Ein inhabergeführtes Produktionsunternehmen mit 45 Beschäftigten erhält Mitte des Quartals eine Prüfungsankündigung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls. Die Geschäftsführerin fragt sich: Sind die Arbeitszeitaufzeichnungen vollständig? Sind alle Aushilfskräfte korrekt erfasst? Reicht die Lohnabrechnung als Nachweis? Diese Fragen stellen sich in der Mandatspraxis regelmäßig – und die Antworten entscheiden über Bußgelder, Nachzahlungen und im Ernstfall über die persönliche Haftung der Geschäftsleitung.
Das Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber nicht nur zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns – seit dem 1. Januar 2026 beträgt er 13,90 € brutto je Stunde –, sondern auch zur lückenlosen Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für bestimmte Arbeitnehmergruppen. Verstöße gegen diese Dokumentationspflichten ahndet die Finanzkontrolle Schwarzarbeit mit Bußgeldern und können Nachzahlungsansprüche auslösen, die Jahre zurückreichen. Für Geschäftsführer im Mittelstand ist die Kenntnis der geltenden Pflichten und ihrer praktischen Umsetzung daher keine Formalität, sondern ein unmittelbares Haftungsthema.
Dieser FAQ-Beitrag beantwortet die häufigsten Fragen aus der anwaltlichen Beratungspraxis – von der Lohnhöhe über die Aufzeichnungspflicht bis zur Zollprüfung.
Was gilt aktuell als gesetzlicher Mindestlohn und wann wird er erneut angehoben?
Der gesetzliche Mindestlohn wird durch Rechtsverordnung auf der Grundlage einer Empfehlung der Mindestlohnkommission festgesetzt. Seit dem 1. Januar 2026 gilt ein Bruttostundenlohn von 13,90 €; ab dem 1. Januar 2027 steigt dieser Betrag auf 14,60 €. Maßgebliche Rechtsgrundlage ist das Mindestlohngesetz (MiLoG). Der Anspruch richtet sich gegen den Arbeitgeber und ist für jede geleistete Arbeitsstunde zu erfüllen – unabhängig davon, ob ein Stundenlohn, ein Monatsgehalt oder ein Stücklohn vereinbart wurde.
Für die betriebliche Planung folgt daraus: Sobald die Mindestlohnkommission eine neue Empfehlung vorlegt, sollten Entlohnungssysteme, Pauschalvergütungen und Auftragnehmerverhältnisse unverzüglich auf Konformität überprüft werden. In der Mandatspraxis sehen wir regelmäßig, dass Pauschalgehälter bei gestiegen Arbeitsstunden unter den Mindestlohnsatz absinken – ohne dass die Geschäftsführung dies bemerkt hat.
Wichtig: Tarifliche Regelungen können den gesetzlichen Mindestlohn unterschreiten, wenn dies durch eine Allgemeinverbindlicherklärung nach § 5 TVG oder eine Rechtsverordnung nach dem AEntG ausdrücklich gestattet ist. Andernfalls setzt das MiLoG eine zwingende Untergrenze, die einzelvertraglich nicht abbedungen werden kann.
Für welche Arbeitnehmergruppen besteht eine besondere Dokumentationspflicht?
Das MiLoG ordnet in § 17 eine verschärfte Aufzeichnungspflicht für bestimmte Beschäftigtengruppen an. Erfasst sind nach der geltenden Rechtslage insbesondere geringfügig Beschäftigte (Minijobber), Beschäftigte in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannten Branchen – darunter das Baugewerbe, das Gaststättengewerbe, das Speditionsgewerbe und das Gebäudereinigerhandwerk – sowie weitere Gruppen, für die branchenspezifische Verordnungen gelten.
Für diese Arbeitnehmer müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden – spätestens bis zum Ablauf des auf die Arbeitsleistung folgenden sieben Tage. Die Aufzeichnungen sind zwei Jahre aufzubewahren. Der Zoll kann diese Unterlagen im Rahmen einer Prüfung jederzeit anfordern; fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen begründen den Anfangsverdacht eines Mindestlohnverstoßes.
Arbeitgeber, die ausschließlich vollzeitbeschäftigte Stammkräfte außerhalb der Sektoren nach § 2a SchwarzArbG einsetzen, unterliegen zwar nicht der verschärften MiLoG-Dokumentationspflicht – wohl aber der allgemeinen Arbeitszeiterfassungspflicht, die das Bundesarbeitsgericht in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) aus § 3 ArbSchG abgeleitet hat. Beide Pflichten laufen nebeneinander und sind systematisch zu trennen.
