind zu erfassen, die Höchstgrenzen gelten unverändert.
Technisch ist die Erfassung im Homeoffice über App-Lösungen, web-basierte Zeiterfassungstools oder die Selbstaufzeichnung durch die Beschäftigten mit anschließender Plausibilitätsprüfung durch den Arbeitgeber möglich. Welches Modell gewählt wird, sollte in der Betriebsvereinbarung oder – bei kleineren Betrieben ohne Betriebsrat – in einer individuellen Vereinbarung oder Ergänzung zum Arbeitsvertrag festgehalten werden.
Ein Risikopunkt, der in der Praxis häufig übersehen wird: die sogenannte Rufbereitschaft. Besteht eine Erwartung, außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit erreichbar zu sein und auf Anfragen zu reagieren, kann das – je nach Ausgestaltung – zur Arbeitszeit werden. Die Aufzeichnungspflicht erstreckt sich dann auch auf diese Zeiten. Wie genau dies abzugrenzen ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.
Schritt 5: Umsetzung – Der Fahrplan für Ihr Unternehmen
Aus der rechtlichen Analyse ergibt sich ein klarer Handlungsfahrplan. Dieser gliedert sich in fünf aufeinander aufbauende Schritte:
- Bestandsaufnahme abschließen: Welche Beschäftigtengruppen werden heute wie erfasst? Wo bestehen Lücken?
- System auswählen: Auf der Basis der betrieblichen Anforderungen, der Unternehmensgröße und der technischen Infrastruktur ein geeignetes System bestimmen.
- Betriebsrat einbinden (soweit vorhanden): Verhandlung und Abschluss einer Betriebsvereinbarung; ohne Einigung droht ein Einigungsstellenverfahren.
- Datenschutz dokumentieren: Verarbeitungstätigkeit im Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO aufnehmen, ggf. Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO prüfen.
- Mitarbeiter informieren und schulen: Praktische Handhabung erläutern, Verantwortlichkeiten für Genehmigung und Korrektur von Einträgen benennen.
Welche Dringlichkeit besteht? Die Erfassungspflicht gilt bereits. Wer den Fahrplan jetzt angeht, handelt im Rahmen des rechtlich Gebotenen. Wer wartet, erhöht das Risiko – ohne erkennbaren Vorteil.
Entscheidungsmatrix: Welche Lösung passt zu welcher Konstellation?
Die Wahl des richtigen Systems ist von der Betriebsgröße und der betrieblichen Struktur abhängig. Ein einfaches Raster hilft bei der Orientierung:
Konstellation A – Betrieb unter zehn Beschäftigten ohne Betriebsrat: Papierbasierte oder einfache digitale Eigenaufzeichnung durch die Beschäftigten, tägliche Kontrolle durch den Arbeitgeber, Aufbewahrung nach Maßgabe des einschlägigen Rechts. Formale Betriebsvereinbarung nicht erforderlich, aber schriftliche Arbeitsanweisung empfehlenswert.
Konstellation B – Betrieb mit zehn bis 50 Beschäftigten, kein Betriebsrat: Digitales System mit automatischer Aufzeichnung von Beginn und Ende, manuelle Pausenerfassung oder automatische Abzugsregel, Ausgabe auswertbarer Reports. Datenschutzkonforme Ausgestaltung und Information der Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO sind Pflicht.
Konstellation C – Betrieb über 50 Beschäftigte mit Betriebsrat: Vollintegriertes HR-System, erzwingbare Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, Betriebsvereinbarung vor Einführung. Besonderes Augenmerk auf die Abgrenzung von Leistungs- und Verhaltenskontrolle, da diese die Grenzen des Mitbestimmungsrechts beeinflusst.
Konstellation D – Beschäftigte ausschließlich im Außendienst oder Homeoffice: App-basierte oder web-basierte Lösung mit GPS- oder Login-Zeitstempel; vertragliche Regelung der Selbsterfassungspflicht durch den Beschäftigten und Genehmigungsvorbehalt durch den Arbeitgeber. Prüfen Sie, ob die gewählte Lösung auch offline-fähig ist.