Wie muss die Aufzeichnung konkret aussehen – reicht eine einfache Excel-Tabelle?
Das MiLoG schreibt keine bestimmte Form der Aufzeichnung vor. Zulässig sind Papieraufzeichnungen, elektronische Tabellen, digitale Zeiterfassungssysteme oder entsprechende Systemprotokolle, sofern sie die Mindestangaben enthalten: Datum sowie Uhrzeit von Beginn und Ende der Arbeitszeit und die sich daraus ergebende Gesamtdauer. Eine einfache Excel-Tabelle genügt daher – sofern sie vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher geführt wird.
In der Praxis zeigt sich jedoch, dass handgepflegte Tabellen bei Zollprüfungen häufig Lücken aufweisen: Überstunden werden nicht nachgetragen, Urlaubstage erscheinen als Arbeitstage, oder die Dokumentation endet wenige Wochen nach Betriebsprüfungsbeginn. Wir empfehlen daher systemgestützte Lösungen, die Eingaben automatisch zeitstempeln und Änderungen protokollieren. Nur so lässt sich im Streitfall belegen, dass die Aufzeichnung zum vorgeschriebenen Zeitpunkt und nicht nachträglich erstellt wurde.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt zwei Jahre. Während einer laufenden Prüfung oder eines Ordnungswidrigkeitsverfahrens ist die Vernichtung oder Veränderung von Aufzeichnungen zu unterlassen; andernfalls drohen zusätzliche Straftatbestände nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz.
Welche Bußgelder drohen bei Verstößen gegen das MiLoG?
Das MiLoG sieht in § 21 einen Bußgeldrahmen vor, der je nach Verstoßart gestaffelt ist. Die Nichtzahlung des Mindestlohns kann mit einem Bußgeld von bis zu 500.000 € geahndet werden; Verstöße gegen die Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten mit bis zu 30.000 €. Beide Bußgeldtatbestände können nebeneinander verhängt werden.
Darüber hinaus zieht eine bestandskräftige Verurteilung nach § 21 MiLoG einen Ausschluss von öffentlichen Aufträgen nach dem Vergaberecht nach sich. Für mittelständische Unternehmen, die in der öffentlichen Auftragsvergabe tätig sind, ist dies ein Risiko, das die reine Bußgeldsumme weit übersteigt.
Zu beachten ist ferner, dass der Zoll im Rahmen von Prüfungen nach dem SchwarzArbG nicht nur die unmittelbaren Arbeitgeber prüft, sondern auch etwaige Generalunternehmer und Auftraggeber, die Subunternehmer einsetzen. Die Haftungsnorm des § 13 MiLoG ordnet an, dass ein Auftraggeber wie ein Bürge für Mindestlohnzahlungen seines Subunternehmers haftet – ohne dass es auf ein Verschulden ankommt. Für den Mittelstand bedeutet das: Lieferketten und Werkvertragsverhältnisse sind in die Compliance-Überprüfung einzubeziehen.
Was prüft der Zoll bei einer Kontrolle – und wie sollte ein Unternehmen reagieren?
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) ist die zuständige Behörde für die Überwachung des MiLoG. Sie kann unangemeldet Betriebe betreten, Arbeitnehmer befragen, Unterlagen anfordern und Daten abgleichen. Bei angekündigten Prüfungen verlangt der Zoll regelmäßig die Vorlage von Lohnabrechnungen, Arbeitsverträgen, Stundenaufzeichnungen und Buchungsbelegen für den geprüften Zeitraum.
Nach unserer Erfahrung in der Mandatsbetreuung ist der häufigste Fehler, dass Unternehmen unvorbereitet in eine Prüfung geraten und Unterlagen unkoordiniert vorlegen. Wer dem Prüfer freiwillig mehr zeigt als gefordert, schafft neue Ansatzpunkte. Die richtige Reaktion auf eine Prüfungsankündigung ist daher: sofortige interne Sichtung der angeforderten Unterlagen, anwaltliche Begleitung ab dem ersten Prüferkontakt und eine koordinierte Kommunikation mit der Behörde.
Werden im Rahmen der Prüfung Verstöße festgestellt, eröffnet sich ein Ordnungswidrigkeitsverfahren. In diesem Verfahren sind Einspruch und Begründung möglich; eine frühzeitige rechtliche Bewertung erhöht die Chancen, Bußgelder zu reduzieren oder abzuwenden. Zugleich sollte geprüft werden, ob Nachzahlungsansprüche der Arbeitnehmer verjährt oder durch Abrechnungsregelungen abgegolten sind.
Gilt der Mindestlohn auch für Praktikanten, Aushilfen und Werkstudenten?