Die vorstehende Darstellung betrifft die typischen Konstellationen. Ihr konkreter Betrieb hat möglicherweise Besonderheiten – etwa tarifvertragliche Öffnungsklauseln, Arbeitnehmerüberlassung oder Mehrschichtbetrieb –, die eine individuelle rechtliche Einordnung erfordern. Für eine erste Durchsicht Ihrer Unterlagen erreichen Sie uns unter info@brandtfalk.com.
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Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung und den gesetzlichen Pflichten
Bin ich als Geschäftsführer bereits heute verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits aus § 3 ArbSchG in Verbindung mit der Auslegung des Gerichts folgt. Ein eigenständiges Arbeitszeiterfassungsgesetz ist zwar geplant, aber noch nicht in Kraft. Die Erfassungspflicht besteht unabhängig davon bereits nach geltendem Recht.
Reicht eine einfache Excel-Tabelle als Zeiterfassungssystem aus?
Eine tabellenbasierte Aufzeichnung kann grundsätzlich ausreichen, sofern sie vollständig, nachvollziehbar und praktisch unveränderlich geführt wird. Problematisch wird es, wenn Einträge ohne Protokoll nachträglich geändert werden können oder die Vollständigkeit nicht sichergestellt ist. Für Betriebe ab einer gewissen Größe und mit Betriebsrat empfiehlt sich eine softwaregestützte Lösung, die Manipulationsschutz bietet und auditierbar ist. Im Einzelfall ist die rechtliche Eignung der gewählten Lösung zu prüfen.
Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems?
In Betrieben mit Betriebsrat unterliegt die Einführung eines Systems zur technischen Erfassung von Arbeitszeiten der erzwingbaren Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Der Arbeitgeber darf das System ohne Betriebsvereinbarung oder Einigung mit dem Betriebsrat nicht einführen. Bei Uneinigkeit kann die Einigungsstelle angerufen werden. Frühzeitige Einbindung des Betriebsrats ist daher sowohl rechtlich geboten als auch praktisch vorteilhaft.
Gilt die Arbeitszeiterfassungspflicht auch für leitende Angestellte?
Das ArbZG nimmt leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG teilweise vom Geltungsbereich aus. Die Rechtsprechung legt diesen Begriff jedoch eng aus; nicht jede Person mit Führungstitel fällt darunter. Für Geschäftsführer von GmbHs gilt das ArbZG in der Regel nicht direkt, da diese als Organ der Gesellschaft handeln. Für alle anderen Beschäftigten – auch solche mit leitenden Funktionen unterhalb der Organebene – ist die Erfassungspflicht im Einzelfall zu prüfen.
Was droht, wenn ich keine oder eine unzureichende Arbeitszeiterfassung einführe?
Arbeitgeber, die gegen die Pflichten des ArbZG verstoßen, riskieren Bußgelder nach §§ 22 f. ArbZG. Darüber hinaus entstehen erhebliche prozessuale Risiken: In Überstundenprozessen fehlt ohne Aufzeichnung die Grundlage für die Verteidigung. Die Arbeitsschutzbehörden können die Einführung eines Systems anordnen. Die genaue Höhe etwaiger Sanktionen ist im Einzelfall anwaltlich zu klären.
Wie verhält sich die Arbeitszeiterfassung zum Datenschutz?
Jede Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten. Als Rechtsgrundlage kommt in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den arbeitsschutzrechtlichen Pflichten in Betracht. Beschäftigte haben ein Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO, das der Arbeitgeber grundsätzlich innerhalb eines Monats erfüllen muss. Die Verarbeitung muss im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO dokumentiert sein.
Die vorstehende Darstellung betrifft die Regelfälle der Arbeitszeiterfassung. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung Ihrer Unterlagen, bestehender Betriebsvereinbarungen und der einschlägigen tarifvertraglichen Regelungen. Für eine erste Durchsicht Ihrer Unterlagen erreichen Sie uns unter info@brandtfalk.com.
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