Grundsätzlich gilt das MiLoG für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die in Deutschland tätig sind – unabhängig von Staatsangehörigkeit, Vertragslaufzeit oder Bezeichnung des Beschäftigungsverhältnisses. Das Gesetz enthält jedoch in § 22 MiLoG explizite Ausnahmen.
Pflichtpraktikanten, also Personen, die ein Praktikum aufgrund einer schulischen, hochschulischen oder berufsausbildenden Verpflichtung ableisten, sind vom Mindestlohn ausgenommen. Freiwillige Praktika bis zu einer Dauer von drei Monaten zur Orientierung für eine Berufsausbildung oder für ein Studium sind ebenfalls ausgenommen, sofern kein vorheriges Praktikumsverhältnis mit demselben Arbeitgeber bestanden hat. Überschreitet ein freiwilliges Praktikum die Dreimonatsschwelle, greift der Mindestlohn ab dem ersten Tag.
Werkstudenten, die mehr als geringfügig tätig sind, unterliegen dem MiLoG ohne Einschränkung. Aushilfen – gleich ob als kurzfristig Beschäftigte oder als Minijobber geführt – sind ebenfalls erfasst. Gerade bei der Kombination aus Minijob und Mindestlohn ist sorgfältig zu prüfen, ob die vereinbarte monatliche Vergütung bei der tatsächlich geleisteten Stundenzahl den Mindestlohnanspruch einhält. Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 € monatlich; wer diese Grenze einhält, aber dennoch zu viele Stunden arbeitet, unterschreitet den Mindestlohn.
Wie wirkt sich die Haftungsnorm des § 13 MiLoG auf Auftraggeber und Generalunternehmer aus?
§ 13 MiLoG statuiert eine verschuldensunabhängige Bürgenhaftung des Auftraggebers für Mindestlohnzahlungen seines Subunternehmers – und das gilt auch in mehrstufigen Lieferketten. Ein mittelständischer Generalunternehmer im Baugewerbe, der Nachunternehmer beschäftigt, die ihrerseits Mindestlöhne nicht zahlen, haftet gegenüber den betroffenen Arbeitnehmern unmittelbar.
Diese Haftung ist ein oft unterschätztes Risiko. In der Praxis empfehlen wir Unternehmen, die Subunternehmer oder Werkvertragsnehmer einsetzen, eine strukturierte Compliance-Klausel in den Vertrag aufzunehmen: Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Einhaltung des MiLoG, zur Vorlage von Nachweisen auf Anforderung und zur Freistellung des Auftraggebers von Ansprüchen Dritter. Diese vertragliche Absicherung entbindet zwar nicht von der gesetzlichen Bürgenhaftung, schafft aber einen Regress- und Kontrollmechanismus.
Wer Werkvertragsbeziehungen regelmäßig nutzt – etwa in der Logistik, im Facility-Management oder im Baubereich –, sollte die Vertragswerke anwaltlich überprüfen lassen und ein strukturiertes Monitoring der eingesetzten Nachunternehmer einrichten.
Was ist bei grenzüberschreitenden Sachverhalten und entsandten Arbeitnehmern zu beachten?
Das MiLoG gilt auch für Arbeitnehmer, die von ausländischen Arbeitgebern nach Deutschland entsandt werden, für die Dauer der Entsendung. Rechtsgrundlage ist das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) in Verbindung mit dem MiLoG. Der ausländische Arbeitgeber ist verpflichtet, Beginn, Ende, Ort und Dauer der Beschäftigung sowie Name und Anschrift des eingesetzten Arbeitnehmers vor Aufnahme der Tätigkeit bei der zuständigen Stelle der Bundeszollverwaltung anzumelden.
Für mittelständische Unternehmen, die ihrerseits ausländische Subunternehmer beauftragen, gilt die Bürgenhaftung nach § 13 MiLoG uneingeschränkt. Die Herkunft des Subunternehmers ändert an der Haftungssituation des deutschen Auftraggebers nichts. Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten arbeiten wir mit qualifizierten Berufsträgern in der jeweiligen Jurisdiktion zusammen, um die ausländische Vertragsgestaltung und die Meldepflichten rechtssicher zu koordinieren.
Welche praktischen Schritte sollte ein Geschäftsführer jetzt einleiten?
Die gesetzliche Ausgangslage ist klar: Mindestlohn zahlen und Arbeitszeiten dokumentieren – diese beiden Pflichten stehen nicht zur Disposition. Die entscheidende Frage für den Mittelstand ist, ob die betrieblichen Prozesse so aufgestellt sind, dass eine Zollprüfung jederzeit standhalten kann.
Aus der Beratungspraxis empfehlen wir einen strukturierten Vier-Stufen-Ansatz:
- Bestandsaufnahme: Identifizieren Sie alle Beschäftigtengruppen, die unter die verschärfte MiLoG-Dokumentationspflicht fallen – Minijobber, Branchenangehörige nach § 2a SchwarzArbG, Praktikanten mit Grenzfall-Status.
- Systemprüfung: Prüfen Sie, ob das vorhandene Zeiterfassungssystem die Mindestangaben (Datum, Beginn, Ende, Dauer) revisionssicher erfasst und eine Aufbewahrung für zwei Jahre gewährleistet.
- Lohnabgleich: Gleichen Sie die tatsächliche Stundenzahl je Arbeitnehmer mit der vereinbarten Vergütung ab – insbesondere bei Pauschalvergütungen, Akkord- und Provisionslöhnen.
- Lieferketten-Compliance: Überprüfen Sie Subunternehmerverträge auf MiLoG-Klauseln und richten Sie ein Monitoring für die Einhaltung durch Dritte ein.
Werden bei diesem Selbst-Audit Lücken entdeckt, ist schnelles Handeln geboten: Rückwirkende Korrekturen können den Bußgeldrahmen verringern; das freiwillige Aufzeigen von Compliance-Bemühungen gegenüber der Prüfbehörde wird in der Verwaltungspraxis regelmäßig berücksichtigt.
Aus der Mandatspraxis: In einem aktuellen Mandat beriet die Kanzlei ein inhabergeführtes Logistikunternehmen mit rund 60 Beschäftigten, das überwiegend Minijobber und kurzfristig Beschäftigte einsetzt. Ausgangslage: Der Zoll kündigte eine Prüfung der letzten zwei Jahre an; die vorhandenen Stundenaufzeichnungen waren lückenhaft und wurden teils rückwirkend ergänzt. Vorgehen: Vollständige Sichtung der verfügbaren Unterlagen, Aufbereitung eines konsistenten Aufzeichnungsstandes für den prüfbaren Zeitraum, Begleitung der Kommunikation mit der Prüfbehörde und Überarbeitung der vertraglichen Grundlagen für Subunternehmer. Ergebnis: Das Bußgeldverfahren konnte im Einspruchsverfahren auf einen deutlich niedrigeren Betrag reduziert werden; die internen Prozesse wurden dauerhaft auf revisionssichere Systeme umgestellt.
FAQ: Mindestlohn und Dokumentationspflichten im Mittelstand
Wie hoch ist der gesetzliche Mindestlohn im Jahr 2026?
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 € brutto je geleistete Arbeitsstunde. Ab dem 1. Januar 2027 steigt er auf 14,60 €. Der Anspruch ergibt sich aus dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und gilt für alle Arbeitnehmer in Deutschland, unabhängig von Nationalität oder Vertragsart. Ausnahmen bestehen für bestimmte Praktikantengruppen und Personen unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung.
Müssen alle Arbeitgeber Arbeitszeiten nach dem MiLoG dokumentieren?
Nein. Die verschärfte Dokumentationspflicht des § 17 MiLoG betrifft in erster Linie geringfügig Beschäftigte (Minijobber) und Beschäftigte in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG. Für sonstige vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer gilt zwar keine MiLoG-spezifische Pflicht, wohl aber die allgemeine Arbeitszeiterfassungspflicht nach § 3 ArbSchG gemäß der BAG-Entscheidung vom 13. September 2022.
Welche Fristen gelten für die Aufzeichnung und Aufbewahrung?
Die Aufzeichnungspflicht muss spätestens bis zum Ablauf der auf die Arbeitsleistung folgenden sieben Tage erfüllt sein. Die fertiggestellten Aufzeichnungen sind zwei Jahre aufzubewahren. Während einer laufenden Prüfung durch den Zoll dürfen Unterlagen weder verändert noch vernichtet werden.
Gilt der Mindestlohn auch für Praktikanten?
Pflichtpraktikanten und freiwillige Praktikanten, deren Praktikum nicht länger als drei Monate dauert und der Berufs- oder Studienorientierung dient, sind vom Mindestlohn ausgenommen. Überschreitet ein freiwilliges Praktikum drei Monate, gilt der Mindestlohn ab dem ersten Tag. Werkstudenten und Aushilfen unterliegen dem MiLoG ohne Einschränkung.
Was ist die Bürgenhaftung nach § 13 MiLoG?
§ 13 MiLoG statuiert eine verschuldensunabhängige Haftung des Auftraggebers für Mindestlohnzahlungen seiner Subunternehmer – auch in mehrstufigen Lieferketten. Ein mittelständischer Auftraggeber kann daher von Arbeitnehmern seines Nachunternehmers direkt in Anspruch genommen werden. Vertragliche Freistellungsklauseln und ein Subunternehmer-Monitoring reduzieren das praktische Risiko, beseitigen es rechtlich aber nicht vollständig.
Wie hoch sind die Bußgelder bei MiLoG-Verstößen?
Verstöße gegen die Lohnzahlungspflicht können mit bis zu 500.000 € geahndet werden; Verstöße gegen Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten mit bis zu 30.000 €. Beide Tatbestände können nebeneinander verhängt werden. Hinzu kommt ein möglicher Ausschluss von öffentlichen Vergabeverfahren bei bestandskräftiger Verurteilung.
Was sollte ein Unternehmen tun, wenn der Zoll eine Prüfung ankündigt?
Sofort die intern vorhandenen Unterlagen für den angekündigten Prüfzeitraum sichten, keine Unterlagen verändern und anwaltliche Begleitung ab dem ersten Prüferkontakt sicherstellen. Eine koordinierte Kommunikation mit der Prüfbehörde verhindert, dass freiwillig preisgegebene Informationen neue Prüfungsansätze schaffen. Im Ordnungswidrigkeitsverfahren sind Einspruch und rechtliche Begründung stets prüfenswert.
Müssen entsandte Arbeitnehmer aus dem Ausland ebenfalls nach MiLoG entlohnt werden?
Ja. Das MiLoG gilt für alle Arbeitnehmer, die in Deutschland tätig sind, also auch für Entsandte ausländischer Arbeitgeber für die Dauer der Entsendung. Der ausländische Arbeitgeber unterliegt zudem Meldepflichten gegenüber der Bundeszollverwaltung. Für deutsche Auftraggeber bleibt die Bürgenhaftung nach § 13 MiLoG unberührt, auch wenn der Subunternehmer im Ausland ansässig ist.
Reicht eine monatliche Gehaltsabrechnung als Nachweis für die Einhaltung des Mindestlohns?
Nein. Die Gehaltsabrechnung belegt lediglich den gezahlten Betrag, nicht aber die tatsächlich geleisteten Stunden. Nur aus der Kombination von Arbeitszeitaufzeichnung und Abrechnung lässt sich belegen, dass der Stundenlohn den Mindestlohn nicht unterschreitet. Für den Zoll ist die lückenlose Stundenaufzeichnung daher unverzichtbar.
Welche Sonderregelungen gelten im Bereich der Minijobs?
Minijobber unterliegen der verschärften Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG und dem Mindestlohnanspruch. Die monatliche Entgeltgrenze für Minijobs beträgt 2026 maximal 603 €. Wer diese Grenze einhält, aber in der Praxis mehr Stunden arbeitet als rechnerisch bei Mindestlohn möglich, verletzt das MiLoG. Die tatsächlich geleisteten Stunden sind daher stets gegen die Mindestlohnvorgabe gegenzurechnen.
Können Arbeitnehmer Mindestlohnansprüche auch rückwirkend geltend machen?
Ja, im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsfristen. Die regelmäßige Verjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Einzelvertragliche Ausschlussfristen, die Ansprüche nach dem MiLoG verkürzen, sind nach § 3 MiLoG unwirksam. Eine sorgfältige Dokumentation schützt Arbeitgeber auch dann, wenn Ansprüche erst Jahre später geltend gemacht werden.
Wie unterscheidet sich die MiLoG-Dokumentationspflicht von der allgemeinen Arbeitszeiterfassungspflicht?
Die MiLoG-Dokumentationspflicht (§ 17 MiLoG) richtet sich an bestimmte Arbeitnehmergruppen und Branchen; sie dient primär der Kontrolle der Mindestlohnzahlung durch den Zoll. Die allgemeine Arbeitszeiterfassungspflicht nach § 3 ArbSchG – konkretisiert durch das BAG am 13. September 2022 – gilt für alle Arbeitnehmer und dient dem Gesundheitsschutz. Beide Pflichten können durch ein einziges systemgestütztes Zeiterfassungssystem erfüllt werden, sofern die inhaltlichen Anforderungen beider Normen abgebildet sind.
Verwandte Leistungen
Die vorstehende Darstellung betrifft die Regelfälle nach dem MiLoG und der zugehörigen Dokumentationsanforderungen. Ihr konkreter Fall erfordert die Prüfung Ihrer Vertragswerke, der tatsächlichen Stundenaufzeichnungen und etwaiger branchenspezifischer Besonderheiten.
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